Pääjohtaja Päivi Happosen päätössanat Arkistopäivillä

Digitaalinen hallinto, tutkimus ja tietoaineistojen kansalaiskäyttö edellyttävät tiedon avoimuutta ja luotettavuutta. Vaatimus kohdentuu kaikkiin tietovarantoihin, joihin lukeutuu myös arkisto.

Hyvät arkistopäivien osallistujat. On tullut aika vetää yhteen näiden arkistopäivien keskeinen sisältö. Digitaalinen hallinto, tutkimus ja tietoaineistojen kansalaiskäyttö edellyttävät tiedon avoimuutta ja luotettavuutta. Vaatimus kohdentuu kaikkiin tietovarantoihin, joihin lukeutuu myös arkisto. Valtiokonttorin esityksestä kuulimme, että johdonmukaisesti, luotettavasti ja saavutettavasti käytössä oleva tieto on yksi niistä avaintekijöistä, joilla varmistetaan onnistunut ja osallistava päätöksenteko kaikilla yhteiskunnan tasoilla. Se on osa kestävän kehityksen rauhaan, oikeudenmukaisuuteen ja hyvään hallintoon tähtäävän tavoitteen toteuttamista.

Tiedonhallintalain ja arkistolain tavoitteena erilaisesta tulokulmasta huolimatta on digitaalisen tiedon laadun ja luotettavuuden turvaaminen ja siten julkishallinnon tehokkaan ja taloudellisen toiminnan edistäminen. Tiedonhallinnasta annetut periaatepäätökset perustuvat vain tiedonhallintalakiin, jolloin osa tiedon elinkaaresta tai osa tietoaineistoista rajautuu periaatepäätösten linjausten ulkopuolelle. Tiedon täysimääräinen avaaminen ja hyödyntäminen edellyttäisivät huomion kiinnittämistä myös arkistoituun tietoon.

Tiedon elinkaari tulisi kaikessa kehittämisessä nähdä yhtenä kokonaisuutena, jossa arkistointi ja arkistoon siirtyminen ovat vaiheita muiden joukossa – toki elämä arkistossa on päättymätön vaihe, johon kytkeytyy myös omia erityisiä toimia. Elinkaaren hallinnan näkökulmasta on ehdottoman tärkeää, että käytettävät käsitteet, ohjauksen elementit ja vaadittavat tietorakenteet ovat yhteensopivia.

Tiedon elinkaaren näkeminen yhtenä kokonaisuutena on metatietojen tuottamisen ja tiedon muun luotettavuuden takaamisen, mutta myös palveluiden kehittämisen näkökulmasta tärkeää. EU- ja kansallinen lainsäädäntö pystyttävät kuitenkin raja-aidan ensisijaisen käyttötarkoituksen ja arkistointitarkoituksen väliin. Palvelut ja prosessit rakennetaan tämän rajalinjan, mutta usein myös hallinnonalarajalinjojen mukaisesti.

Valtiovarainministeriön mukaan palveluiden ja prosessien sirpaleinen tarkastelu on tullut nyt tiensä päähän. Julkisen hallinnon ja julkisten palveluiden tuottamisessa tulisi hyödyntää täysimääräisesti digitalisaation avaamia mahdollisuuksia ja palvelumuotoilua.  Yhteiskunnan nopeat muutokset ja palvelutarpeet edellyttävät laajaa yhteistyötä ja poikkihallinnollista, ennakkoluulotonta ja ratkaisukeskeistä toimintaa. Tiedonhallinnan ja tiedon käytön toimintamalleja pitäisi kehittää nykyistä tiiviimmässä yhteistyössä ja kehittämistyön strategista painoarvoa yhteiskunnassa olisi nostettava. Toiminnallisesti ja taloudellisesti kestävien muutosten aikaansaaminen edellyttää määrätietoista, ennakkoluulotonta, laaja-alaista ja poikkihallinnollista strategista johtamista, palveluiden ja lainsäädännön kehittämistä kokonaisuutena sekä tätä tukevia rahoitusratkaisuja. Vain siten päästään sujuvaan ja yhteentoimivaan yhteiskuntaan. Toivottavasti myös parhaillaan sorvattava hallitusohjelma tämän ymmärtää.

Yksi tunnistettu kehittämiskohde ovat kansalliset keskitetyt tietovarannot, joita on mm. ympäristöministeriön, sosiaali- ja terveysministeriön ja opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonaloilla. Tavoitteena on, että näissä tietovarannoissa olevat arkistoitavat tietoaineistot voidaan siirtää suoraan Kansallisarkiston sähköisen arkistoinnin palveluun. Rajapinnat mahdollistavat tiedon liikkumisen, automaattiset kyselyt ja tunnistautumisen. Kunnat vapautuisivat tuplaprosesseista, pois jäisivät myös paperipinot ja kestokassit niiden kuljettamisessa. Pyrkimyksenä on saada kansallisten keskitettyjen tietovarantojen kehittäminen osaksi digikompassia, käynnistää pilotteja arkistoinnin kehittämiseksi sekä edistää lainsäädäntömuutoksia osana arkistolainsäädännön uudistusta syksyllä 2023 ja samalla huomioida tämä muutoksena tiedonhallintalakiin.

