Analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arviointi (2024)
- Opas perustuu Kansallisarkiston analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon kriteeristöön.
- Vuoden 2024 alusta lähtien julkishallinnon toimijat arvioivat itse analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallisen arvon ja arkistoitavan muodon itsenäisesti Kansallisarkiston yleispäätöksen (KA/15927/28.02.01/2023) ja arviointikriteereitä noudattaen.
Arkistoinnin toimenpidepolku -opas (2024)
- Arkistoinnin toimenpidepolku on kokonaiskuva arkistoinnin toteuttamiseen liittyvistä työvaiheista ja niiden suhteesta muuhun tiedonhallintaan.
- Löydät oppaasta tietoa siitä, miten arkistoitavien tietoaineistojen elinkaari kannattaa suunnitella ja millaisilla elinkaarenvaiheen mukaisilla toimenpiteillä voit edistää niiden hallintaa, säilyvyyttä, käytettävyyttä ja ymmärrettävyyttä.
- Oppaan sisältö perustuu lainsäädännön viranomaisille asettamiin velvoitteisiin ja Kansallisarkiston arkistointia koskeviin määräyksiin ja suosituksiin
Arkistoinnin toimenpidepolku löytyy Kansallisarkiston Arkistoinnin osaaja -tietopankista, jossa on myös muita arkistoinnin oppaita.
- Arkistoitavien tietoaineistojen perusmetatiedot -suositus (pdf)
- Liite 1: Arkistoitavien tietoaineistojen perusmetatiedot (excel)
Suositus koskee julkisen hallinnon arkistoitavien tietoaineistojen arkistometatietoa. Se on tarkoitettu käytettäväksi, kun kehitetään arkistoitavien tietoaineistojen käsittelyyn liittyviä tiedonhallinnan prosesseja ja ratkaisuja.
Suositus on yleistasoinen ja laajennettava arkistokuvailun viitekehys. Siinä määritellyt perusmetatiedot
- ovat edellytys tietoaineiston käytettävyydelle arkistollisessa toiminta- ja käyttökontekstissa, ja
- tukevat arkistoinnin vaatimusten ja tarpeiden huomiointia tiedon elinkaaren aikana.
Arkistometatiedolla viitataan suosituksessa siihen metatietokokonaisuuteen, jota arkistointi ja tiedon käyttötarkoituksen muutos arkistointitarkoitukseksi edellyttävät. Arkistoitavien tietoaineistojen perusmetatiedot on määritelty osoittamaan tämän metatiedon vähimmäistasoa.
Perusmetatietojen määritykset perustuvat kansainväliseen arkistokuvailun RiC-CM-käsitemalliin, jonka yhtenä lähtökohtana on ollut asiakirjahallinnon metatietoja määrittelevä ISO 23081-standardi. Aiempien kansainvälisten kuvailustandardien mukaiset kuvailut on huomioitu RiC-CM:n määrityksissä, ja myös arkistoinnin perusmetatiedot ovat sovitettavissa yhteen vuoden 1997 Arkistojen kuvailu- ja luettelointisääntöjen pohjalta tehtyihin kuvailuihin.
-
Kansallisarkiston määräys sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelystä, hallinnasta ja säilyttämisestä (SÄHKE2, AL 9815/07.01.01.00/2008) on laaja koonti sähköistä asiakirjahallintaa ja arkistointia koskevista metatiedoista ja vaatimuksista sekä ohjeistus niiden sovittamiseksi yhteen.
-
Vuonna 2009 voimaan tullut SÄHKE2-määräys on kumottu 31.12.2022, eikä sitä enää ylläpidetä.
-
SÄHKE2:n sisältö on edelleen hyödynnettävissä arkistoinnin suunnittelussa ja toteutuksessa. Hyödyntämistä tukee Kansallisarkiston Suositus SÄHKE2-metatietomallin hyödyntämisestä (KA/12266/07.01.01.00/2022), joka antaa SÄHKE2-metatietoihin ja metatietomalliin (SÄHKE2-metatietomalli, versio 1.3, 18.3.2020) liittyviä soveltamisohjeita. Suositus käsittelee SÄHKE2-määrityksiä erityisesti tiedon arkistoinnin näkökulmasta sekä kommentoi SÄHKE2-metatietomallia lainsäädännön muutoksiin liittyvillä huomioilla.
-
Tiedonhallintalain (laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019) myötä asianhallinnan ohjaaminen on ensisijaisesti Tiedonhallintalautakunnan tehtävä. Asiankäsittelyn metatiedot on määritelty Tiedonhallintalautakunnan suosituksessa asiankäsittelyn metatiedoista.
