Uusi määräys arkistoitavien asiakirjojen muodosta tukee digitalisaation tavoitteita

Kansallisarkisto on antanut 22.12.2021 määräyksen arkistoitavien asiakirjojen muodosta (KA/15906/07.01.01.00/2021).

Kansallisarkisto on antanut 22.12.2021 määräyksen arkistoitavien asiakirjojen muodosta (KA/15906/07.01.01.00/2021).

Määräystä sovelletaan arkistolain 1 §:ssä tarkoitettuihin arkistonmuodostajiin lukuun ottamatta tuomioistuimia ja muita lainkäyttöelimiä. Määräyksen tavoitteena on, että lähtökohtaisesti kaikki 1.1.2022 alkaen arkistoitavat eli arkistolain mukaan pysyvästi säilytettävät asiakirjat säilytetään yksinomaan sähköisessä muodossa, eikä niitä enää tulosteta analogiseen muotoon. 1.1.2022 alkaen muodostuvilla analogisilla asiakirjoilla ei lähtökohtaisesti ole myöskään kulttuurihistoriallista arvoa analogisessa muodossa. 

Määräys kytkeytyy tiiviisti tiedonhallintalain 19 §:ään, jonka siirtymäaika päättyi 1.1.2022. Lähtökohta sekä laissa että uudessa määräyksessä on, että jatkossa julkisessa hallinnossa muodostuvat tietoaineistot ja asiakirjat arkistoidaan yksinomaan sähköisessä muodossa. Määräys on rohkea askel kohti aitoa digitaalisuutta. 

Määräys ja sen perustelumuistio on julkaistu Kansallisarkiston verkkosivuilla. Asiakirjojen ruotsinkieliset käännökset julkaistaan tammikuun aikana. 

Mahdolliset määräyksen toimeenpanoon ja sähköiseen arkistointiin liittyvät kysymykset voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen [email protected].