Riksarkivets bereder en föreskrift om undervisningsväsendets handlingar och informationsmaterial som ska arkiveras - Föreskriften grundar sig på informationshanteringsnämndens rekommendation

Riksarkivet utfärdar en föreskrift om permanent arkivering av utbildningsväsendets handlingar baserat på den offentliga förvaltningens informationshanteringsnämnd rekommendation om lagringstider som publicerades i maj 2025.

Riksarkivets bereder en föreskrift om undervisningsväsendets handlingar och informationsmaterial som ska arkiveras - Föreskriften grundar sig på informationshanteringsnämndens rekommendation
Riksarkivet utfärdar på eget initiativ en föreskrift om varaktig förvaring, dvs. arkivering, av de handlingar och informationsmaterial som bildas inom undervisningsväsendet. Föreskriften baserar sig på den rekommendation om förvaringstider för informationsmaterial och åtgärder efter förvaringstidens slut som informationshanteringsnämnden för den offentliga förvaltningen publicerade den 20 maj 2025. I rekommendationens bilagor anges riktgivande förvaringstider för undervisningsväsendets handlingar och informationsmaterial.

Rekommendationens adress: http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-367-847-7

I den etablerade verksamhetsmodellen för värdebestämning och gallring bestämmer Riksarkivet vilka handlingar som ska förvaras varaktigt på basis av aktörernas gallringsförslag. En stor grupp experter inom informationshantering och arkivering har deltagit i informationshanteringsnämndens rekommendationsarbete, så rekommendationen kan användas som underlag för Riksarkivets beslut. 

Riksarkivet har förfarit på samma sätt år 2022 och 2024. Riksarkivet fattade ett beslut den 21 december 2022 på basis av Informationshanteringsnämndens rekommendation av den 5 juli 2022 om varaktig förvaring av handlingar och informationsmaterial som bildas inom den offentliga förvaltningens personalförvaltning och upphandlingsverksamhet (RA/19119/07.01.01.01.03.01/2022) och på basis av nämndens rekommendation av den 25 oktober 2023 ett beslut den 20 december 2024 om varaktig förvaring av handlingar och informationsmaterial som bildas inom den offentliga förvaltningens ekonomiförvaltning, förvaltningsärenden och informationshantering (RA/2657/28.02.01/2024).

I detta beslut bestämmer Riksarkivet undantagsvis om arkivering av handlingar och informationsmaterial som bildas inom kärnuppgifter på basis av rekommendationen om förvaringstider.

Syftet är att effektivera och förenhetliga värdebestämningen av informationsmaterial 

Gallringsbeslutet utfärdas som en föreskrift som gäller alla arkivbildare som nämns i 1 § 1 mom. 1-6 punkten i arkivlagen (831/1994). Riksarkivets befogenhet att utfärda föreskrifter grundar sig på 8 § 3 mom. i arkivlagen. I arkivlagen avses med handlingar som ska förvaras varaktigt handlingar och informationsmaterial, som enligt lag eller med stöd av lag ska arkiveras efter att förvaringstiden löpt ut. Målet är att beslutet ska meddelas på våren i 2026.

Utgångspunkten för beredningen av gallringsbeslutet är att beslutet som kommer att meddelas på ett så heltäckande sätt som möjligt ska föreskriva om arkivering av informationsmaterial som bildas inom skötseln av uppdragen och verksamhetsprocesserna inom undervisningsväsendet. Huvudsyftet är att minska onödig administrativ byråkrati. Aktörerna kan tillämpa Riksarkivets gallringsbeslut direkt och de behöver inte lämna in separata gallringsförslag till Riksarkivet. Det andra målet är att uppdatera värdebestämningen och arkiveringen av handlingar och informationsmaterial inom undervisningsväsendet så att de uppfyller metoderna och kriterierna i den gällande bevarande- och gallringspolicyn, som anpassats till en digital omvärld och för digital arkivering. I tidigare föreskrifter och beslut som meddelats har Riksarkivet tillämpat de principer för värdebestämning och gallring av analogt material som gällt vid olika tidpunkter. I samband med processen för värdebestämning har inte alltid tydligt angetts motiveringarna till resultaten av värdebestämningen.

Riksarkivet lämnar in ett utkast till gallringsbeslut som baserar sig på bilaga 6 till rekommendationen om förvaringstider för yttrande i Utlåtande-tjänsten under senare delen av 2025. Yttrandeförfarandet främjar öppenhet och aktörernas påverkansmöjligheter. Vid yttrandeförfarandet kan aktörer inom den offentliga förvaltningen lämna in tillägg och korrigeringar till utkastet till gallringsbeslut. Efter yttrandeförfarandet kommer Riksarkivet inte att fråga om kompletterande information om uppdrag, handlingar och informationsmaterial av aktörerna.  

Gallringsbeslutet gäller de verksamhetsprocesser och uppgifter som anges i bilaga 6 till rekommendationen om förvaringstider samt de handlingar och informationsmaterial som bildas som ett resultat av hanteringen av dem. I gallringsbeslutet fastställs principerna för beslutets retroaktiva tillämpning i förhållande till tidigare utfärdade allmänna och organisationsspecifika gallringsbeslut.

Riksarkivet och informationshanteringsnämnden fastställer tillsammans den offentliga förvaltningens gemensamma verksamhetsprocesser och uppgiftshelheter, inom vilka det skapas handlingar och informationsmaterial som Riksarkivet utifrån rekommendationerna om förvaringstider ska meddela föreskrifter om arkivering för. Riksarkivet beslutar i sista hand om användningen av befogenheten att meddela föreskrifter. 

Riksarkivet informerar i fortsättningen om gallringsbeslut som fattats på basis av rekommendationerna om förvaringstider under Styrning av arkivering på sin webbplats. Förfrågningar om mer information kan skickas per e-post till Riksarkivets rådgivnings- och styrningstjänst under adressen [email protected]