Kansallisarkiston sähköisen arkistoinnin palvelun hyödyntäminen on muulle kuin valtionhallinnolle vapaaehtoista, mutta palvelun käyttämiselle on monta hyvää syytä.
Arkistoinnin velvoite on ikuinen
Säilytysjärjestelmilläkin on elinkaari ja niitä pitää säännöllisesti uusia. Arkistointia ei pidä ajatella vain kymmenien vuosien aikajänteellä, vaan säilyttäminen ja siihen liittyvät prosessit vaativat jatkuvaa ylläpitoa. Vaikka määräaikaisesti säilytettävät aineistot vaatisivat vuosikymmenten säilytysratkaisuja, arkistoinnissa aineistoja säilytetään eheinä, käytettävinä ja ymmärrettävinä ilman aikarajaa.
Tiedostoformaatit muuttuvat ja aineiston ylläpito vaatii resursseja
Tiedon säilyttäminen eheänä ja käytettävänä vaatii jatkuvia ylläpitotoimia ja osaamista. Tämä asettaa uusia velvoitteita käytettäville tietojärjestelmille. Mitä pidemmältä ajalta organisaatiolle kertyy erilaista aineistoa, sitä suurempi on aineiston kirjo ja sitä enemmän säilyttäminen vaatii toimenpiteitä. Kansallisarkisto hoitaa kaiken aineistoon liittyvän ylläpidon, kun aineisto on siirretty Kansallisarkistolle.
Arkistoitavan aineiston voi siirtää Kansallisarkistolle jo säilytysvaiheen aikana
Säilytysvaiheen aineisto on helposti viranomaisen käytettävissä Kansallisarkiston palveluiden kautta. Aineiston siirtäminen jo säilytysvaiheessa voi esimerkiksi helpottaa aktiivikäytöstä poistuvien järjestelmien alasajoa tai auttaa jatkossa välttämään työläitä migraatioprojekteja.
Kansallisarkisto vastaa arkistovaiheen aineiston tietopalvelusta
Arkistovaiheessa aineiston omistajuus siirtyy Kansallisarkistolle, joka tällöin vastaa myös aineiston tietopalvelusta aineiston käyttörajoitusten mukaisesti.
Aineiston vaikuttavuus ja käyttöaste paranee, kun ne kootaan yhteen palveluun
Arkistoitua tietoa säilytetään osana asiakirjallista kulttuuriperintöä, jolloin sen käyttö on pääasiassa tutkimuskäyttöä. Kansallisarkisto kehittää laajentamisen yhteydessä aineistojen käyttöön liittyviä palveluitaan. Tavoite on, että siirretyt aineistot ovat mahdollisimman helposti ja laajasti hyödynnettävissä.
