Takaisin Arkistotilat yläosa
Arkistotilat
Arkistolain (831/1994) 12 §:ssä kuvataan vaatimuksia, jotka tulee huomioida asiakirjojen säilyttämisessä. Asiakirjojen tulee lain mukaan olla turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Arkistotilojen tuleekin tarjota asiakirjoille asianmukainen säilytyspaikka aineistojen jokaisessa elinkaarenvaiheessa, aktiivikäytöstä arkistointiin.
- Aineistojen säilyttämisessä ja arkistoinnissa tulee huomioida aineiston elinkaaren vaihe.
- Arkistotilat jaetaan kolmeen ryhmään aineiston käyttötarkoituksen mukaan.
- Arkistoitavien aineistojen säilyttäminen tulee toteuttaa Kansallisarkiston arkistotilamääräyksen (AL/19699/07/01.01.00/2012) mukaisesti.
- Oikeanlaiset tilat ja olosuhteet varmistavat asiakirjojen säilymisen.
Kansallisarkisto on antanut arkistotilamääräyksen (AL/19699/07/01.01.00/2012; 1.3.2013) (pdf). Määräys koskee arkistointivaiheessa olevia asiakirjoja, mutta sitä voi soveltaa myös määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytystilojen suunnittelussa. Arkistotilaa suunniteltaessa tule ottaa huomioon määräyksessä kuvatut rakenteelliset, paloturvallisuus-, ilmastointi- ja valaistusratkaisut. Viranomainen vastaa itse arkistotilojensa suunnittelusta, toteutuksesta ja hyväksymisestä.
Seuraavaksi käydään läpi muutamia perusasioita, joita on hyvä miettiä sekä nykyisten arkistotilojen kohdalla että arkistotilasuunnittelun yhteydessä. Arkistotilojen tulee suojata aineistoja asiakirjoille haitallisilta olosuhteilta ja rajoittaa aineistoihin pääsy vain henkilöille, joiden työtehtäviin aineistojen käsittely kuuluu.
Arkistotilat jaetaan käytön mukaan kolmeen ryhmään:
Arkistoinnin ohjaus
Löydät Arkistoinnin ohjaus -sivustolta tietoa arkistoinnin suunnittelusta ja toteuttamisesta, muun muassa arkistointia koskevia määräyksiä ja ohjeita sekä tietoa tulevista koulutuksista.
Sivustolla on myös ohjeet
- arkistoitavan viranomaisaineiston siirtämisestä Kansallisarkistoon ja
- yksityisarkiston luovuttamisesta Kansallisarkistoon
Kansallisarkisto on arkistotoimen asiantuntijaviranomainen
Ohjaamme, neuvomme ja koulutamme digitaalisen ja analogisen aineiston hallinnan, arkistoinnin ja arvonmäärityksen kysymyksissä.
Mikäli et löydä sivuilta vastausta kysymykseesi tai sinulla on johonkin aihealueeseen liittyviä lisäkysymyksiä, ole meihin suoraan yhteydessä.
Onko arkistointi sinulle uusi asia tai haluatko muuten vain kerrata perusteita? Aloita näistä:
- Arkistoinnin tietopaketti aloittelijoille
- Arkistoinnin toimenpidepolku, Mitä arkistointi tarkoittaa.
Uusimmat tiedotteet
-
17.6.2025 10:41
Päätös julkisen terveydenhuollon potilasasiakirjojen pysyvästä säilytyksestä
Digitaalisten potilasasiakirjojen pysyvä säilytys ei enää perustu syntymäpäiväotantaan.
-
15.5.2025 11:28
Uusi ohje: Arkistoitavien asiakirjojen sähköiseen muotoon muuttaminen
Ohje on luonteeltaan suositus.
-
29.4.2025 15:28
Arkistoinnin osaaja -tietopankki täydentyi siirto-ohjeilla ja aloittelijan tietopaketilla
Tietopakettia voivat hyödyntää myös muiden alojen asiantuntijat.
-
24.4.2025 17:21
Onko Kansallisarkisto tietoaineistojenne arkistoratkaisu?
Tietoaineistojen siirto ja säilytysvaiheessa olevan aineiston säilyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.
Tiedotearkisto