Suomalainen yhteiskunta pyrkii olemaan moniarvoinen ja sen takia arkistojen säilyttämien tietoaineistojen tulee olla sisällöltään ja kattavuudeltaan moninaista sekä mahdollistaa pääsy esimerkiksi poliittisen päätöksenteon kulisseihin ja journalistisen toiminnan rakenteisiin. Arkistojen pitäisi edistää osallisuutta ja kansalaistoimintaa ja samalla kirkastaa oman toimintansa yhteiskunnallista merkitystä. Yksityisarkistot voisivat olla määriteltävissä arkistoalan myyntiedustajiksi, luottamuksen rakentajiksi ja ylläpitäjiksi luovuttajien ja asiakkaiden suuntaan. Yksityisarkistojen toiminnan vaikuttavuutta ja näkyvyyttä pyritään parantamaan yksityisarkistotoiminnan strategialla. Opetus- ja kulttuuriministeriö on strategialuonnoksen mukaan keskeinen toimija vaikuttavuuden ja näkyvyyden mahdollistajana.  
Arkistojen tärkein tehtävä on mahdollistaa tietoaineistojen avoin ja monipuolinen käyttö. Uusi teknologia ja tietoaineistojen digitalisointi tarjoavat hyvät mahdollisuudet saavutettavuuden, innovoinnin ja yhteiskunnallisen hyödyn lisäämiseen.

Meille arkistotoimijoille digitalisoituvan tutkimuksen uudenlaiset tarpeet merkitsevät digitalisaation mahdollisuuksien hyödyntämistä, toiminnan uudelleen suuntaamista ja uuden osaamisen hankintaa, mutta myös jatkuvaa vuoropuhelua tutkimusyhteisön kanssa. Arkistojen asiakaskunta muuttuu ja asiakkaiden odotukset ovat hyvin erilaisia kuin aiemmin.

Nykyaikaiset arkistot ovat monitieteellistä tutkimusta palvelevia infrastruktuureita. Digitalisaatio mahdollistaa arkistojen tietoaineistojen laajemman ja tehokkaamman hyödyntämisen. Tekoäly antaa uusia tapoja käyttää arkistoja, ja uutta tietoa voidaan tuottaa suurista määristä digitaalista tietoa. Tutkijalla on kuitenkin aina vastuu lähdekritiikistä, kontekstin ymmärtämisestä ja menetelmäosaamisesta. Tutkijan ja tutkimusprosessin välinen perusasetelma säilyy ennallaan.
Informaatiovaikuttamista on kaikkialla ja koko ajan. Sen tavoitteena on informaatiota tuottamalla, muokkaamalla tai saatavuutta rajoittamalla muuttaa kohteen käsityksiä tai toimintaa. Faktat irrotetaan kontekstista. Toimiva oikeusvaltio on keskeinen edellytys kansalaisten oikeuksien toteutumiselle, demokratialle ja vakaalle taloudelliselle toiminnalle. Informaatiovaikuttamisen vastustuskykyä lisää mm. kansalaisten luottamus ja osallistuminen päätöksentekoon. Julkisen ja yksityisen sektorin toimijoille on tärkeää tunnistaa niihin kohdistuva informaatiovaikuttaminen tai disinformaatio ja varautua riskienhallinnalla ja viestinnällä torjumaan luottamusta rapauttavaa sekä substanssitoimintaan kohdistuvaa mahdollista mainehaittaa. Tietoon ei saa missään olosuhteissa kohdistua uhkia, jotka aiheuttaisivat riskin organisaation toiminnalle. Tietojen turvaaminen takaa myös niiden laadun.

Tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnan ammattilaisten osaamista tarvitaan entistä enemmän. Kokonaisuuksien hallinta, lainsäädännön, prosessien ja tietovirtojen tuntemus ovat keskeisiä asioita digitaalisten palveluiden suunnittelussa ja tiedonhallinnan toteuttamisessa. Työn sisältö laajenee jatkuvasti. Eri alojen osaamisen ja ammattiryhmien yhteistyön merkitys jatkossa vain kasvaa.

Kansallisarkisto ja sen edeltäjä arkistolaitos on järjestänyt arkistopäivät perinteisesti noin neljän vuoden välein. Kun Kansallisarkisto järjestää seuraavat arkistopäivät vuonna 2027, emme vielä tiedä, olemmeko edelleen nykyinen Kansallisarkisto vai olemmeko mahdollisesti osa laajempaa uutta organisaatiota. Jos nyt koottava ja todennäköisesti syntyvä hallitus pysyy pystyssä seuraavat neljä vuotta, on vuoden 2027 arkistopäivillä jälleen aika pohtia uuden hallitusohjelman vaikutuksia.

Vuonna 2027 meillä pitäisi olla uusi arkistointilaki, uusi julkisuuslaki ja toivottavasti muutoinkin ketterämpää poikkihallinnollista toimintaa mahdollistava lainsäädäntö. Monet totutut asiat ovat jatkuvassa, kiihtyvässä muutoksessa ja meidän tulee etsiä parhaita, innovatiivisia ja yhteisiä käytäntöjä, luoda joustavuutta ja suhtautua myönteisesti muutoksiin ja tulevaisuuteen. Nopeasti kehittyvä teknologia mahdollistaa asioiden tekemisen uudella tapaa unohtamatta tiedon luotettavuuden ehdotonta turvaamista.

Kiitän kaikkia puhujia, osallistujia ja tilaisuuden järjestäjiä ja mahdollistajia onnistuneista arkistopäivistä. Haluamme erityisesti kiittää Arja Rantasta, joka on määrätietoisesti pitänyt suunnittelun ja toteutuksen langat käsissään ja saanut asiat rullaamaan. Siitä kiitoksena ojennamme Arjan esihenkilön Hanna Erkon kanssa Arjalle kukat.

Toivotan kaikille aurinkoista kesää ja turvallista kotimatkaa.