Laajentamisprojekti
Kansallisarkisto asetti projektin sähköisen arkistoinnin palvelun laajentamiseksi koko julkishallintoon. Projektin tavoitteena on kehittää palvelua ja sen prosesseja siten, että ne vastaavat laajentuneen asiakaskunnan tarpeita tuotantokäytön alkaessa. Projekti vastaa myös palvelun viestinnästä uusille asiakkaille.
Laajentamisprojektissa on toteutettu muulle julkishallinnolle mahdollisuus siirtää tietoaineistoa Suomi.fi-valtuuksilla. Palvelun avaamiseksi on luotu yhteinen aineistosiirtojen toimintamalli koko julkishallinnolle. Vuonna 2025 projektin osana mahdollistetaan aineiston siirrot rajapinnan kautta Suomi.fi-palveluväylää hyödyntäen.
Lisäksi viranomaiselle tulee mahdollisuus käyttää omaa aineistoa Astia-palvelun käyttöliittymän lisäksi rajapinnan kautta. Astiaa kehitetään myös parantamalla alkujaan digitaalisen aineiston käyttökokemusta ja helpottamalla viranomaisten säilytysvaiheen aineistojen käyttöoikeushallintaa.
Laajentamisen tavoitteet erilteltynä
Alla on eritelty tarkemmin tavoitteet, jotka projektille on asetettu.
Valmistuneet
- Siirtäminen teknisesti mahdollista käyttöliittymässä muulle julkishallinnolle Suomi.fi-valtuuksien avulla.
- Palvelun pilotointi muun julkishallinnon kanssa 2023–2024.
- Yhteinen toimintamalli koko julkishallinnon aineistosiirroille: palvelu avautuu aikataulun mukaisesti vuonna 2025.
- Alkujaan digitaalisen aineiston käytön kehittäminen: Astia tukee pdf- ja xml-tiedostojen avaamista suoraan selaimeen.
- Palvelulle määritellään malli siirroissa tarjottavissa ylimääräisistä maksullisista tukipalveluista.
Tavoitteet vuonna 2025
- Projekti vastaa yhdessä Sähköisen arkistoinnin palvelun kanssa tuotantovaiheen siirroista palvelun avautuessa.
- Pilotointi aineiston siirrosta kansallisesta keskitetystä tietovarannosta.
- Siirron pilotointi rajapinnan kautta ja rajapinnan käyttöönotto.
- Aineiston jakelurajapinnan käyttöönotto.
- Viranomaisen säilytysvaiheen aineiston käyttöoikeushallinnan mahdollistaminen suoraan Astian kautta.
- Projekti sulautuu osaksi Sähköisen arkistoinnin palvelun normaalia toimintaa.
Palvelun pilotointi ennen tuotantokäyttöä
Ennen kuin sähköisen arkistoinnin palvelu avattiin koko julkishallinnon käyttöön vuonna 2025, pilotointiin palvelua erikseen valittujen pilottisiirtäjien kanssa.
Pilotoinnin tavoite on ollut saada kuva kuntien ja muun julkishallinnon valmiuksista ja kyvykkyyksistä siirtää aineistoa sähköisen arkistoinnin palveluun. Samalla kerätään palautetta Kansallisarkiston ohjeistuksen ja prosessien soveltuvuudesta laajentuvan asiakaskunnan tarpeisiin.
Mukaan valittuja pilottiorganisaatioita on ollut kymmenen: kahdeksan kuntaa, yksi korkeakoulu ja eduskunta. Pilottiorganisaatiot valittiin siten, että kokoonpanossa on kooltaan ja lähtökodiltaan mahdollisimman erilaisia organisaatiota, lähdejärjestelmiä ja aineistoja.
Pilottiorganisaatiot
- Eduskunta
- Kangasniemen kunta
- Keski-Suomen hyvinvointialue
- Lahden kaupunki
- Laihian kunta
- Lapin ammattikorkeakoulu
- Merikarvian kunta
- Nurmeksen kaupunki
- Sipoon kunta
- Toivakan kunta
- Vaasan kaupunki
- Ylöjärven kaupunki
Piloteissa siirrettiin aineistoa siirtokäyttöliittymän kautta. Vuoden 2025 aikana pilotoimme siirtorajapintaa ja avaamme aineiston siirtämisen mahdolliseksi myös sen kautta.
Kuntien piloteissa on siirretty pääasiassa toimielinten pöytäkirjoja, sekä yhdessä pilotissa rakennusvalvonnan aineistoa. Korkeakoulu siirsi opetussuunnitelmia, ja eduskunta valtiopäivätoiminnan aineistoa. Kaikkia Kansallisarkiston vastaanottamia siirtorakenteita (Sähke2, Muut digitaaliset tietoaineistot, Digitoidut tietoaineistot, Rakenteiset tietoaineistot) hyödynnetään piloteissa.
