Digitaalinen toimittaminen vaatii tarkkuutta ja aineistojen tuntemusta

Digitaalinen toimittaminen herättää toisinaan kysymyksiä siitä, mitä alkuperäiselle aineistolle tapahtuu digitoinnin jälkeen. Kansallisarkistossa aineistoja ei hävitetä digitaalisen toimittamisen yhteydessä, vaan ne säilyvät tallessa ja tarvittaessa käytettävissä myös analogisessa muodossa. Työ edellyttää tarkkuutta, sillä jokaiselle aineistolle valitaan sen kuntoon sopiva käsittelytapa.

Digitaalinen toimittaminen on Kansallisarkiston palvelu, jonka avulla asiakas saa tilaamansa tietoaineiston sähköisesti Astia-palveluun. Jotta aineisto voidaan toimittaa asiakkaalle, se täytyy ensin kuvata tai skannata. Jokaisen aineiston kohdalla arvioidaan, mikä digitointitapa on sille turvallinen. 

"Ratkaisevaa ei ole aineiston ikä sinänsä, vaan sen materiaali ja kunto”, kertoo Kansallisarkiston ylitarkastaja Juho Mattila, joka työskentelee Hämeenlinnassa digitaalisen toimittamisen parissa.  

Teollinen paperi tuli Suomessa laajamittaisesti käyttöön 1870-luvun jälkeen. Tällainen paperi soveltuu usein läpisyöttöskannerille, koska se kulkee laitteen läpi vaivattomasti. Sitä vanhempi lumppupaperi on laadultaan niin epätasaista ja pehmeää, että se ei kulje skannerin läpi. Se kuvataan yleensä kamerapöydällä, joka on hitaampi mutta aineistolle turvallisempi menetelmä. 

Sidottu aineisto muutetaan tarvittaessa paperipinoiksi 

Läpisyöttöskanneri on tehokas väline suurten aineistomäärien digitointiin, mutta se edellyttää, että aineisto koostuu irrallisista paperiarkeista. Tällaista aineistoa on Kansallisarkistossa melko vähän, joten läpisyöttöskanneria käytettäessä sidotut aineistot puretaan paperiarkeiksi. 

Työ alkaa kansien irrottamisesta. Sen jälkeen sidoksesta erotetaan vihkomaiset osat, jotka voivat olla sidottu esimerkiksi narulla, liimalla tai niiteillä. Lopuksi sidotusta reunasta leikataan sähköleikkurilla noin neljä millimetriä paperia pois, jotta arkit saadaan eroteltua toisistaan. 

Menetelmä voi kuulostaa rajulta, mutta Mattila muistuttaa, että suuri osa tällaisista aineistoista on alun perin koostunut yksittäisistä papereista, jotka on myöhemmin sidottu yhteen. 

”Näin on esimerkiksi tuomioaineistojen osalta”, Mattila kertoo. 

Tyypillisiä digitaalisen toimittamisen piirissä olevia aineistoja ovat esimerkiksi renovoidut tuomiokirjat ja maatalouslaskennat. Mattila painottaa, että jos aineistossa huomataan esimerkiksi tekstiä liian lähellä reunaa, sidosta ei leikata. Tällöin aineisto puretaan vihkoihin ja kuvataan kamerapöydällä. 

Työhön sisältyvät riskit tunnistetaan ja minimoidaan 

Kuten kaikkeen ihmisten tekemään työhön, myös digitaaliseen toimittamiseen sisältyy inhimillisen virheen mahdollisuus. Mattilan mukaan tämä tunnistetaan Kansallisarkistossa avoimesti. 

Aineistoja käsitellään tarkasti, riskit pyritään tunnistamaan etukäteen ja digitoidut kuvat tarkastetaan työn jälkeen. Jos esimerkiksi repeämä syntyy tai reunasta leikataan vahingossa liikaa, vahinko voidaan korjata, kunhan se huomataan heti. 

Kokemus on myös kehittänyt työtä. Kun digitaalista toimittamista on tehty pidempään, työntekijät ovat oppineet tunnistamaan entistä paremmin, millaisiin aineistoihin liittyy erityisiä riskejä. 

Aineisto säilyy tutkijoiden käytettävissä 

Digitointi ei tarkoita sitä, että alkuperäinen aineisto katoaisi tutkijoiden ulottumattomiin. Analoginen aineisto säilyy Kansallisarkistossa ja sen käyttöön voi anoa lupaa, mikäli digitoitu aineisto ei mahdollista tutkimuksen tekemistä. 

”Kun sidottu aineisto on muutettu paperipinoiksi, paperit sijoitetaan hapottomaan kansioon vaakasäilytykseen. Ne säilytetään alkuperäisessä järjestyksessään”, Mattila kertoo. 

Digitaalisen toimittamisen tavoitteena on ennen kaikkea parantaa aineistojen saavutettavuutta ja turvata niiden käyttö tulevaisuudessa. Digitaaliset kuvat vähentävät alkuperäisaineiston käsittelytarvetta, mikä osaltaan suojaa aineistoja kulumiselta. 

Ymmärrämme, että asiakirjojen käsittelyyn liittyvät kysymykset voivat herättää huolta. Palautetta digitaalisesta toimittamisesta voi antaa tilauksen jälkeen lähetettävän palautelinkin kautta ja ongelmatilanteissa kehotamme ottamaan yhteyttä osoitteeseen [email protected].  

Aineistojen kuvaamisen ja skannaamisen lisäksi digitointiin liittyy useita taustalla tehtäviä työvaiheita, kuten aineistojen liittäminen taustajärjestelmiin. Näihin työvaiheisiin palataan tekstin jatko-osassa.