Siirtäjän muistilista
Tässä vaiheessa siirtoprosessia on jäljellä enää siirtopakettien toimittaminen Kansallisarkistoon.
- Tutustu aineiston kannalta keskeiseen, voimassa olevaan Kansallisarkiston ohjeistukseen.
- Siirrä muodostamasi siirtopaketti Kansallisarkistoon.
- Vastaanota kuittaus onnistuneesta siirrosta!
Miten tietoaineistoja siirretään Kansallisarkistoon?
Tietoaineistot siirretään Kansallisarkistoon selainpohjaisena online-siirtona.
Selainpohjaisen siirtokäyttöliittymän käyttö
Siirtokäyttöliittymän käyttöä varten tarvitset VIRTU- tai Suomi.fi-tunnukset. Sähköisen arkistoinnin palvelu hyväksyy erikseen rekisteröityneet käyttäjät.
Ennen siirtokäyttöliittymään rekisteröitymistä tulee suorittaa siirtoprosessin muut vaiheet, jotka kuvataan Sähköisen arkistoinnin palvelun sivuilla (kts. ylempää kohta Tutustu siirron prosessin vaiheisiin). Siirtokäyttöliittymästä ei ole käytössä asiakkaille suunnattua testiympäristöä.
Selainpohjaiseen siirtokäyttöliittymään pääset tästä:
VIRTU-tunnistautumista käyttävät
Suomi.fi-tunnistautumista käyttävät
Tiivistetysti siirtokäyttöliittymän käyttö:
Ennen siirtoa: Paketoi siirrettävä tietoaineisto aineistotyyppikohtaisten ohjeiden mukaisesti ja tuota vaadittu ylätason kuvailu. Siirrossa tarvittavat tunnukset saat Kansallisarkistolta.
1. Lue rekisteröitymisohjeet ja rekisteröidy käyttöliittymän käyttäjäksi.
- Ohjeet Virtu-käyttäjille
- Ohjeet Suomi.fi -käyttäjille
2. Aloita uusi siirto ja valitse käytettävä siirtorakenne.
3. Hae metatietotunnuksen avulla oikea kuvailtava kokonaisuus.
Digitoidut kuva-aineistot, rakenteiset tietoaineistot ja muut digitaaliset tietoaineistot:
4. Määrittele vaaditut siirtopakettia koskevat kuvailutiedot siirtokäyttöliittymässä ja lähetä kuvailutiedot hyväksyttäväksi.
5. Sähköisen arkistoinnin palvelu hyväksyy kuvailutiedot.
6. Vastaanota siirtoerän tunnus.
7. Lataa siirtopaketti tai -paketit käyttöliittymään.
SÄHKE2-aineisto:
4. Lataa siirtopaketti käyttöliittymään.
5. Tee metatietojen esiparsinta.
6. Tarkista sekä tarvittaessa täydennä kuvailutietoja, ja lähetä ne hyväksyttäväksi.
7. Sähköisen arkistoinnin palvelu hyväksyy kuvailutiedot.
Käyttöliittymässä voit seurata siirtopaketin vastaanoton prosessointia. Näet heti, mikäli siirtopakettia ei hyväksytä. Hylätystä siirrosta toimitetaan raportti, jossa kerrotaan tarkemmat tiedot siirron tapahtumista.
Aineisto tulkitaan vastaanotetuksi Kansallisarkistoon vasta hyväksytyn vastaanottoprosessin jälkeen. Hylättyä tietoaineistoa ei siirretä pysyvään säilytykseen eikä arkistoida, vaan se tulee aina korjata ennen siirtoa säilytykseen. Sähköisen arkistoinnin palvelu auttaa mahdollisten virheiden tulkinnassa.
Ohjevideot Kansallisarkiston YouTube-kanavalla
Tutustu siirtokäyttöliittymän toiminnallisuuksiin
Tietorakenteen valinta
Metatietojen tuottaminen taulukkonäkymässä ja lomakenäkymässä
Metatietojen tuominen CSV-tiedostosta
Metatietojen muokkaaminen massamuokkaustyökalulla
Kuvailun jatkaminen
Metatietojen tarkistaminen ja lähettäminen hyväksyttäväksi
SÄHKE2-paketin lähettäminen siirtokäyttöliittymässä
Arkistoinnin ohjaus
Löydät Arkistoinnin ohjaus -sivustolta tietoa arkistoinnin suunnittelusta ja toteuttamisesta, muun muassa arkistointia koskevia määräyksiä ja ohjeita sekä tietoa tulevista koulutuksista.
Sivustolla on myös ohjeet
- arkistoitavan viranomaisaineiston siirtämisestä Kansallisarkistoon ja
- yksityisarkiston luovuttamisesta Kansallisarkistoon
Kansallisarkisto on arkistotoimen asiantuntijaviranomainen
Ohjaamme, neuvomme ja koulutamme digitaalisen ja analogisen aineiston hallinnan, arkistoinnin ja arvonmäärityksen kysymyksissä.
Mikäli et löydä sivuilta vastausta kysymykseesi tai sinulla on johonkin aihealueeseen liittyviä lisäkysymyksiä, ole meihin suoraan yhteydessä.
Onko arkistointi sinulle uusi asia tai haluatko muuten vain kerrata perusteita? Aloita tästä: Arkistoinnin toimenpidepolku, Mitä arkistointi tarkoittaa.
Uusimmat tiedotteet
-
3.2.2025 17:10
Tietosuoja, tiedonhallinta ja arkistointi -seminaarin tallenne julkaistu
Seminaarin aiheina olivat mm. lainsäädäntöuudistukset sekä tiedon elinkaarihallinta.
-
20.1.2025 13:08
Sähköisen arkistoinnin palvelu on nyt avoinna koko julkishallinnolle
Kaikki julkishallinnon toimijat voivat nyt siirtää arkistoitavaksi määrätyn digitaalisen tietoaineiston Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palveluun (Sapa).
-
10.1.2025 12:45
Päätös julkishallinnon taloushallinnon, hallintoasioiden ja tiedonhallinnan asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvästä säilytyksestä
Päätöksessä määritellään taloushallinnon, hallintoasioiden ja tiedonhallinnan pysyvästi säilytettävät sekä määräajan säilytettävät asiakirjat ja tietoaineistot.
-
20.12.2024 11:07
Ohje arkistoitavien asiakirjojen digitoinnista päivitetty
Uusi ohje korvaa ja kumoaa Kansallisarkiston aiemmat vaatimukset hävittämiseen tähtäävään digitointiin ja erikoisaineistojen digitointiin