Olemme saaneet piloteista paljon hyödyllistä tietoa muun julkishallinnon siirtokyvykkyydestä ja palveluprosessin toimivuudesta. Lähes kaikissa piloteissa vastaan tulleina haasteina on tunnistettu mm. säilytysvaiheen ja arkistovaiheen erottelu sekä säilytysaikojen ja käyttörajoitusten määrittely siirrettävälle tietoaineistolle.
Joissakin siirroissa on myös huomattu tietojärjestelmien haasteet muodostaa käyttökelpoisia siirtopaketteja. Myös digitointimääritysten noudattaminen aineiston digitoinnissa on ollut paikoittain puutteellista. Havaintojen pohjalta on lähdetty kehittämään ohjeistustamme, sekä tavoitteena on lisätä yhteistyötä tietojärjestelmätoimittajien kanssa.
Edellä mainittujen pilottiorganisaatioiden lisäksi mukana on myös Opetushallitus, jonka kanssa pilotoidaan suoraan keskitetyistä tietovarannoista, Koskesta ja Vardasta, tietoaineiston siirtämistä Kansallisarkistolle.
Opetus- ja kulttuuriministeriön alainen Kansalliset tietovarannot ja arkistointi -työryhmä selvitti kansallisten tietovarantojen hyödyntämistä kuntien sähköisten aineistojen siirtämisessä Kansallisarkiston keskitettyyn sähköisen arkistoinnin palveluun arkistointia varten, ja työryhmän toimenpidesuunnitelmaan kuuluu siirtämisen pilotointi keskitetystä tietovarannosta. Pilotti toteutetaan Sähköisen arkistoinnin palvelun laajentamisprojektin puitteissa. Pilotissa selvitetään parhaita käytänteitä ja teknistä kyvykkyyttä siirtää aineistoa suoraan tietovarannoista.
Lue lisää
- Kansallisarkiston sähköisen arkistoinnin palvelu
- Sähköisen arkistoinnin palvelun Usein kysytyt kysymykset
Lisätietoja laajentamisesta antaa
- Sähköisen arkistoinnin palvelu: [email protected]
- Projektipäällikkö Joonas Hirn, [email protected]
Arkistoinnin ohjaus
Löydät Arkistoinnin ohjaus -sivustolta tietoa arkistoinnin suunnittelusta ja toteuttamisesta, muun muassa arkistointia koskevia määräyksiä ja ohjeita sekä tietoa tulevista koulutuksista.
Sivustolla on myös ohjeet
- arkistoitavan viranomaisaineiston siirtämisestä Kansallisarkistoon ja
- yksityisarkiston luovuttamisesta Kansallisarkistoon
Kansallisarkisto on arkistotoimen asiantuntijaviranomainen
Ohjaamme, neuvomme ja koulutamme digitaalisen ja analogisen aineiston hallinnan, arkistoinnin ja arvonmäärityksen kysymyksissä.
Mikäli et löydä sivuilta vastausta kysymykseesi tai sinulla on johonkin aihealueeseen liittyviä lisäkysymyksiä, ole meihin suoraan yhteydessä.
Onko arkistointi sinulle uusi asia tai haluatko muuten vain kerrata perusteita? Aloita tästä: Arkistoinnin toimenpidepolku, Mitä arkistointi tarkoittaa.
Uusimmat tiedotteet
-
20.1.2025 13:08
Sähköisen arkistoinnin palvelu on nyt avoinna koko julkishallinnolle
Kaikki julkishallinnon toimijat voivat nyt siirtää arkistoitavaksi määrätyn digitaalisen tietoaineiston Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palveluun (Sapa).
-
10.1.2025 12:45
Päätös julkishallinnon taloushallinnon, hallintoasioiden ja tiedonhallinnan asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvästä säilytyksestä
Päätöksessä määritellään taloushallinnon, hallintoasioiden ja tiedonhallinnan pysyvästi säilytettävät sekä määräajan säilytettävät asiakirjat ja tietoaineistot.
-
20.12.2024 11:07
Ohje arkistoitavien asiakirjojen digitoinnista päivitetty
Uusi ohje korvaa ja kumoaa Kansallisarkiston aiemmat vaatimukset hävittämiseen tähtäävään digitointiin ja erikoisaineistojen digitointiin
-
21.11.2024 15:09
Tietosuoja, tiedonhallinta ja arkistointi -seminaari 27.1.2025 – ilmoittaudu nyt!
Tilaisuus järjestetään paikan päällä Kansallisarkiston vanhassa tutkijasalissa.