Koronapandemia-ajan tietojen arkistoinnin laajentaminen julkisessa hallinnossa päätökseen
Koronapandemian aikana Kansallisarkistossa tehdyn arkistoimisen laajentamisen kyselyn tulosraportti ja analyysi nyt luettavissa.
Koronapandemian alkaessa vuonna 2020 Kansallisarkistossa todettiin, että oli kyse poikkeuksellisesta tapahtumasta, jonka aikana kertyneet tietoaineistot ja asiakirjatiedot tulisi ottaa laajasti talteen. Syntyi koko julkishallinnolle suunnattu kysely, jonka myötä 29 toimijaa päätyi tekemään seulontaesityksen. Laajentamistehtävä nosti esiin vaihtoehtoja nopeammista toimintatavoista, jotka ovat huomionarvoisia myös uutta arkistolakia valmistellessa.
Verkkokyselyllä kerättiin tietoa, loppuraportti analysoi tietojen laajentamisen arviointitehtävää
Tehtävän alussa pandemia-ajan tietojen arkistoinnin laajentamisen tarvetta selvitettiin koko julkishallinnolle suunnatulla verkkokyselyllä. Kyselyn vastaamista varten Kansallisarkisto antoi julkishallinnon toimijoille ohjeen “Koronapandemia-ajan tietojen arkistointi julkisessa hallinnossa” (31.3.2021; KA/2429/07.01.01.00/2021). Verkkokyselyn tuloksista laadittiin raportti, jonka saat auki tästä.
Vastausten perusteella voitiin todeta, että huomattavalle arkistoinnin laajentamiselle ei ollut tarvetta eikä julkishallinnon toimijoiden enemmistölle tullut uusia pandemiasta johtuvia tehtäviä. Toinen kyselyn tulos oli, että voimassa olevien seulontapäätösten nojalla säilytetään pysyvästi merkittävä osa pandemia-aikana kertyneistä asiakirjoista.
Koronapandemia-ajan tietojen laajentamisen arviointitehtävä päättyy Kansallisarkistossa laadittuun loppuraporttiin (KA/9722/28.02.00/2024; 4.9.2024). Loppuraportissa analysoidaan seulontaesitysten ja -päätösten arvonmääritysratkaisuja ja arvioidaan tehtävän toteuttamista ja miten sen tuloksia voidaan käyttää arvonmäärityksen ja seulonnan kehittämisessä. Loppuraporttiin pääset tästä.
Seulontaesityksien tietoaineistot täydentävät tietoa pandemia-ajasta
Kyselyyn vastanneista toimijoista 58 päätyi arkistoinnin laajentamiseen seulontapäätösmenettelyn kautta. Näistä 58 toimijasta lopulta 29 toimijaa teki vuosina 2022–2024 seulontaesityksen. Valtion viranomaisille yhteistä on se, että niillä on keskeinen tai erityinen tehtävä pandemian yleisjohdossa, torjunnassa, hallinnassa tai seurannassa. Esiin nousevat sosiaali- ja terveysministeriön hallinnon alan viranomaiset. Seulontaesityksen tehneet kunnat olivat väestömäärältään suurimpia kuntia.
Verkkokyselyn vastausten perusteella asetettu tavoite annettujen seulontapäätösten määrästä ei toteutunut, mutta seulontaesityksen tehneiden toimijoiden arkistoitaviksi esittämät tietoaineistot ja asiakirjat täydentävät ja monipuolistavat tietoja pandemiasta ja pandemia-ajasta.
Pohdintoja arkistolain valmisteluun
Jos otetaan huomioon laajentamistehtävään kulunut aika, annettujen seulontapäätösten vähäinen määrä ja niiden valmisteluun julkishallinnon toimijoissa ja Kansallisarkistossa käytetty työaika, on todettava, että tehtävä kesti pitkään ja että seulontapäätösmenettelyn lopputulos jäi laihaksi.
Nopein menettelytapa olisi ollut, että Kansallisarkisto olisi vuonna 2020 ohjeen tai suosituksen, että julkishallinnon toimijat olisivat oma-aloitteisesti laajentaneet pandemia-ajan tietoaineistojen ja asiakirjojen arkistointia. Arkistolakia tulkittiin Kansallisarkistossa niin, että tällainen menettely olisi ollut vastoin arkistolakia (831/1994). Kansallisarkiston arkistolakiin pohjautuvassa arvonmäärityksen ja seulonnan toimintamallissa seulontapäätökset perustuvat organisaatioiden seulontaesityksiin, joissa organisaatiot kuvaavat tehtäviään ja niissä kertyviä asiakirjoja ja joissa ne arvioivat, mitkä asiakirjat ovat pysyvästi tai määräajan säilytettäviä.
Arkistolain uudistaminen on käynnistynyt. Olisi hyvä, jos lain valmistelussa pohdittaisiin, voisiko Kansallisarkisto osittain luovuttaa toimivaltaansa viranomaisille poikkeusoloissa ja antaa oma-aloitteisesti koko julkishallintoa koskevia päätöksiä.