Ajankohtaista arkistoinnista
Arkistoinnin osaaja -tietopankki julkaistu
Kansallisarkiston uudesta Arkistoinnin osaaja -tietopankista löydät arkistointia tukevia oppaita ja ohjeita sekä linkkejä webinaareihin ja muihin tallenteisiin. Päivitämme tietopankin sisältöä säännöllisesti.
Aluksi julkaisemme tietopankissa analogisten aineistojen hallintaan liittyvää ohjeistusta.
Viranomaisinfon tallenne 16.5.
Infon aiheina ovat:
- Astia-palvelun käyttö viranomaisnäkökulmasta
- Arkistoitavien tietoaineistojen perusmetatiedot -suositus
- Kuvailu Kansallisarkistossa
Infon materiaalit
- Astia ja suomi.fi-valtuudet (pdf)
- Perusmetatiedot-suositus (pdf)
- Kuvailu Kansallisarkistossa (pdf)
Vastaamatta jääneet kysymykset
Kysymys | Vastaus |
---|---|
Onko Kansallisarkistolla prosessia varmistukselle, että asiakas on todella saanut käyttöluvan virastolta aineistoon, joka näkyy käyttörajoitettuna Astiassa. Eli, mikäli KA:n asiakas haluaa pääsyn käyttörajoitettuun aineistoon Astiassa KA:n mukaan hänen tulee toimittaa sen viranomaisen päätös aineiston käytöstä, joka vastaa käyttöluvan myöntämisestä. Miten KA vahvistaa sen, että asiakas todella on pyytänyt tätä lupaa viranomaiselta, eikä ole itse esimerkiksi teettänyt kyseistä ’’lupaa’’? | Ulkopuolinen tutkimuslupa käsitellään Kansallisarkistossa keskitetysti. Tällöin tarkistetaan luvan myöntäjä (esim. viraston kirjaamon kautta) ellei lupa ole saapunut suoraan viranomaiselta itseltään, miten selvästi aineisto ja käyttöoikeuden kesto on määritetty ja onko luvan myöntäjä asettanut lisäehtoja käytölle. Usein viranomainen on muutenkin yhteydessä Kansallisarkistoon tutkimuslupaa laatiessaan. |
Kuinka paljon kannattaa kuvailla säilytettävää aineistoa - eli onko jokin "säilytyksen max-aika" olemassa, milloin kuvailua kannattaa tehdä? | Määräajan säilytettävän aineiston kohdalla pitää muistaa tiedonhallintain (906/2019) velvoitteet ja tiedonhallintalautakunnan suositukset. Yleisellä tasolla voi sanoa, että kuvailu- ja dokumentointitiedon riittävyyttä kannattaa aina arvioida käyttötarkoituksen ja tavoitteiden näkökulmasta. Yksi näkökulma pitkään säilytettävän (yli 10 vuotta) aineiston kuvailutarpeiden riskiperusteinen arviointi. Samalla voi arvioida lyhyemmän määräajan säilytettävän aineiston kuvailutarpeisiin liittyviä riskejä. Tieto voi menettää ymmärrettävyytensä ja käytettävyytensä hyvin nopeasti silloin, kun se ei esimerkiksi ole enää aktiivikäytössä. |
Kulttuurihistoriallisen arvon ja säilytysmuodon arviointi -webinaarin tallenteet katseltavissa
Arkistoinnin ohjaus
Löydät Arkistoinnin ohjaus -sivustolta tietoa arkistoinnin suunnittelusta ja toteuttamisesta, muun muassa arkistointia koskevia määräyksiä ja ohjeita sekä tietoa tulevista koulutuksista.
Sivustolla on myös ohjeet
- arkistoitavan viranomaisaineiston siirtämisestä Kansallisarkistoon ja
- yksityisarkiston luovuttamisesta Kansallisarkistoon
Kansallisarkisto on arkistotoimen asiantuntijaviranomainen
Ohjaamme, neuvomme ja koulutamme digitaalisen ja analogisen aineiston hallinnan, arkistoinnin ja arvonmäärityksen kysymyksissä.
Mikäli et löydä sivuilta vastausta kysymykseesi tai sinulla on johonkin aihealueeseen liittyviä lisäkysymyksiä, ole meihin suoraan yhteydessä.
Uusimmat tiedotteet
-
17.5.2024 14:40
Uusi tietopankki arkistointia tukeville oppaille ja ohjeille julkaistu
Arkistoinnin osaaja -tietopankki täydentyy vaiheittain.
-
29.4.2024 16:02
Sähköisen arkistoinnin palvelu -kyselyn tulokset
Helmikuussa järjestetyn sähköisen arkistoinnin palvelun viestintää koskevan kyselyn tulokset ja jatkotoimenpiteet
-
18.3.2024 15:22
Kansallisarkiston määräys taloushallinnon, hallintoasioiden ja tiedonhallinnan arkistoitavista tietoaineistoista tulossa syksyllä 2024
Pohjana tiedonhallintalautakunnan säilytysaikasuositus.
-
21.2.2024 14:02
Kansallisarkiston tuore metatietosuositus uudistaa arkistokuvailua
Suositus nostaa esiin arkistoitavien tietoaineistojen koko pitkän elinkaaren ja keskittyy niiden arkistokäyttöön liittyviin kuvailutarpeisiin.