Siirtäjän muistilista
Tässä vaiheessa siirtoprosessia on jäljellä enää siirtopakettien toimittaminen Kansallisarkistoon.
- Sovi siirtotavasta (online/offline) Kansallisarkiston kanssa.
- Tutustu aineiston kannalta keskeiseen, voimassa olevaan Kansallisarkiston ohjeistukseen.
- Siirrä muodostamasi siirtopaketti Kansallisarkistoon valitulla tavalla.
- Vastaanota kuittaus onnistuneesta siirrosta!
Miten tietoaineistoja siirretään Kansallisarkistoon?
Selainpohjainen online-siirto on ensisijainen tapa siirtää ohjeiden mukaan muodostettuja tietoaineistoja Kansallisarkistoon. Erikseen sovittavissa poikkeustapauksissa aineisto voidaan toimittaa Kansallisarkistoon tallennusmedialla (offline).
Selainpohjaisen siirtokäyttöliittymän käyttö
Selainpohjaiseen siirtokäyttöliittymään pääset tästä. Siirtokäyttöliittymän käyttöä varten tarvitset VIRTU- tai Suomi.fi-tunnukset. Sähköisen arkistoinnin palvelu hyväksyy erikseen rekisteröityneet käyttäjät.
Ennen siirtokäyttöliittymään rekisteröitymistä tulee suorittaa siirtoprosessin muut vaiheet, jotka kuvataan Sähköisen arkistoinnin palvelun sivuilla. Siirtokäyttöliittymästä ei ole käytössä asiakkaille suunnattua testiympäristöä.
Tiivistetysti siirtokäyttöliittymän käyttö:
Ennen siirtoa: Paketoi siirrettävä tietoaineisto aineistotyyppikohtaisten ohjeiden mukaisesti ja tuota vaadittu ylätason kuvailu. Siirrossa tarvittavat tunnukset saat Kansallisarkistolta.
- Rekisteröidy käyttöliittymän käyttäjäksi.
- Lue rekisteröitymisohjeet (pdf).
- Hae metatietotunnuksen avulla oikea kuvailtava kokonaisuus.
- Määrittele vaaditut siirtopakettia koskevat kuvailutiedot siirtokäyttöliittymässä ja lähetä kuvailutiedot hyväksyttäviksi.
- Sähköisen arkistoinnin palvelu hyväksyy kuvailutiedot.
- Vastaanota siirtoerän tunnus.
- Lataa siirtopaketti tai -paketit käyttöliittymään.
Käyttöliittymässä voit seurata siirtopaketin vastaanoton prosessointia. Näet heti, mikäli siirtopakettia ei hyväksytä. Hylätystä siirrosta toimitetaan raportti, jossa kerrotaan tarkemmat tiedot siirron tapahtumista.
Aineisto tulkitaan vastaanotetuksi Kansallisarkistoon vasta hyväksytyn vastaanottoprosessin jälkeen. Hylättyä tietoaineistoa ei siirretä pysyvään säilytykseen eikä arkistoida, vaan se tulee aina korjata ennen siirtoa säilytykseen. Sähköisen arkistoinnin palvelu auttaa mahdollisten virheiden tulkinnassa.
Ohjevideot Kansallisarkiston YouTube-kanavalla
Tutustu siirtokäyttöliittymän toiminnallisuuksiin
Tietorakenteen valinta
Metatietojen tuottaminen taulukkonäkymässä ja lomakenäkymässä
Metatietojen tuominen CSV-tiedostosta
Metatietojen muokkaaminen massamuokkaustyökalulla
Kuvailun jatkaminen
Metatietojen tarkistaminen ja lähettäminen hyväksyttäväksi
SÄHKE2-paketin lähettäminen siirtokäyttöliittymässä
Arkistoinnin ohjaus
Löydät Arkistoinnin ohjaus -sivustolta tietoa arkistoinnin suunnittelusta ja toteuttamisesta, muun muassa arkistointia koskevia määräyksiä ja ohjeita sekä tietoa tulevista koulutuksista.
Sivustolla on myös ohjeet
- arkistoitavan viranomaisaineiston siirtämisestä Kansallisarkistoon ja
- yksityisarkiston luovuttamisesta Kansallisarkistoon
Kansallisarkisto on arkistotoimen asiantuntijaviranomainen
Ohjaamme, neuvomme ja koulutamme digitaalisen ja analogisen aineiston hallinnan, arkistoinnin ja arvonmäärityksen kysymyksissä.
Mikäli et löydä sivuilta vastausta kysymykseesi tai sinulla on johonkin aihealueeseen liittyviä lisäkysymyksiä, ole meihin suoraan yhteydessä.
Uusimmat tiedotteet
-
17.5.2024 14:40
Uusi tietopankki arkistointia tukeville oppaille ja ohjeille julkaistu
Arkistoinnin osaaja -tietopankki täydentyy vaiheittain.
-
29.4.2024 16:02
Sähköisen arkistoinnin palvelu -kyselyn tulokset
Helmikuussa järjestetyn sähköisen arkistoinnin palvelun viestintää koskevan kyselyn tulokset ja jatkotoimenpiteet
-
18.3.2024 15:22
Kansallisarkiston määräys taloushallinnon, hallintoasioiden ja tiedonhallinnan arkistoitavista tietoaineistoista tulossa syksyllä 2024
Pohjana tiedonhallintalautakunnan säilytysaikasuositus.
-
21.2.2024 14:02
Kansallisarkiston tuore metatietosuositus uudistaa arkistokuvailua
Suositus nostaa esiin arkistoitavien tietoaineistojen koko pitkän elinkaaren ja keskittyy niiden arkistokäyttöön liittyviin kuvailutarpeisiin.