Digitaalinen toimittaminen laajenemassa Turkuun ja Vaasaan – suunnittelu käynnistyy syksyllä 2025
Uusia käytäntöjä sovelletaan Hämeenlinnassa jo elokuusta alkaen.
Kansallisarkiston tavoitteena on laajentaa digitaalisen toimittamisen palvelu Turun ja Vaasan toimipaikkoihin. Suunnittelu käynnistyy syksyllä 2025.
Palvelun avulla asiakas saa tilaamansa aineiston digitoituna Astia-verkkopalveluun sen sijaan, että se toimitettaisiin toimipaikan tutkijasaliin fyysisesti.
Digitoituna aineisto on muidenkin asiakkaiden käytettävissä aika- ja paikkariippumattomasti.
Hämeenlinnasta alkanut malli kasvaa ja kehittyy
Aineistot toimitettaisiin digitaalisesti Turussa ja Vaasassa samaan tapaan kuin Hämeenlinnassa, jossa palvelu vakiintuu 1. elokuuta alkaen.
Asiakkaalle toimitetaan veloituksetta yksi arkistoyksikkö kerrallaan.
Kolme keskeistä käytäntöä
Hämeenlinnan pilotin kokemusten pohjalta olemme määritelleet kolme uutta keskeistä käytäntöä, joita tarkennamme jatkosuunnittelussa.
- Digitaalinen toimittaminen on ensisijainen aineiston toimitustapa niissä toimipaikoissa, joissa palvelu on käytössä. a) Tavoitteena on digitoida ja toimittaa aineisto 14 vuorokauden kuluessa. Erityisiä toimenpiteitä vaativissa digitoinneissa tavoiteltu toimitusaika on 30 vuorokautta.
- Järjestämme 1–2 kertaa kuukaudessa tutkijasalipäivän niille asiakkaille, joiden aineiston käyttö edellyttää tutkijasaliasiointia tai joiden tilaaman aineiston digitaalinen toimitus viivästyisi kohtuuttomasti. Muuten tutkijasalit ovat asiakkailta kiinni.
- Tarjoamme erillisen itsepalveluun perustuvan asiointimahdollisuuden niille asiakkaille, jotka käyttävät pitkäjänteisesti laajoja analogisia aineistoja niin tieteellisen kuin muunkin tutkimuksen tekemiseen.
“Tavoitteenamme on sujuvoittaa asiointia aika- ja paikkariippumattomasti sekä samalla huomioida erilaiset asiakastarpeet”, sanoo Vili Herdell, Käytön palvelut ja innovaatiot -osaamisalueen johtaja.
"Kehitämme toimintamallia sidosryhmiä kuunnellen ja yhteistyössä asiantuntijoiden kanssa. Kiitos kaikille, jotka olette olleet mukana tätä muutosta pohjustamassa."
Arvioitu aikataulu tilausten käynnistymiselle ja vaikutuksille tutkijasalien aukioloihin Turussa ja Vaasassa olisi loppuvuoden 2025 ja alkuvuoden 2026 välillä.
Uusia käytäntöjä sovelletaan Hämeenlinnassa jo elokuusta 2025 alkaen. Ensimmäinen tutkijasalipäivä Hämeenlinnassa olisi elokuun loppupuolella.
Tiedotamme palvelumallin yksityiskohdista tarkemmin, kun suunnittelu on edennyt täsmällisiin ohjeistuksiin käyttäjille.
Mikä digitaalinen toimittaminen?
Kansallisarkisto on kokeillut ja pilotoinut vuosina 2024 ja 2025 digitaalisen toimittamisen mallia ensin Jyväskylässä ja sitten Hämeenlinnassa.
Palvelun avulla asiakas on saanut tilaamansa aineiston digitoituna Astia-verkkopalveluun sen sijaan, että se olisi toimitettu toimipaikan tutkijasaliin fyysisesti.
Digitaalisen toimittamisen palvelu mahdollistaa aineistojen tarvelähtöisen digitoinnin sekä aika- ja paikkariippumattoman pääsyn asiakkaiden tarvitsemiin arkistoaineistoihin. Julkisten aineistojen osalta myös arkistolöytöjen jakaminen muille helpottuu.
Palvelu vähentää fyysisten asiakaskäyntien tarvetta ja parantaa aineistojen saatavuutta valtakunnallisesti. Digitaalisen toimittamisen myötä digitoinnin resurssit voidaan kohdentaa tehokkaammin käytetyimpään aineistoon.
Digitointi myös suojaa hauraita alkuperäisaineistoja, kun fyysisen aineiston käsittelytarve vähenee.
Lisätietoja
Vili Herdell
Käytön palvelut ja innovaatiot -osaamisalueen johtaja
[email protected]
Tomi Ahoranta
Ylitarkastaja
[email protected]
Maria Kallio-Hirvonen
Yksikönpäällikkö, käytön palvelut
[email protected]