Sähköinen arkistointi luo uusia mahdollisuuksia tutkimukselle ja lisää julkishallinnon kustannustehokkuutta

Kansallisarkisto on vuoden 2025 alussa laajentanut Sähköisen arkistoinnin palveluaan koko julkishallintoon.

Kansallisarkisto on vuoden 2025 alussa laajentanut Sähköisen arkistoinnin palveluaan koko julkishallintoon. 

Sähköinen arkistointi merkitsee isoa edistysaskelta muun muassa aineistojen tutkimuskäytön laajentamisessa.   

Vastuu aineistojen turvallisesta säilyttämisestä siirtyy aineistojen siirron myötä Kansallisarkistolle. Lisäksi Kansallisarkisto vastaa arkistotietovarantoon siirrettyjen arkistovaiheen tietoaineistojen tietopalvelusta. Keskitetty arkistointi- ja säilytyspalvelu tuo säästöjä julkishallinnolle vähentämällä arkistoinnin kustannuksia.

Palvelun laajentaminen kytkeytyy parhaillaan käynnissä olevaan arkistolainsäädännön uudistamiseen. Arkistointilakiluonnosta koskeva lausuntokierros päättyi maaliskuussa.

Sähköisen arkistoinnin palvelu aloitti toimintansa vuonna 2021. Aluksi se oli suunnattu vain valtion virastojen käyttöön. Vuoden 2025 alusta myös kunnilla, hyvinvointialueilla, korkeakouluilla ja muilla julkishallinnon organisaatioilla on mahdollisuus liittyä palvelun käyttäjiksi.

Monialainen ja tilastollinen tutkimuskäyttö helpottuu

Sähköinen arkistointi avaa uusia mahdollisuuksia aineiston tutkimuskäytölle. Esimerkiksi tilastollisen, isoja aineistomassoja hyödyntävän tutkimuksen mahdollisuudet paranevat merkittävästi, kun aineisto on sähköisessä muodossa.

Kun Keskitetty arkisto mahdollistaa uudella tavalla erilaisten ja eri tieteenaloja kiinnostavien aineistojen yhdistelemisen. Samalla poikkitieteellinen tutkimus helpottuu.

Kansallisarkiston tavoitteena on, että keskitetty tietovaranto parantaa arkistoaineistojen hyödyntämistä erityisesti uudenlaisissa monialaisissa tutkimuksissa.

Keskitetty palvelu tuo säästöjä

Sähköisen arkistoinnin palvelu ja arkistotietovarannon keskittyminen Kansallisarkistoon palvelee koko julkishallintoa.

Yksittäisen julkishallinnon organisaation näkökulmasta tämä tarkoittaa mahdollisuutta välttää suuria investointeja sähköisen arkistoinnin teknisiin ratkaisuihin, ylläpitoon ja osaamiseen.

Ylöjärven kaupunki siirsi varhaiskasvatuksen suunnitelmia

Ylöjärven kaupunki oli mukana sähköisen arkistoinnin laajentamisen pilotoinnissa vuonna 2024. Kaupunki siirsi Kansallisarkistoon pysyvästi säilytettäväksi määrättyjä varhaiskasvatussuunnitelmia viiden vuoden ajalta. Ne olivat jo valmiiksi sähköisessä muodossa.

”Sähköisen arkistoinnin palvelussa kiinnostivat pysyvä ratkaisu siirrettävän aineiston osalta, sekä tietenkin asiaan liittyvä tietoturvallisuuden ja tietosuojan ulottuvuus – kustannustehokkuutta unohtamatta”, kertoo Ylöjärven hallintojohtaja Antti Pieviläinen.

”Kansallisarkiston edustajien palvelualtis ja kannustava suhtautuminen oli myös merkittävä tekijä hakeutua pilottiorganisaatioksi.”

Ylöjärven tavoitteena oli löytää myös uusia siirrettäviä kokonaisuuksia pilotoinnista saatavien kokemusten perusteella.

”Vaikka projekti oli työläs, opimme valtavasti uutta”, Pieviläinen sanoo.

Hän toivoo, että Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palvelusta kehittyisi laajasti käytetty ja toiminnallisuuksiltaan mahdollisimman hyvin palveleva kansallinen ratkaisu pysyvästi säilytettäville asiakirjoille.

Pieviläinen kannustaa kaikkia palvelusta kiinnostuneita olemaan yhteydessä Kansallisarkistoon jo varhaisessa vaiheessa. Ja mikäli projektiin päädytään, hän suosittelee varaamaan riittävästi resursseja ja aikaa.

”Erityisesti ensimmäinen siirto vaatii organisaatiolta sitoutumista ja paneutumista asiaan.”