Hämeenlinnan digitaalisen toimittamisen pilotti jatkuu kesäkuuhun
Toimitamme kaikki tutkijasali- ja kaukolainatilaukset digitaalisesti Hämeenlinnassa.
Hämeenlinnan toimipaikassa on ollut lokakuusta 2024 lähtien käynnissä digitaalisen toimittamisen pilotti.
Sen aikana olemme toimittaneet kaikki tutkijasaliin tilatut aineistot sekä Hämeenlinnasta tilatut kaukolainat asiakkaillemme digitaalisesti.
Hämeenlinnan tutkijasali ja asiakaspalvelu ovat olleet suljettuna asiakkailta kokeilun aikana.
Asiakkaamme ovat ottaneet digitaalisen toimittamisen innokkaasti vastaan. Digitoituja arkistoyksikköjä on jo kertynyt liki 24 hyllymetriä. Se tarkoittaa noin 230 000 digitoitua kuvaa Astia-verkkopalveluun kaikkien kiinnostuneiden käyttöön.
Kerrallaan voi tilata maksuttomasti yhden arkistoyksikön. Uuden tilauksen voi tehdä aiemman tilauksen valmistuttua.
Toimitusajat venyneet luvatusta, tilatut aineistot yllättäneet
Toimitusaika aineistoille on tällä hetkellä keskimäärin 31 päivää. Se on jopa kaksinkertainen verrattuna ennen pilottia lupaamaamme 4–16 päivään.
Pidentyneeseen toimitusaikaan ovat vaikuttaneet esimerkiksi joulunajan tauko toimituksiin sekä runsaat erikoismuotoisten aineistojen tilaukset. Toisaalta alkuperäinen aika-arvio oli liian optimistinen.
Asiakkaidemme digitointiin tilaamat aineistot ovat yllättäneet projektin edetessä. Joukossa on ollut muodoltaan erikoisempia aineistoja, esimerkiksi runsaasti maataloustiedusteluja.
Maataloustiedustelu on isokokoinen vihko, joka sisältää tietoa muun muassa tilojen omistussuhteista, varustetasosta ja kotieläimistä.
Tämäntyyppiset aineistot vaativat tavallisiin asiakirjoihin verrattuna enemmän aikaa, sillä ne on taiteltava huolellisesti auki ja kuvattava karttaskannerilla sivu kerrallaan.
Prosessin kehittäminen vaatii lisää tietoa ja aikaa
Digitaalinen toimittaminen on Kansallisarkistolle tärkeä kehityskohde, sillä se mahdollistaa aineistojen tarvelähtöisen digitoinnin sekä aika- ja paikkariippumattoman pääsyn asiakkaiden tarvitsemiin arkistoaineistoihin.
Samalla kyseessä on kokonaan uusi toimintamalli, joka merkinnyt Kansallisarkistolle tekemällä oppimista.
Haluamme kehittää prosessia mahdollisimman sujuvaksi sekä asiakkaan että henkilöstön näkökulmasta, mutta tarvitsemme sitä varten vielä lisää tietoa ja aikaa. Sen vuoksi pilottia on nyt päätetty jatkaa 30.6.2025 asti.
Digitaalisen toimittamisen mahdollistamiseksi Hämeenlinnan toimipaikan tutkijasali ja asiakaspalvelu pysyvät suljettuna myös pilotin loppuajan.
Neuvontapalvelut ovat saatavilla tutkijasalien yhteisen neuvontapuhelimen sekä Kansallisarkiston chat-palvelun kautta.
Tutkija-asiakkailla oma väylä suurempien aineistomäärien tilauksiin
Oletko tutkija tai osa tutkimushanketta, joka tarvitsee käyttöönsä laajempia aineistokokonaisuuksia? Ole yhteydessä sähköpostitse osoitteeseen [email protected]
Lue lisää digitaalisesta toimittamisesta ja ohjeet tilaamiseen.
Lisätietoja
Vili Herdell
Johtaja, käytön palvelut ja innovaatiot
[email protected]
Maria Kallio-Hirvonen
Yksikönpäällikkö, käytön palvelut
[email protected]