Tietopalvelu
Lähtökohtaisesti tietopalveluvastuu säilytysvaiheessa olevista aineistoista on Siirtäjällä ja arkistovaiheen aineistoista Kansallisarkistolla. Siirtäjä voi toteuttaa tietopalvelun joko Kansallisarkiston Astia-verkkopalvelun tai hallussaan olevan aineistokopion avulla. Säilytysvaiheessa olevan tietoaineiston tietopalvelu kuvataan tarkemmin Kansallisarkiston Astia-palvelun palvelukuvauksessa ja Astian käyttöohjeissa.
Aineistokopioiden kohdalla on tärkeää muistaa laista tuleva vastuu aineistojen siirtyessä arkistovaiheeseen. Tiedonhallintalain (906/2019) 21 §:n mukaan säilytysajan päättymisen jälkeen tietoaineistot on arkistoitava tai tuhottava viipymättä tietoturvallisella tavalla.
Mikäli tietoaineiston siirto on perustelua tehdä poikkeuksellisesti offline-siirtona, eikä se ole käytettävissä Astia-palvelun kautta, huolehtii Kansallisarkisto tarvittaessa sopimusperustaisesti myös säilytysvaiheessa olevan aineiston tietopalvelusta.
Aineiston käyttö
SAPA-siirtokäyttöliittymän kautta siirretyt aineistot tulevat käytettäviksi Astia-palvelun kautta. Siirtäjä määrittää, kenelle annetaan säilytysvaiheessa olevaan tietoaineistoon käyttöoikeudet ja hakee ne Astia-palvelulta.
ASTIAn käyttöön liittyvissä kysymyksissä ja huomioissa käytä ASTIA-palvelun palautelomaketta.
Rekisterinpitäjyys ja henkilötietojen käsittely
Kansallisarkisto toimii siirtosopimuksen mukaisesti säilytysvaiheessa olevan tietoaineiston henkilötietojen käsittelijänä ja Siirtäjä rekisterinpitäjänä. Sopijapuolet sitoutuvat noudattamaan toiminnassaan voimassa olevaa henkilötietojen käsittelyyn ja tietosuojaan liittyvää lainsäädäntöä. Kansallisarkisto toimii Kansallisarkistoon siirretyn arkistovaiheen tietoaineiston rekisterinpitäjänä ja kantaa siitä aiheutuvat tietosuojalainsäädännön asettamat vastuut ja velvoitteet.
Tietoturvapoikkeama
Mikäli huomaat digitaalisiin tietoaineistoihin liittyvän tietoturvapoikkeaman tai epäilet tällaista, ilmoita asiasta Kansallisarkistolle.
Arkistoinnin ohjaus
Löydät Arkistoinnin ohjaus -sivustolta tietoa arkistoinnin suunnittelusta ja toteuttamisesta, muun muassa arkistointia koskevia määräyksiä ja ohjeita sekä tietoa tulevista koulutuksista.
Sivustolla on myös ohjeet
- arkistoitavan viranomaisaineiston siirtämisestä Kansallisarkistoon ja
- yksityisarkiston luovuttamisesta Kansallisarkistoon
Kansallisarkisto on arkistotoimen asiantuntijaviranomainen
Ohjaamme, neuvomme ja koulutamme digitaalisen ja analogisen aineiston hallinnan, arkistoinnin ja arvonmäärityksen kysymyksissä.
Mikäli et löydä sivuilta vastausta kysymykseesi tai sinulla on johonkin aihealueeseen liittyviä lisäkysymyksiä, ole meihin suoraan yhteydessä.
Onko arkistointi sinulle uusi asia tai haluatko muuten vain kerrata perusteita? Aloita tästä: Arkistoinnin toimenpidepolku, Mitä arkistointi tarkoittaa.
Uusimmat tiedotteet
-
10.1.2025 12:45
Päätös julkishallinnon taloushallinnon, hallintoasioiden ja tiedonhallinnan asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvästä säilytyksestä
Päätöksessä määritellään taloushallinnon, hallintoasioiden ja tiedonhallinnan pysyvästi säilytettävät sekä määräajan säilytettävät asiakirjat ja tietoaineistot.
-
20.12.2024 11:07
Ohje arkistoitavien asiakirjojen digitoinnista päivitetty
Uusi ohje korvaa ja kumoaa Kansallisarkiston aiemmat vaatimukset hävittämiseen tähtäävään digitointiin ja erikoisaineistojen digitointiin
-
21.11.2024 15:09
Tietosuoja, tiedonhallinta ja arkistointi -seminaari 27.1.2025 – ilmoittaudu nyt!
Tilaisuus järjestetään paikan päällä Kansallisarkiston vanhassa tutkijasalissa.
-
19.11.2024 13:41
Tervetuloa Arkistoinnin toimenpidepolulle!
Uusi opas tarjoaa kokonaiskuvan arkistoinnin toteuttamiseen liittyvistä työvaiheista.