Lausuntopyyntö digitoitujen pysyvästi säilytettävien asiakirjojen muodosta sekä analogisen muodon kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnista

Lausuntoja seulontapäätöksen luonnoksesta voi antaa 7.9. saakka Lausuntopalvelu.fi:ssä.

Kansallisarkisto on päättänyt antaa oma-aloitteisesti seulontapäätöksen (KA/15927/28.02.01/2023), jossa määrätään digitoitujen pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilytysmuodosta sekä analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnista.  Päätös koskee arkistolain 1 §:n 1 momentin kohtien 1–6 arkistonmuodostajia (julkishallinnon toimijat) 

Päätöksen tavoitteena on säilyttää arkistoitavat asiakirjat yksinomaan sähköisessä muodossa, mikäli asiakirjan analogisella muodolla ei ole kulttuurihistoriallista arvoa. Samalla vähennetään digitointiin liittyviä hallinnollisia menettelyjä ja saavutetaan yhtenäinen tavoitetila valmistelussa olevan arkistointilain tavoitteiden kanssa.   

Tähän saakka Kansallisarkisto on erikseen arvioinut analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallista arvoa ja digitoitujen asiakirjojen säilyvyyttä yksinomaan sähköisessä muodossa sekä sitä, voidaanko niitä ottaa sähköisessä muodossa vastaan. Arkistoitavien asiakirjojen muotoa koskeva määräys (KA/15906/07.01.01.00/20211 on jo aiemmin keventänyt päätösmenettelyä 1.1.2022 alkaen muodostuvien asiakirjojen osalta.  

Jatkossa kaikki Kansallisarkiston antamien digitoinnin laatuvaatimusten mukaisesti digitoidut asiakirjat arkistoidaan pääsääntöisesti yksinomaan digitaalisessa muodossa ja viranomaiset arvioivat analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallista arvoa itse. Kansallisarkisto antaa analogisten pysyvästi säilytettävien ilmentymien kulttuurihistoriallista arvoa koskevia seulontapäätöksiä ainoastaan poikkeustapauksissa.    

Ratkaisuun on päädytty, jotta voidaan mahdollistaa myös ennen 1.1.2022 muodostuneiden pysyvästi säilytettävien asiakirjojen arkistointi mahdollisimman kattavasti yksinomaan sähköisessä muodossa. Kansallisarkisto katsoo, että arkistonmuodostajilla on nykyisellään riittävästi osaamista ja kykyä seulontapolitiikan erillisliitettä omatoimisesti soveltaen arvioida sekä päättää analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallisesta arvosta.  

Kansallisarkisto asetti seulontapäätöksen luonnoksen lausuttavaksi Lausuntopalvelussa 18.8.2023. Lausuntomenettelyllä edistetään läpinäkyvyyttä ja julkishallinnon toimijoiden vaikutusmahdollisuuksia. Lausuntomenettelyssä julkishallinnon toimijat voivat esittää täydennyksiä ja korjauksia seulontapäätösluonnokseen.  

Lisätietoja: [email protected]