Kansallisarkiston tuore metatietosuositus uudistaa arkistokuvailua
Suositus nostaa esiin arkistoitavien tietoaineistojen koko pitkän elinkaaren ja keskittyy niiden arkistokäyttöön liittyviin kuvailutarpeisiin.
Kansallisarkiston uusi Arkistoitavien tietoaineistojen perusmetatiedot -suositus on yleistasoinen ja laajennettava arkistokuvailun viitekehys, jossa on huomioitu kansallinen ja kansainvälinen kehitys.
Suositus auttaa julkisen hallinnon toimijoita kehittämään arkistoitaviin tietoaineistoihin liittyviä tiedonhallinnan prosesseja ja ratkaisuja.
Tietoaineistojen arkistokäytön huomiointi metatietojen tuottamisessa on osa julkishallinnon toimijan tiedonhallintatehtävää. Kansallisarkiston tuoreen metatietosuosituksen tavoitteena on tukea organisaatiota tässä työssä.
Suositus määrittelee arkistollisen käyttökontekstin edellyttämän metatietokokonaisuuden. Samalla se auttaa huomioimaan arkistoinnin vaatimuksia tiedon elinkaaren kaikissa vaiheissa. Yksi suosituksen tärkeimpiä tavoitteita on erilaisten digitaalisten aineistokokonaisuuksien tuominen arkistokuvailun piiriin.
Arkistometatieto edistää tiedon ymmärrettävyyttä pitkällä aikavälillä
Tiedon myöhemmän ymmärrettävyyden varmistamiseksi arkistoitavat tietoaineistot pitää aina kytkeä niiden muodostumiseen liittyvään toimintaan ja toimijoihin.
Arkistometatieto kuvaakin aineiston sisällön ja rakenteen lisäksi myös aineiston suhteita muihin aineistoihin ja niihin yhteyksiin, joissa sitä on elinkaarensa aikana käsitelty.
Metatieto
Metatiedolla tarkoitetaan tietoaineiston kontekstia, sisältöä ja rakennetta kuvaavaa tietoa, joka ohjaa ja dokumentoi aineiston käsittelyä ja hallintaa.
Sisällöltään, muodoltaan ja laadultaan yhtenäinen metatieto on elintärkeä osa arkistoitavien tietoaineistojen säilymisen, ymmärrettävyyden ja käytettävyyden varmistamista niiden pitkän elinkaaren aikana.
Lailla tai lain nojalla arkistoitavaksi säädettyjä tietoaineistoja säilytetään ilman aikarajaa osana asiakirjallista kulttuuriperintöä. Käyttö on tällöin pääasiassa tutkimuskäyttöä.
Tärkeä näkökulma ovat lisäksi aineiston käyttöön liittyvät rajoitukset. Niiden johdonmukainen hallinta on edellytys sille, että aineistoja voidaan tarjota arkistossa turvallisesti käytettäväksi.
Arkistometatiedon kattavuuden varmistaminen on osa organisaation arkistoinnin suunnitelmallisuutta ja hallintaa. Käytännössä arkistometatiedon kertyminen alkaa arkistoitavan tietoaineiston muodostumishetkellä ja jatkuu läpi koko sen elinkaaren.
Arkistokuvailu tarkoittaa jotain tietoaineistoa koskevan arkistometatietokokonaisuuden lisäksi myös sitä tehtävää ja prosessia, jolla arkistometatietoa tuotetaan. Osa arkistometatiedosta voidaan liittää tietoaineistoihin, kun ne arkistoidaan tai siirretään arkistoon. Arkistossa metatietoja voidaan edelleen täydentää.
Uuden suosituksen tavoite on arkistokuvailun ja arkistoitavien tietoaineistojen hallinnan pitkäjänteinen kehittäminen.
Kuvailutiedon merkitys tulee edelleen kasvamaan digitaalisessa toimintaympäristössä, muun muassa erilaisten laajojen data-aineistojen kohdalla. Ilman kuvailutietoa suuri määrä nyt muodostuvasta tiedosta on vaarassa menettää ymmärrettävyytensä ja käytettävyytensä.
Arkistometatieto palvelee arkistointitarkoitusta eli tietoaineistojen arkistokäyttöä, mutta parantaa tietoaineistojen käytettävyyttä myös niiden alkuperäisissä käyttötarkoituksissa.
”Arkistometatiedon näkökulma eroaa kuitenkin esimerkiksi viranomaisen asiankäsittelyyn tai palvelutuotantoon liittyvästä metatiedosta”, kertoo ylitarkastaja Anssi Lampela, joka vastaa kuvailun kehittämisestä Kansallisarkistossa.
Tiedonhallinnan niin kutsutussa elinkaarimallissa arkistokäytön tarpeet vaikuttavat arkistoitavan tietoaineiston muodostumisesta alkaen siihen, mitä kuvailutietoa siitä tuotetaan.
Arkistoidun tiedon käyttötavat ovat sen pitkän elinkaaren aikana hyvin moninaisia. On hyvä muistaa, että tiedon alkuperäisten tuottajien asiantuntemus ei enää arkistossa ole tiedon uusien hyödyntäjien tukena.
Kuvailussa on tärkeää juuri aineistojen moniulotteisen ja tiedon elinkaaren aikana myös muuttuvan kontekstin esittäminen, samoin aineistojen hahmottaminen arkistollisina kokonaisuuksina.
Myöhemmässä vaiheessa on tärkeää tietää esimerkiksi se, miten ja mihin tarkoitukseen aineisto on syntynyt ja mihin muihin aineistoihin se liittyy. Oma erityiskysymyksensä ovat aineistojen erilaiset digitaaliset ja analogiset muodot ja näiden väliset suhteet.
Suositus tuo arkistokuvailun tähän päivään
Uusi suositus on itsessään yleinen, laajennettavissa oleva arkistokuvailun viitekehys, jossa on huomioitu kuvailun ja sen standardoinnin kansallinen ja kansainvälinen kehitys. Se ajantasaistaa merkittävästi arkistoitavien tietoaineistojen kuvailua ja metatietoja.
Kansallisarkisto on julkaissut tietoaineistojen arkistokuvailua koskevat kuvailu- ja luettelointisäännöt viimeksi vuonna 1997. Uuden suosituksen määritykset perustuvat kansainväliseen arkistokuvailun RiC-CM-käsitemalliin, jonka ensimmäinen versio julkaistiin marraskuussa 2023.
”Vuoden 1997 määritykset ovat vanhentuneet ja soveltuvat lähinnä alkujaan analogisten tekstiaineistojen kuvailuun. Aineistojen kontekstin kuvailun lähtökohta oli niissä arkistonmuodostaja”, Lampela kertoo.
Uusi malli mahdollistaa kontekstin kuvailun moniulotteisena suhdeverkostona. Varsinkin niin kutsutun tehtäväkontekstin kuvailuun tulee kiinnittää huomiota. Aineistot on aina tärkeää kytkeä siihen toimintaan, jossa ne muodostuvat.
Tässä vaiheessa perusmetatietosuositus on ensisijaisesti sisältösuositus. Siinä ei määritellä esimerkiksi luettelointisääntöjä tai metatietojen muita varsinaisia esitystapoja.
Suosituksessa kuitenkin ohjeistetaan yleisellä tasolla, miten kertyvän tai tuotettavan metatiedon laatua, monikäyttöisyyttä ja hyödynnettävyyttä voidaan suunnitella ja tukea tiedon elinkaaren kaikissa vaiheissa.
Kommentointipalaute auttoi suosituksen viimeistelyssä
Arkistoinnin perusmetatietojen suositusluonnos oli kommentoitavana Lausuntopalvelu.fi-palvelussa loppuvuodesta 2023. Kommentointipalaute huomioitiin suosituksen viimeistelyssä.
Muun muassa suosituksen sanasto-osuutta on laajennettu ja käsitteiden määritelmiä täsmennetty.
Esimerkkien määrää on lisätty kautta linjan. Samoin kuvailtavia kohteita ja niiden välisiä suhteita on konkretisoitu ja visualisoitu.
"Myös arkistoinnin metatietojen suhdetta muihin tietoaineistojen elinkaaren aikana kertyviin ja tuotettuihin metatietoihin on suosituksessa edelleen täsmennetty”, Lampela kertoo.
Merkittävin muutos on kokonaan uuden Ilmentymä-metatietoluokan lisääminen lopulliseen suositukseen.
Ilmentymällä tarkoitetaan aineiston erilaisiin fyysisiin ilmenemismuotoihin liittyvää kuvailunäkökulmaa. Se on tarpeen erityisesti silloin, kun aineistolla on useampi kuin yksi arkistoitava ilmenemismuoto. Esimerkiksi tästä käyvät digitoidun aineiston analogiset ja digitaaliset ilmentymät.
Ohjeistetun metatietokonaisuuden on tarkoitus olla yhteensopiva Kansallisarkistoon siirrettäviä tietoaineistoja koskevien metatieto-ohjeiden kanssa.
Suosituksesta ja arkistokuvailun kehittämisestä kerrotaan lisää Kansallisarkiston kevään infotilaisuuksissa.
Lisätietoja
- Arkistoitavien tietoaineistojen perusmetatiedot -suositus
- Palaute ja kysymykset: [email protected]
- Lisätietoa arkistokuvailusta Kansallisarkiston verkkosivuilla