Digital arkivering skapar nya möjligheter till forskning och ökar kostnadseffektiviteten i den offentliga förvaltningen

Kansallisarkisto on vuoden 2025 alussa laajentanut Sähköisen arkistoinnin palveluaan koko julkishallintoon.

Riksarkivet utvidgade i början av 2025 Tjänsten för digital arkivering till att omfatta hela den offentliga förvaltningen. 

Digital arkivering innebär ett stort steg framåt, bland annat när det gäller att utöka användningen av material för forskningsändamål.   

Ansvaret för att materialet förvaras på ett säkert sätt övergår till Riksarkivet i samband med att materialet överförs. Riksarkivet ansvarar dessutom för informationstjänsten i arkivfasen för det informationsmaterial som har överförts till arkivinformationslagret. En centraliserad arkiverings- och förvaringstjänst medför besparingar för den offentliga förvaltningen genom att arkiveringskostnaderna minskar.

Utvidgningen av tjänsten är kopplad till den pågående reformen av arkivlagstiftningen. Remissbehandlingen av förslaget till arkivlag avslutades i mars.

Tjänsten för digital arkivering inledde sin verksamhet 2021. Till en början var den endast avsedd för statliga myndigheter. Från och med början av 2025 har även kommuner, välfärdsområden, högskolor och andra organisationer inom den offentliga förvaltningen möjlighet att bli användare av tjänsten.

Tvärvetenskapligt och statistiskt forskningsbruk underlättas

Digital arkivering skapar nya möjligheter att använda materialet inom forskning. Till exempel förbättras möjligheterna till statistisk forskning som använder sig av stora mängder material avsevärt när materialet finns i digital form.

Det centraliserade arkivet gör det möjligt att kombinera olika typer av material och material som är av intresse för olika vetenskapsområden på ett nytt sätt. Samtidigt underlättas tvärvetenskaplig forskning.

Riksarkivets målsättning är att det centraliserade informationslagret ska förbättra användningen av arkivmaterial, särskilt inom ny tvärvetenskaplig forskning.

Den centraliserade tjänsten medför besparingar

Tjänsten för digital arkivering och centraliseringen av arkivinformationslagret till Riksarkivet betjänar hela den offentliga förvaltningen.

För en enskild organisation inom den offentliga förvaltningen innebär detta en möjlighet att undvika stora investeringar i tekniska lösningar, underhåll och kompetens inom digital arkivering.

Ylöjärvi stad överförde planerna för småbarnspedagogik

Ylöjärvi stad deltog i pilotprojektet för utvidgning av den digitala arkiveringen 2024. Staden överförde planer för småbarnspedagogik, som enligt bestämmelserna ska förvaras varaktigt, till Riksarkivet. Planerna som överfördes omfattar en period av fem år och fanns redan i digitalt format.

”Det som var intressant med Tjänsten för digital arkivering var den permanenta lösningen för det material som överförs och naturligtvis den datasäkerhets- och dataskyddsrelaterade dimensionen. Och vi får heller inte glömma kostnadseffektiviteten”, säger Antti Pieviläinen, förvaltningsdirektör i Ylöjärvi.

”Den hjälpsamma och uppmuntrande attityden hos Riksarkivets representanter var också en viktig bidragande faktor till att vi ansökte om att bli en pilotorganisation.”

Ylöjärvi hade som mål att även hitta nya helheter att överföra utifrån erfarenheterna från pilotprojektet.

”Även om projektet var arbetskrävande lärde vi oss mycket nytt”, säger Pieviläinen.

Han hoppas att Tjänsten för digital arkivering vid Riksarkivet ska utvecklas till en allmänt använd nationell lösning för dokument som ska förvaras varaktigt och att dess funktioner ska betjäna användarna så väl som möjligt.

Pieviläinen uppmanar alla som är intresserade av tjänsten att kontakta Riksarkivet redan i ett tidigt skede. Och om man väljer att genomföra projektet, rekommenderar han att man avsätter tillräckligt med resurser och tid.

”Framför allt kräver den första överföringen att organisationen engagerar sig och sätter sig in i projektet.”