-
SÄHKE2-suosituksessa on huomioitu tiedonhallintalain 21, 25, 26 ja 27 §:n velvoitteet, jotka koskevat tietoaineistojen säilytystarpeen määrittelyä sekä rekisteröintiä ja asiarekisterin tietoja.
-
SÄHKE2:n määritykset ovat tietojärjestelmäriippumattomia, eikä niissä oteta kantaa teknisiin ratkaisuihin tai järjestelmäarkkitehtuuriin. Hyödyntäjä määrittelee, miten se SÄHKE2:n sisältöä käyttää.
-
SÄHKE2-mukaisuus on myös tuettu siirtorakenne Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palveluun. Digitaalisten aineistojen siirroissa noudetaan voimassa olevia siirto-ohjeita ja ohjeita säilytykseen hyväksyttävistä tiedostomuodoista.
Suosituksen versio 2 (syyskuu 2024):
Suositukseen 2. versioon on lisätty Sähke2-siirtoskeemaan (XML, versio 1.9.2019) liittyviä huomioita. Muutokset ja lisäykset löytyvät suosituksen luvusta 5.
Suosituksen versio 1 (tammikuu 2023):
- Verkko-opas homeisen tai home-epäillyn aineiston käsittelystä
- Opas löytyy myös Arkistoinnin osaaja -tietopankista: Home-epäillyn tai homeisen aineiston käsittely (kansallisarkisto.fi)
- Sosiaalihuollon analogisten tietoaineistojen arkistoinnin ohjauskokonaisuus on toteutettu Kansallisarkiston ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen yhteistyönä. Se on osa Hyvinvointialueille siirtyvien tietoaineistojen hallinnan suunnittelu ja ohjaus -projektia.
- Ohjauskokonaisuus on julkaistu Kansallisarkiston verkkosivuilla vuonna 2023.
- Arkistoinnin osaaja -tietopankissa joulukuussa 2024 julkaistuun versioon on tehty joitain tarkennuksia. Oppaaseen on lisätty myös osio Huomioi tämä kun hyödynnät opasta.
- Valtionarkiston yleinen ohje n:o 9 pdf-tiedostona
- Valtioneuvoston ja ministeriöiden asettamien hankkeiden osalta korvattu arkistolaitoksen päätöksellä 29.12.2008 (KA/2181/431/2007)
- Valtioneuvoston Hankerekisteriin merkittyjen asiakirjojen ja Hankerekisterin arkistoraporttien pysyvä säilytys 2008 (pdf)
- Hakemuskirje (pdf)
- Arkistointiohje (pdf)
- Raporttimuistio (pdf)
Arkistoinnin ohjaus
Löydät Arkistoinnin ohjaus -sivustolta tietoa arkistoinnin suunnittelusta ja toteuttamisesta, muun muassa arkistointia koskevia määräyksiä ja ohjeita sekä tietoa tulevista koulutuksista.
Sivustolla on myös ohjeet
- arkistoitavan viranomaisaineiston siirtämisestä Kansallisarkistoon ja
- yksityisarkiston luovuttamisesta Kansallisarkistoon
Kansallisarkisto on arkistotoimen asiantuntijaviranomainen
Ohjaamme, neuvomme ja koulutamme digitaalisen ja analogisen aineiston hallinnan, arkistoinnin ja arvonmäärityksen kysymyksissä.
Mikäli et löydä sivuilta vastausta kysymykseesi tai sinulla on johonkin aihealueeseen liittyviä lisäkysymyksiä, ole meihin suoraan yhteydessä.
Onko arkistointi sinulle uusi asia tai haluatko muuten vain kerrata perusteita? Aloita tästä: Arkistoinnin toimenpidepolku, Mitä arkistointi tarkoittaa.
Uusimmat tiedotteet
-
20.12.2024 11:07
Ohje arkistoitavien asiakirjojen digitoinnista päivitetty
Uusi ohje korvaa ja kumoaa Kansallisarkiston aiemmat vaatimukset hävittämiseen tähtäävään digitointiin ja erikoisaineistojen digitointiin
-
21.11.2024 15:09
Tietosuoja, tiedonhallinta ja arkistointi -seminaari 27.1.2025 – ilmoittaudu nyt!
Tilaisuus järjestetään paikan päällä Kansallisarkiston vanhassa tutkijasalissa.
-
19.11.2024 13:41
Tervetuloa Arkistoinnin toimenpidepolulle!
Uusi opas tarjoaa kokonaiskuvan arkistoinnin toteuttamiseen liittyvistä työvaiheista.
-
31.10.2024 17:49
Arkistoinnin osaaja -webinaari arkistoinnin suunnitelmallisuudesta 28.11.
Ilmoittaudu viimeistään 25.11.