Kansallisarkiston vastuullisuusraportti 2022
Kansallisarkisto huolehtii yhdessä muiden viranomaisten kanssa siitä, että Suomen asiakirjallinen kulttuuriperintö tallennetaan digitaalisesti ja saatetaan yhä laajempaan käyttöön. Aineistojen parantuva hyödynnettävyys tukee tutkimustoimintaa, tietoon perustuvaa toimintatapaa ja sivistystä.
Kansallisarkisto huolehtii yhdessä muiden viranomaisten kanssa siitä, että Suomen asiakirjallinen kulttuuriperintö tallennetaan digitaalisesti ja saatetaan yhä laajempaan käyttöön. Aineistojen parantuva hyödynnettävyys tukee tutkimustoimintaa, tietoon perustuvaa toimintatapaa ja sivistystä. Se lisää yhdenvertaisuutta ja osallisuutta, vahvistaa demokratiaa, luo edellytyksiä merkitykselliselle elämälle sekä tukee luottamusta yhteiskunnallisiin instituutioihin.
Vuosi 2022 oli poikkeuksellinen Venäjän aloittaman hyökkäyssodan takia. Kansallisarkisto panosti vahvasti varautumistyöhön sekä kansallisen että kansainvälisen asiakirjallisen kulttuuriperinnön suojelemiseksi. Oman henkilöstön turvallisuusosaamista parannettiin koulutuksella ja harjoitustoiminnalla.
Kestävä kehitys otetaan Kansallisarkistossa huomioon kaikessa päätöksenteossa ja se on integroituna toiminnan ja talouden suunnitteluprosesseihin. Kestävä kehitys edellyttää tiedon lisäämistä sekä tietoisuuden ja vastuullisuusosaamisen vahvistamista, jota koordinoi Strategian ja osaamisen palvelut. Lisäksi yhteistyötä tehdään opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonalan kaverivirastojen kanssa.
Kansallisarkiston arvot; avoimuus ja luottamuksellisuus, tasapuolisuus ja riippumattomuus, tukevat kestävää kehitystä. Yhteinen ymmärryksemme siitä, miten Kansallisarkisto voi vaikuttaa kestävään kehitykseen, on vahvistunut. Oikeilla toimilla voimme lisätä positiivista kädenjälkeämme ja vähentää ympäristöjalanjälkeämme.
Vastuullisuustavoitteet
Kansallisarkisto on valinnut oman toimintansa näkökulmasta merkittävimmät YK:n Agenda 2030:n mukaiset kestävän kehityksen tavoitteet, joita avataan alla lisää. Näille tavoitteille ja niiden alatavoitteille on pyritty määrittelemään mittareita, joilla edistämistä voidaan osoittaa.
Digitalisaatio
Kansallisarkisto luo pohjaa julkisuuden, avoimuuden, hyvän hallinnon ja demokratian toteutumiselle suomalaisessa yhteiskunnassa. Kansallisarkiston kestävän kehityksen mukainen vaikuttavuus kasvaa digitalisaation myötä, kun aineistot tulevat yhä helpommin hyödynnettäviksi. Erityisesti yhdessä tekstintunnistuksen kanssa digitointi lisää aineistojen käytettävyyttä ratkaisevasti. Muuttumattoman tiedon saatavuus vahvistaa luottamusta viranomaisiin ja tukee näin kansalaisyhteiskuntaa ja yhteiskuntarauhaa.
Aineistojen digitaalinen ja analoginen käyttö kuvaa Kansallisarkiston toiminnan kehitystä avoimen ja hyvän hallinnon toteuttajana. Digitaalisen aineiston verkkokäyttö on kasvanut, mutta analogisten asiakirjojen käyttö tutkijasalissa on vähäisempää verrattuna koronaa edeltävään aikaan (v. 2019 tilattu 58 019 asiakirjaa).
Kansallisarkisto luo pohjaa myös tietoon perustuville palveluille ja taloudelle edistämällä digitalisaatiota ja avoimen datan saatavuutta.
Kansallisarkisto toimii arkistoalalla digitaalisen toimintatavan esimerkkinä. Se tukee ohjauksellaan ja palveluillaan viranomaisten siirtymistä digitaaliseen arkistointiin. Digitaalinen arkistointi vähentää virastojen ja Kansallisarkiston arkistotilojen rakentamis- ja ylläpitotarvetta. Digitaalinen asiakirjallinen tieto on käytettävissä paikkariippumattomasti. Digitalisaatio myös vähentää paperin kulutusta. Toisaalta, kun aineistojen sähköinen käyttö lisääntyy, myös energiankulutus kasvaa.
Kansallisarkiston digitoidusta aineistosta 57 % on julkista. Viranomaiset voivat hyödyntää Kansallisarkiston massadigitoimaa aineistoa ja antaa sitä kansalaisten käyttöön. Massadigitoinnissa valtion viranomaisten arkistoitavat paperiasiakirjat digitoidaan, jotta ne ovat käytettävissä digitaalisessa muodossa. Asiakirjojen paperinen säilytysmuoto hävitetään digitoinnin jälkeen. Massadigitoidun aineiston määrä on kasvussa. Takautuvassa digitoinnissa aikoinaan analogisina saapuneet aineistot digitoidaan jälkikäteen.
Tutkimus
Kansallisarkisto on keskeinen osa suomalaista tutkimusinfrastruktuuria. Tutkimus luo pohjan korkeatasoiselle koulutukselle. Tietovarannoillaan Kansallisarkisto mahdollistaa elinikäistä ja jatkuvaa oppimista. Tieto ja sen hyödyntäminen niin tieteellisessä tutkimuksessa kuin suoraan yhteisöjen ja yksilöiden toimissa tukee yhteiskunnan muutoskykyä sekä luovaa, tutkivaa ja vastuullista toimintaa.
Jotta voimme olla edelläkävijöitä palveluidemme tuottamisessa, tavoittelemme avointa, innovatiivista, kokeilevaa ja tuloksellista toimintakulttuuria. Kansallisarkisto edistää arkisto-osaamista yhteistyössä yliopistojen ja muiden koulutustoimijoiden kanssa.
Yhteiskunnallinen vaikuttavuus
Kansallisarkisto aktivoi yksityisiä yhteisöjä ja jopa yksittäisiä kansalaisia mukaan toimintaansa erityisesti vapaaehtoisdigitoinnin sekä tekstintunnistamisen ja tutkimuksen joukkoistamishankkeissa. Vuonna 2022 sotapäiväkirjatalkoisiin osallistui yli 200 vapaaehtoista ja puhtaaksikirjoitettuja sanoja oli noin 1,1 miljoonaa. Yhteistyöhankkeita oli 10 kpl vuonna 2022. Nämä hankkeet lujittavat sidosta Kansallisarkiston ja kansalaisyhteiskunnan välille sekä tehostavat arkiston toimintaa.
Kansallisarkiston tutkimushankkeet lisäävät yhteiskunnallista ymmärrystä. Aineistojen hankinta ja tutkimushankkeiden tukeminen syventävät tietoja maamme historiasta ja yhteiskunnallisesta kehityksestä. Venäjän 24.2.2022 aloittama laajamittainen hyökkäyssota Ukrainassa keskeytti aineiston hankinnan Venäjältä. Kansallisarkisto myös toteuttaa kansainvälistä solidaarisuustyötä erityisesti tarjoamalla turvapaikan kriisialueiden uhanalaisille aineistoille.
Työn merkitys ja hyvinvointi
Kansallisarkiston henkilöstö kokee työnsä merkitykselliseksi. Merkityksellisyyden kokemus on tärkeää työhyvinvoinnin kannalta. Samalla se kertoo siitä, että työmme on kestävän kehityksen tavoitteiden mukaista. Toteutamme ja kehitämme tasa-arvo- ja yhdenvertaisuustyötä, jonka tavoitteena on ehkäistä kaikenlaista syrjintää ja asiatonta kohtelua sekä edistää yhdenvertaisuutta työssä.
Kansallisarkiston jalanjälki eli toiminnan negatiiviset vaikutukset ympäristöön
Kansallisarkiston toimipaikat sijaitsevat Helsingissä, Hämeenlinnassa, Joensuussa, Jyväskylässä, Mikkelissä, Oulussa, Turussa ja Vaasassa. Lisäksi Saamelaisarkisto toimii Inarissa. Arkistotoiminta on tilaintensiivistä ja aineistojen säilyvyys edellyttää energiaa vaativaa olosuhteiden hallintaa.
Kansallisarkisto käyttää vihreää sähköä, mikä on merkittävästi alentanut sähkökulutuksesta johtuvaa ympäristöjalanjälkeä. Sähkön kokonaiskulutus on laskenut 3,6 %. Lämmön kokonaiskulutus on pysynyt Kansallisarkiston toimipaikoissa vuoden 2021 tasolla. Lämpöenergian päästöt ovat olleet laskussa johtuen siitä, että osaan kiinteistöjä on hankittu hiilineutraalia kaukolämpöä. Hämeenlinnan toimipaikassa syksyllä 2022 käyttöönotetut aurinkopaneelit tuottivat 900 kWh energiaa.
Keskeinen osa henkilöstön ympäristövaikutuksesta aiheutuu matkustamisesta. Etäkokoukset ja hybridityö kuitenkin vähentävät tarvetta matkustamiselle. Matkustaminen on koronapandemian jälkeen lisääntynyt, mutta sitä pyritään myös taloudellisista syistä pysyvästi vähentämään. Tämän tavoitteen saavuttamisen tärkein mittari on lentomatkustuksen määrä.