4. Miten aineistoa säilytetään ja digitoidaan?
Säilytämme analogisia aineistoja erityisissä tiloissa, joissa lämpötila ja kosteus ovat kontrolloituja. Digitaaliset aineistot tallennamme turvallisesti useisiin paikkoihin tietojen säilyttämiseksi.
Analogiset aineistot säilytetään erityisissä säilytystiloissa eli makasiineissa, joissa kontrolloidaan lämpötilaa, kosteutta ja valaistusta. Vanhat ja vaurioituneet asiakirjat konservoidaan, jotta niiden fyysinen kunto säilyy mahdollisimman pitkään.
Syntysähköiset ja digitoidut aineistot tallennetaan käytettäviksi Kansallisarkiston Astia-verkkopalveluun. Digitaaliset aineistot suojataan tietomurroilta, viruksilta ja muilta tietoturvauhilta. Aineistosta tehdään säännöllisiä varmuuskopioita, jotka säilytetään useissa eri paikoissa tietojen menetyksen estämiseksi.
Digitointi tarkoittaa analogisessa muodossa olevan aineiston muuntamista digitaaliseksi. Digitointiprosessin aluksi päätetään, mitkä asiakirjat digitoidaan perustuen niiden historialliseen merkitykseen ja käytettävyyteen. Asiakirjat kunnostetaan ja puhdistetaan ennen digitointia, jotta lopputulos on mahdollisimman hyvälaatuinen.
Asiakirjat skannataan korkearesoluutioisilla skannereilla. Tämä varmistaa, että digitaaliset kopiot ovat tarkkoja ja yksityiskohtaisia. Digitoidulle aineistolle lisätään metatietoja, kuten asiakirjan luontipäivämäärä, tekijä ja muut olennaiset tiedot. Digitaaliset tiedostot tallennetaan pitkäaikaissäilytykseen sopivissa tiedostomuodoissa.
Digitoitu aineisto tehdään yleisön saataville Kansallisarkiston Astia-verkkopalvelussa. Käyttäjät voivat hakea ja selata digitoituja aineistoja hakutyökalujen avulla. Skannaamisen jälkeen huolehditaan sekä digitoidun analogisen aineiston käsittelystä että digitoinnissa tuotettujen tiedostojen ja tietojen laadusta, tallentamisesta, säilymisestä sekä saattamisesta käyttöön.
Kansallisarkistossa tehdään myös massadigitointia, mikä tarkoittaa suurten aineistojen digitoimista ja paperisten asiakirjojen hävittämistä. Digitoinnissa asiakirjan tietosisältö ei häviä, vaan ainoastaan asiakirjan säilytysmuoto muuttuu paperisesta digitaaliseksi. Emme hävitä historiallisesti arvokkaita analogisia aineistoja, vaan valtionhallinnossa syntyviä uudempia asiakirjoja.
Massadigitoinnin tavoitteena on edistää asiakirjatiedon parempaa käytettävyyttä, edistää virastojen siirtymistä täysin sähköiseen toimintaympäristöön sekä säästää arkistokustannuksissa.
Katso video massadigitoinnin palvelusta
