Siirtäjän muistilista
Seuraavat tehtävät ovat Siirtäjän vastuulla siirtopaketin muodostamisessa:
- Huolehdi aineiston siirtokuntoon saattamisesta ja siihen liittyvistä kustannuksista (arkistolain § 14).
- Tuota aineistopoiminnassa tarvittavat ratkaisut.
- Huomioi tiedostoja koskevat vaatimukset.
- Toteuta aineistopoiminta.
- Muodosta sovituista aineistoista siirtorakenteen mukainen siirtopaketti.
Siirtäjä ja Kansallisarkisto voivat sopia, että aineisto jaetaan useampaan loogiseen kokonaisuuteen eli siirtoerään. Yhdestä siirtoerästä muodostetaan yksi tai useampi siirtopaketti. Jokainen siirtopaketti tulee tallentaa ohjeiden mukaiseen hakemistorakenteeseen ja paketoida siirtoa varten.
Siirtopaketin koostamisessa voidaan hyödyntää esimerkiksi Siirtäjän järjestelmän omaa siirtotoiminnallisuutta tai siirtoa varten erikseen luotua ratkaisua. Kansallisarkisto ei tarjoa työkaluja siirtopaketin muodostamiseen, vaan Siirtäjän on tehtävä aineistopoiminta käytössään olevilla työkaluilla tai luotava tarvittava ratkaisu sovellustoimittajansa/palveluntarjoajansa tai muun teknisen kumppanin kanssa.
Mitä tietoaineistoja Kansallisarkistoon voi siirtää?
Kansallisarkistoon on mahdollista siirtää digitaalisia tietoaineistoja seuraavissa siirtorakenteissa:
SÄHKE2-aineistot
Viranomaisen toiminnan yhteydessä SÄHKE2-metatietorakenteeseen muodostunut tietoaineisto.
- SÄHKE2-siirtopaketin muodostaminen (pdf)
- SÄHKE2-metatietomalli ja -skeema
- Vastaanotettavia tiedostoja koskevat vaatimukset (pdf)
Digitoidut kuva-aineistot
Kansallisarkiston vuosien 2019 ja 2021 digitointimääritysten mukaisesti viranomaisen itse digitoiman aineiston siirto.
- Digitoidut kuva-aineistot - siirtopaketin muodostaminen (pdf)
- Kansallisarkiston vaatimukset hävittämiseen tähtäävään digitointiin (2019)
- Kansallisarkiston määritykset arkistoitavien erikoisaineistojen digitointiin (2021)
- Vastaanotettavia tiedostoja koskevat vaatimukset (pdf)
- Metatietolomake (excel), kuvailu aineisto- tai sarjatasolla
- Aineistojen kuvailu siirtokäyttöliittymässä
Huom!
MIX-metatietojen kansainvälisten määritysten mukaisessa skeemassa (versio 2) on iccProfileURI-niminen elementti. Skeeman kuvauksessa ja Kansallisarkiston digitointimäärityksissä nimi on version 1 mukaisessa muodossa iccProfileURL. Myös Kansallisarkiston Digitoidun aineiston validointityökalu hyväksyy tällä hetkellä muodon iccProfileURL. Kansallisarkistoon siirrettävissä digitoiduissa aineistossa tulee käyttää skeeman mukaista muotoa iccProfileURI. Validointityökalun ja määritysten osalta muoto pyritään korjaamaan myös mahdollisimman pikaisesti.
Rakenteiset tietoaineistot
Kansallisarkiston siirtokäyttöliittymän kautta voi siirtää XML-, CSV- ja JSON-formaateissa olevia rakenteisia tietoaineistoja. Esimerkki rakenteisista tietoaineistoista ovat digitaalisessa muodossa olevat diaaritiedot. Tällöin siirtoon liittyy usein tarve luopua vanhasta diaarisovelluksesta ja diaarin tietosisältö on määrätty pysyvään säilytykseen digitaalisessa muodossa.
- Rakenteiset tietoaineistot - siirtopaketin muodostaminen (pdf). Ohjeen lopusta löydät Kansallisarkiston XML-rakenteen, jota suositellaan hyödyntämään siirrossa.
- Vastaanotettavia tiedostoja koskevat vaatimukset (pdf)
- Metatietolomake (excel), kuvailu aineisto- tai sarjatasolla
- Aineistojen kuvailu siirtokäyttöliittymässä
Muut digitaaliset tietoaineistot
Aineistokokonaisuudet, jotka eivät sovellu muissa siirtorakenteissa siirrettäväksi, esimerkiksi verkkolevyille muodostuneet kokonaisuudet tai audiovisuaaliset aineistot.
- Muut digitaaliset tietoaineistot - siirtopaketin muodostaminen (pdf)
- Vastaanotettavia tiedostoja koskevat vaatimukset (pdf)
- Metatietolomake (excel), kuvailu aineisto- tai sarjatasolla
- Aineistojen kuvailu siirtokäyttöliittymässä
Siirrettäviä tiedostoja koskevat rajoitukset
Kansallisarkistoon siirrettäviä tiedostoja ja niiden tiedostomuotoja koskevat vaatimukset ja rajoitukset on otettava huomioon siirtopaketin koostamisessa. Lisätietoa löytyy ohjeesta Vastaanotettavia tiedostoja koskevat vaatimukset (pdf). Listaus tiedostomuodoista, joita voi siirtää Kansallisarkistoon, löytyy ohjeen lopusta.
Ohjevideot
Digitoidun aineiston siirtopaketin muodostaminen
Rakenteiset tietoaineistot -siirtopaketin muodostaminen (ent. muut tietoaineistot)
Arkistoinnin ohjaus
Löydät Arkistoinnin ohjaus -sivustolta tietoa arkistoinnin suunnittelusta ja toteuttamisesta, muun muassa arkistointia koskevia määräyksiä ja ohjeita sekä tietoa tulevista koulutuksista.
Sivustolla on myös ohjeet
- arkistoitavan viranomaisaineiston siirtämisestä Kansallisarkistoon ja
- yksityisarkiston luovuttamisesta Kansallisarkistoon
Kansallisarkisto on arkistotoimen asiantuntijaviranomainen
Ohjaamme, neuvomme ja koulutamme digitaalisen ja analogisen aineiston hallinnan, arkistoinnin ja arvonmäärityksen kysymyksissä.
Mikäli et löydä sivuilta vastausta kysymykseesi tai sinulla on johonkin aihealueeseen liittyviä lisäkysymyksiä, ole meihin suoraan yhteydessä.
Uusimmat tiedotteet
-
17.5.2024 14:40
Uusi tietopankki arkistointia tukeville oppaille ja ohjeille julkaistu
Arkistoinnin osaaja -tietopankki täydentyy vaiheittain.
-
29.4.2024 16:02
Sähköisen arkistoinnin palvelu -kyselyn tulokset
Helmikuussa järjestetyn sähköisen arkistoinnin palvelun viestintää koskevan kyselyn tulokset ja jatkotoimenpiteet
-
18.3.2024 15:22
Kansallisarkiston määräys taloushallinnon, hallintoasioiden ja tiedonhallinnan arkistoitavista tietoaineistoista tulossa syksyllä 2024
Pohjana tiedonhallintalautakunnan säilytysaikasuositus.
-
21.2.2024 14:02
Kansallisarkiston tuore metatietosuositus uudistaa arkistokuvailua
Suositus nostaa esiin arkistoitavien tietoaineistojen koko pitkän elinkaaren ja keskittyy niiden arkistokäyttöön liittyviin kuvailutarpeisiin.