Är Riksarkivet arkivlösningen för ert informationsmaterial?
Utgångspunkten är att det är kostnadsfritt att överföra informationsmaterial till Riksarkivet och förvara material i förvaringsfasen.
Riksarkivet tillhandahåller tjänster inom digital arkivering och långtidsförvaring för hela den offentliga förvaltningen. Vårt mål är att göra arkiveringen av digitalt informationsmaterial så enkel som möjligt.
Sedan årsskiftet kan förutom statsförvaltningen och domstolarna även andra organisationer inom den offentliga förvaltningen, såsom kommuner, högskolor och välfärdsområden, använda Tjänsten för digital arkivering hos Riksarkivet.
I slutet av artikeln berättar Ylöjärvi stad om sina erfarenheter av överföringen!
Vad kan överföras?
Till Riksarkivet kan överföras både informationsmaterial som ursprungligen skapats i digital form och digitaliserat informationsmaterial som enligt arkivlagen ska arkiveras.
Det enda villkoret för att använda tjänsten är alltså att det material som ska överföras har ett gallringsbeslut från Riksarkivet – dvs. ett beslut om vilka av myndighetens handlingar och informationsmaterial som ska arkiveras. Vi tar inte emot säkerhetsklassificerat material.
Informationsmaterial som är i arkivfasen och som enligt bestämmelserna ska arkiveras ska överföras till Riksarkivet så snart som möjligt. Till Riksarkivet kan dessutom även överföras informationsmaterial som är i förvaringsfasen, om materialet inte längre behöver ändras och behovet av informationstjänster inte är stort.
Hur mycket kostar Tjänsten för digital arkivering?
Utgångspunkten är att det är kostnadsfritt att överföra informationsmaterial till Riksarkivet och förvara material i förvaringsfasen.
Om materialet behöver förberedas inför överföringen, står den överförande organisationen för kostnaderna för detta. Man kan vid behov ingå ett avtal med Riksarkivet om avgiftsbelagt arbete som en del av överföringen av materialet.
Visste du det här?
Överföringen och förvaringen är kostnadsfri för följande aktörer:
- statliga myndigheter och inrättningar;
- domstolar och nämnder som inrättats för att behandla besvärsärenden;
- riksdagens ämbetsverk;
- statliga affärsverk;
- kommuner;
- samkommuner;
- självständiga offentligrättsliga inrättningar;
- universitet som avses i universitetslagen och yrkeshögskolor som avses i yrkeshögskolelagen.
Med SAPA-expert är det lätt att komma igång
Under 2025 startar Riksarkivet handledningsprogrammet SAPA-expert två gånger. Där gås processen för överföring av digitalt material igenom steg för steg under handledning.
Under handledningsprogrammet görs en egen överföring av digitalt informationsmaterial till Riksarkivet.
Handledningsprogrammet SAPA-expert är ett bra alternativ för representanter för organisationer som ska genomföra en överföring till Riksarkivet för första gången.
Om man redan känner till överföringsprocessen, kan man i stort sett genomföra överföringen på egen hand. Då gås målet med och genomförandet av överföringen igenom med Tjänsten för digital arkivering under ett överföringsmöte, men överföraren agerar i stor utsträckning självständigt under genomförandet av överföringen. Det finns uppdaterade instruktioner och handledning som hjälper överföraren i de olika faserna av överföringsprocessen.
Tjänsten för digital arkivering kommer i framtiden att växa och bli Riksarkivets viktigaste kanal för mottagning av informationsmaterial. Tjänsten måste därför också utvecklas och tillgodose de överförande organisationernas behov.
Nästa steg i utvecklingen är att införa gränssnittsöverföringar vid sidan av de nuvarande överföringarna, som görs via överföringsgränssnittet.
Ansök till höstens SAPA-expert
Ansökan till höstens SAPA-expert är öppen den 2–30 maj. Läs mer om SAPA-expert, det handledningsprogram som startar i höst och tidtabellen för detta på vår webbplats.
Ylöjärvi stad slutförde sin första överföring
Ylöjärvi stad deltog i pilotprojektet för utvidgning av den digitala arkiveringen 2024. Staden överförde planer för småbarnspedagogik, som enligt bestämmelserna ska förvaras varaktigt, till Riksarkivet. Planerna som överfördes omfattar en period av fem år och fanns redan i digitalt format.
Förvaltningsplanerare Julia Jylhä var kontaktperson för överföringen på Ylöjärvi stad. Hon säger att processen till slut gick bra, även om det var många steg: att avgränsa och beskriva materialet, skapa överföringspaketen och slutligen genomföra själva överföringen.
”Materialet klarade inte heller omedelbart av Riksarkivets valideringar, och överföringspaketen måste bearbetas flera gånger. Vi fick dock god handledning under processen, och överföringsgränssnittet var lätt att använda.”
Jylhä berömmer den hjälp de fått av Riksarkivet.
”Vi fick mycket stöd av Riksarkivet i varje skede av överföringen.”
Även om överföringen var arbetskrävande, var den enligt Jylhä även mycket lärorik.
”Det är fantastiskt att vi lyckades slutföra överföringen och att materialet nu förvaras hos Riksarkivet.”
När pilotprojektet är slut har Ylöjärvi stad för avsikt att planera nya överföringar av informationsmaterial till Riksarkivet.
Mer information
Vid frågor om gallringsbeslut kan du kontakta Riksarkivets bevarandeanalys och gallringstjänst.