Digitalisaatio yhä keskeisemmässä roolissa – poimintoja vuosikatsauksesta

Kansallisarkisto edistää toiminnallaan julkisen hallinnon digitalisaatiota, digitaalista arkistointia ja digitalisoituvaa tutkimusprosessia.

Kansallisarkiston keskeisenä tavoitteena on siirtää toiminnan painopistettä digitaalisiin palveluihin ja niiden kehittämiseen. Tämä tavoite linkittyy julkisen hallinnon strategian jalkauttamiseen ja muuttuvaan tutkimukseen.

Kansallisarkisto edistää toiminnallaan julkisen hallinnon digitalisaatiota, digitaalista arkistointia ja digitalisoituvaa tutkimusprosessia.

Asiakkaat

Myös asiakkaat ovat löytäneet hyvin Kansallisarkiston verkkopalveluiden pariin. Tämän todistaa 80 prosentin lasku fyysisissä asiakaskäynneissä viimeisen kahdenkymmenen vuoden aikana.

Jopa yli 90 prosenttia Kansallisarkiston asiakkaista käyttää ainoastaan verkkopalveluita. Käyttäjämäärän ennustetaan nousevan vuoden 2025 loppuun mennessä, kun rajoitettujen aineistojen verkkokäyttö mahdollistuu ja takautuvaa digitointia vahvistetaan digitointistrategiassa määritellyin toimenpitein. 

Massadigitointi ja digitaalinen aineisto

Kansallisarkisto ottaa valtionhallinnosta vastaan ainoastaan digitaalista aineistoa. Tätä toteutetaan ottamalla vastaan alkujaan digitaalista aineistoa sekä digitoimalla valtion viranomaisten hallussa olevia arkistoitavia paperiasiakirjoja.

Tämä massadigitoinniksi kutsutun prosessin tuotanto sijaitsee Mikkelissä ja Helsingissä. Prosessia kehitetään jatkuvasti ja tänä vuonna ryhdytään hävittämään digitoituja analogisia aineistoja vuonna 2022 määritellyn prosessin mukaisesti. 

Massadigitoinnin keskitetty rahoitus hyödyttää koko valtionhallintoa ja mahdollistaa toiminnan pitkäjänteisen kehittämisen. On ilahduttavaa, että tutkijoiden kiinnostus massadigitoinnin tiekartalla oleviin aineistoihin on kasvanut. Parhaillaan on käynnissä kaksi erillisrahoitettua projektia digitaalisten aineistojen laadun ja käytettävyyden kehittämiseksi. 

Digitaalisen aineiston vastaanotto ja digitointi edistävät tiedon monipuolista käyttöä ja parantavat Kansallisarkiston toiminnan kustannustehokkuutta. Tavoitteena on lisätä digitointi- ja arkistopalveluiden myyntiä, jota tukee kaikissa toimipaikoissa tehtävä digitointi. Alkuvuodesta 2022 otettiin käyttöön uudistettu tietopalvelujärjestelmä Astia. 

Arkistolaki

Opetus- ja kulttuuriministeriö johtaa arkistolainsäädännön kokonaisuudistusta, jossa Kansallisarkisto on ollut aktiivisesti mukana. Uuden arkistointilain keskeisenä tavoitteena on mahdollistaa Kansallisarkiston digitaalisten palveluiden käyttö koko julkiseen hallintoon. Tämän palvelukokonaisuuden kehittäminen on myös ministeriön keskeisin digihanke, jota rahoitetaan vuosina 2023–2025 tuottavuusrahoituksella.

Toimitilastrategia ja kiinteistöt

Toimitiloja Kansallisarkistolla löytyy Helsingistä Inariin. Niin arvokasta kuin ne kulttuurihistoriallisesti ovatkin, tarkoittaa tämä myös korkeita kiinteistökustannuksia. Kansallisarkiston saamasta budjettirahoituksesta kiinteistökustannukset muodostavat nimittäin 40 %. Kustannusten suuruus ja jatkuva nousu ovat Kansallisarkistolle toiminallisesti ja taloudellisesti kestämättömiä pitkällä tähtäimellä. 

Uusi organisaatiorakenne ja sopeuttamistoimet

Vuonna 2022 jouduttiin toteuttamaan taloudellisia sopeuttamistoimia menojen ja tulojen tasapainon saavuttamiseksi. Kulurakennesyistä nämä toimet kohdistuivat henkilöstöön. Samalla toteutettiin toiminnallisia muutoksia digitalisaation vauhdittamisen edistämiseksi ja loppuvuodesta vahvistettiin uusi organisaatiorakenne.