Onko Kansallisarkisto tietoaineistojenne arkistoratkaisu?
Tietoaineistojen siirto ja säilytysvaiheessa olevan aineiston säilyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.
Kansallisarkisto tarjoaa koko julkishallinnolle sähköisen arkistoinnin ja pitkäaikaissäilytyksen palvelua. Tavoitteenamme on tehdä digitaalisten tietoaineistojen arkistoinnista mahdollisimman mutkatonta.
Tämän vuoden alusta lähtien Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palvelua ovat voineet hyödyntää valtionhallinnon ja tuomioistuinten lisäksi myös muut julkishallinon organisaatiot, kuten kunnat, korkeakoulut ja hyvinvointialueet.
Artikkelin lopussa Ylöjärven kaupunki kertoo omasta siirtokokemuksestaan!
Mitä voi siirtää?
Kansallisarkistoon voi siirtää sekä syntyjään digitaalisia että digitoituja tietoaineistoja, jotka on määrätty arkistoitavaksi arkistolain nojalla.
Ehtona palvelun käytölle on siis vain se, että siirrettävällä aineistolla on Kansallisarkiston antama seulontapäätös – eli päätös siitä, mitkä viranomaisen asiakirjat ja tietoaineistot arkistoidaan. Turvallisuusluokiteltua aineistoa emme ota vastaan.
Arkistoitavaksi määrätyt arkistovaiheessa olevat tietoaineistot tulee siirtää Kansallisarkistoon mahdollisimman pian. Lisäksi Kansallisarkistoon voi siirtää myös säilytysvaiheessa olevia tietoaineistoja, jos niihin ei kohdistu enää muutostarpeita eikä niiden tietopalvelutarve ole suurta.
Kuinka paljon Sähköisen arkistoinnin palvelu maksaa?
Tietoaineistojen siirto Kansallisarkistoon ja säilytysvaiheessa olevan aineiston säilyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.
Jos aineistoa pitää valmistella siirtokuntoon, valmistelukustannukset jäävät siirtävän organisaation maksettaviksi. Kansallisarkiston kanssa voi tarvittaessa sopia maksullisesta työstä osana aineiston siirtoa.
Tiesitkö tämän?
Siirtäminen ja säilyttäminen on ilmaista seuraaville toimijoille:
- valtion virastot ja laitokset;
- tuomioistuimet ja valitusasioita käsittelemään perustetut lautakunnat;
- eduskunnan virastot;
- valtion liikelaitokset;
- kunnat;
- kuntayhtymät;
- itsenäiset julkisoikeudelliset laitokset;
- yliopistolaissa tarkoitetut yliopistot sekä ammattikorkeakoululaissa tarkoitetut ammattikorkeakoulut.
Helposti mukaan SAPA-osaajan avulla
Kansallisarkistossa käynnistyy vuonna 2025 kaksi kertaa SAPA-osaaja-ohjauskokonaisuus, jossa sähköisen aineiston siirtoprosessi käydään ohjatusti läpi vaihe vaiheelta.
Ohjauskokonaisuuden aikana tehdään oma digitaalisten tietoaineistojen siirto Kansallisarkistoon.
Sapa-osaaja on hyvä vaihtoehto organisaation edustajille, jotka ovat toteuttamassa siirtoa ensimmäistä kertaa Kansallisarkistoon.
Mikäli siirtoprosessi on jo tuttu, voi siirron toteuttaa pitkälti omatoimisesti. Tällöin Sähköisen arkistoinnin palvelun kanssa käydään siirtopalaverissa siirron tavoitteen ja toteutus, mutta siirtäjä toimii pitkälti itsenäisesti siirron toteutuksessa. Ajantasaiset ohjeet ja opastus auttavat siirtäjää siirtoprosessin eri vaiheissa.
Sähköisen arkistoinnin palvelu kasvaa tulevaisuudessa Kansallisarkiston keskeisimmäksi tietoaineistojen vastaanoton väyläksi. Palvelun tulee siksi myös kehittyä ja vastata siirtävien organisaatioiden tarpeisiin.
Seuraavana kehitysaskeleena on rajapintasiirtojen käyttöönotto nykyisten siirtokäyttöliittymän kautta tapahtuvien siirtojen rinnalle.
Hae syksyn SAPA-osaajaan
Haku syksyn SAPA-osaajaan on 2.–30.5. Lue lisää SAPA-osaajasta sekä syksyllä alkavasta ohjauskokonaisuudesta ja sen aikataulusta kotisivuiltamme.
Ylöjärven kaupunki sai ensimmäisen siirtonsa maaliin
Ylöjärven kaupunki oli mukana sähköisen arkistoinnin laajentamisen pilotissa vuonna 2024. Kaupunki siirsi Kansallisarkistoon pysyvästi säilytettäväksi määrättyjä varhaiskasvatussuunnitelmia viiden vuoden ajalta. Ne olivat jo valmiiksi sähköisessä muodossa.
Hallinnon suunnittelija Julia Jylhä toimi siirron yhteyshenkilönä Ylöjärven kaupungilla. Hän kertoo prosessin sujuneen lopulta hyvin, vaikka vaiheita oli monta: aineiston rajaaminen ja kuvailu, siirtopakettien muodostaminen sekä lopulta itse siirto.
”Aineisto ei myöskään läpäissyt heti Kansallisarkiston validointeja, ja siirtopaketteja piti työstää useampaan kertaan. Prosessi oli kuitenkin hyvin ohjeistettu, ja siirtokäyttöliittymää oli helppo käyttää.”
Kansallisarkiston antama apu saa Jylhältä kiitosta.
”Saimme paljon tukea Kansallisarkistolta siirron jokaisessa vaiheessa.”
Vaikka siirto oli työläs, oli se Jylhän mukaan myös erittäin opettavainen.
”On mahtavaa, että saimme siirron maalin, ja aineisto on nyt Kansallisarkistolla tallessa.”
Pilotin päättymisen jälkeen Ylöjärven kaupunki aikoo suunnitella uusia tietoaineistosiirtoja Kansallisarkistoon.
Lisätietoja
Seulontapäätöksiä koskevissa kysymyksissä voit ottaa yhteyttä Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapalveluun.