Pääjohtaja Päivi Happonen Kansallisarkiston strategia- ja henkilöstöpäivillä

Visioajatukseen ”elävä muisti – kestävä kehitys” tiivistyy olennaisesti useampi yhteiskunnallinen megatrendi eli demokratia, ketteryys, innovointi, avoimuus, pitkäaikaisuus ja ilmastonmuutoksen torjuminen.

Esiin nousseeseen visioajatukseen ”elävä muisti – kestävä kehitys” tiivistyy olennaisesti useampi yhteiskunnallinen megatrendi eli demokratia, ketteryys, innovointi, avoimuus, pitkäaikaisuus ja ilmastonmuutoksen torjuminen. Tähän visioon sisältyy tarkemmin tarkasteltuna myös se, että Kansallisarkisto on verkostoitunut, edistyksellinen, jatkuvasti ja rohkeasti uudistuva ja kehittyvä julkishallinnon organisaatio, jolla on vahva asema digitaalisen, laaja-alaisen tutkimuksen infrastruktuurina ja joka on hyvä paikka tehdä töitä ja edistää asioita yhdessä.

Puhun paljon eri yhteyksissä hallitusohjelmasta, koska se on seuraavien neljän vuoden aikana yksi niistä isoista asioista, joita me valtion virkamiehinä ja työntekijöinä toteutamme ja joka linjaa yhteiskunnan muutoksen suunnan, korostaa tekoälyn ja digitalisaation voimaa muutostekijöinä, painottaa tutkimuksen, kehityksen ja innovaatioiden merkitystä kansantaloutta ja kansainvälistä kilpailukykyä lisäävinä ajureina sekä asettaa taloudellisia reunaehtoja julkishallinnon toiminnan tehostamiselle ja muutoksen välttämättömyydelle. Yhteistyö, osaaminen, oppiminen, poikkihallinnollisuuden edistäminen, datatalous, avoin tiede ja laadukas tutkimus ovat meille Kansallisarkistona strategisia avainsanoja, joihin toimintamme ja identiteettimme keskeisesti kiinnittyy. Meillä on myös huomattava tarve vaikuttaa lainsäädäntöön, erityisesti tietosuojalainsäädäntöön ja tiedonhallintalakiin. Ja luonnollisesti merkittävä tarve myötävaikuttaa arkistolainsäädännön viimeistelyyn ja voimaantuloon.  

Aiemmin on totuttu siihen, että muutokset ja kehittäminen merkitsevät lisäresursseja eli lisää rahaa ja lisää ihmisiä muun toiminnan jatkuessa ennallaan. Tilanne on jo jonkin aikaa ollut toinen ja sama trendi jatkuu myös tulevaisuudessa. Se edellyttää ketteryyttä, innovatiivisuutta ja avarakatseisuutta sekä toimivia suhteita sidosryhmiin, poliitikkoihin ja päätöksentekijöihin. Tietämystä ja ymmärrystä Kansallisarkiston tehtävistä ja roolista julkishallinnon tiedonhallinnan kehittäjänä ja toisaalta tutkimusinfrastruktuurina täytyy edelleen kasvattaa. Se on yksi strateginen, toiminnallinen ja viestinnällinen tavoite.

Muutos tuntuu joka sektorilla yhteiskunnassa. Työ, asiakkaat, johtaminen, palvelutuotanto, tietojärjestelmät ja osaamisvaatimukset muuttuvat. Jo muutaman vuoden ajan on keskusteltu siitä, mitkä tehtävät voisivat siirtyvät kokonaisuudessaan tekoälyn ja robottien hoidettaviksi. Osa tehtävistä poistuu ja osan sisältö muuttuu. Tulee myös uusia tehtäviä.

Me suuntaamme tulevaisuuteen muutostrendejä ennakoiden, eri skenaarioita rakentaen myös pohjoismaista ja osittain kansainvälistä viitekehystä verrokkina käyttäen. Strategisten tavoitteiden selkeyttämisessä, virkistämisessä ja kirkastamisessa tunnistetaan asiakaslähtöisyys, muuttuvan hallinnon ja tutkimuksen vaikutukset, digitalisaation ja tekoälyn mahdollisuudet, osaaminen ja oppiminen sekä johtamisen kehittäminen.  Olemassa oleva osaaminen asemoidaan muuttuvan toimintaympäristön tarpeisiin, esimerkiksi analogisen aineiston tuntemus palvelemaan asiakkaiden tarpeita verkossa.

On tärkeää tarkastella maailmaa myös Kansallisarkiston ulkopuolella. Vero on iso toimija, jonka digitaalisiin, helppokäyttöisiin, vähän toimenpiteitä vaativiin palveluihin olemme todennäköisesti kaikki tyytyväisiä. Omien asiakaslähtöisten palveluidemme kehittämisessä kohti yhtä luukkua on hyvä kuulla muita ja oppia muilta, miten esimerkiksi sisäiset muutosprosessit on toteutettu ja miten asioita edistyksellisessä käytettävyydessä tai asiakaslähtöisessä kehittämisessä ja johtamisessa voisi huomioida.

Kaiken kaikkiaan muutostrendien tunnistaminen yhdessä asiakkaiden, yliopistojen, ulkomaisten arkistojen ja julkishallinnon toimijoiden kanssa on meille äärettömän merkityksellistä. Esimerkiksi nykytutkimus odottaa meiltä kyvykkyyttä jakaa isoja datamassoja, myös syntysähköisistä tietoaineistoista – se on paitsi Tanskan, myös yksi meidän keskeisistä lyhyen tähtäimen tehtävistä. Isojen datamassojen jakamiseen kytkeytyy vähintään joitakin avoimia kysymyksiä, joita tulemme lähitulevaisuudessa ratkaisemaan. Niitä ovat ainakin kontekstitietojen välittyminen, tilastointi, luvitus, yhteiset ratkaisut muiden vastaavia tarpeita omaavien toimijoiden kanssa.

Tähän kaikkeen liittyy myös toimintakulttuurimme vahvistaminen arjessa. Muutos toimintaympäristössä ja muutos meissä työntekijöinä muovaavat työskentelyämme ja Kansallisarkiston toimintakulttuuria. Kehitämme, mutta myös sitoudumme toteuttamaan sitä entistä tietoisemmin. Kulttuuri on henkinen liima, joka auttaa selviämään ja joka muuttuu ajassa.

Innostavan ja oppimiseen kannustavan työyhteisön luomisessa jokaisella on rooli. Meistä jokainen omalla toiminnallaan ja asenteellaan vaikuttaa Kansallisarkiston kulttuuriin, josta olisi hyvä rakentaa yhteistyön kulttuuri. Kulttuurikeskusteluissa jokainen voi osallistua toimintakulttuurin kehittämiseen. Samalla muodostamme strategian toteuttamiselle vahvan selkärangan.

Yhtenä keskeisenä tavoitteena on, että yhteistyö tiimien välillä saadaan toimimaan. Uusien yhteistyösuhteiden rakentaminen vaatii oman aikansa ja se edellyttää kärsivällisyyttä, mutta myös avointa mieltä ja tahtoa edistää asioita, etsiä ja kokeilla uusia toimintamalleja. Nähdä myös se, mikä on hyvin. Jokaisella on mahdollisuus kehittyä ja kehittää omaa työtään ja osaamistaan. Jokaisen meidän kannattaa miettiä, miten sitä mahdollisuutta hyödyntää.  

Olemme viimeisen vuoden aikana puhuneet paljon muutoskyvykkyydestä ja pyrkineet sitä tukemaan sekä ns. normaali- että kriisitilanteissa. Hallinnan tunne on yksi keskeisimpiä henkisiä voimavarojamme ja sitä lisää riittävän pitkälle katsominen, mutta samalla on myös hyväksyttävä, ettei kaikkea voi hallita. Vaikutusmahdollisuudet omaan työhön ja päätöksentekoon sekä kokemus osallisuudesta ovat tutkitusti ja tunnetusti hallinnan tunnetta lisääviä asioita. Yhteenkuuluvuuden, yhteisöllisyyden, merkityksellisyyden, joustavuuden, hyvinvoinnin, innostuksen ja työnilon sytyttäminen ovat tavoitteita, joihin me kaikki voimme vaikuttaa ja niitä käytännössä toteuttaa.
Viestintä- ja vuorovaikutuskäytänteiden merkitystä arjessa ei voi koskaan korostaa liikaa. Emme ole aiemmin juurikaan juhlistaneet onnistumisia tai saavutuksia ja se on varmasti myös yksi niistä asioista, joita meidän kannattaa viedä käytäntöön.

Viime viikolla Työterveyslaitoksen järjestämässä resilientti Kansallisarkisto -päätöswebinaarissa tunnistettuihin kehittämiskohteisiin tullaan kiinnittämään erityistä huomiota. Niitä ovat webinaarin tulosten mukaan yhteistyön ja luottamuksen kulttuurin vähäisyys, työmäärän sopivuus, ihmistä arvostamaton toimintakulttuuri, yhteistyöhaasteet työyksiköiden välillä ja yhteisen ideoinnin vähäisyys Kansallisarkiston kohtaamiin uusiin mahdollisuuksiin tarttumisessa. Sen sijaan työyksiköiden sisäinen yhteistyö, avoin keskustelu työhön liittyvistä haasteista ja jatkuva mahdollisuus oppia uutta arvioitiin hyvin toimiviksi kokonaisuuksiksi. Jälleen korostan, että on tärkeää huomata ja tunnistaa hyvät ja toimivat asiat ja asioiden edistyminen.  

Analysoimme eilisen ja tämän päivän ryhmäkeskusteluiden tulokset tarkasti ja muokkaamme niiden ja osaamisalueiden ennakkovalmistelun perusteella luonnoksen strategisiksi tavoitteiksi vuosille 2024-2025 ja toimenpiteet tavoitteiden saavuttamiseksi.

Strategiset tavoitteet määrittävät meidän jokaisen työn suuntaa ja tästä käydään aktiivisesti keskustelua. Jokainen toteuttaa omalla työllään strategiaa, on vaikuttamassa siihen, että Kansallisarkisto menestyy ja on yhdessä tuottamassa uusia ratkaisuja.

Käymme osaamisalueilla, toiminnoissa ja tiimeissä yhteistä keskustelua siitä, miten oma työ ja omat tavoitteet linkittyvät tavoitteiden saavuttamiseen ja strategian toteuttamiseen. Arvioimme omaa toimintaamme, jotta hahmotamme myös mahdollisten korjausliikkeiden tarpeet. Tässä myös kvartaaliraportoinnilla on oma roolinsa.

Toimintakulttuuria, tiedon jakamista, yhteistyön sujuvoittamista, mahdollisuutta osallistua uusien ratkaisujen suunnitteluun ja toteuttamiseen, osaamisen kehittymistä ja muita yhteistyötä tukevia keskeisiä toimintatapoja sekä johtamiskäytäntöjä edistetään jatkuvasti. Kaikkea ei voi toteuttaa kerralla. Muutos vaatii aikaa ja keskustelua.