Säilyttäminen ja arkistointi
Arkistoitavat tiedot säilytetään ensisijaisesti digitaalisessa muodossa. Analogisen aineiston käytettävyyttä voi parantaa digitoimalla.
Kunta vastaa sen toiminnassa syntyvien ja Kansallisarkiston pysyvään säilytykseen määräämien asiakirjatietojen arkistoinnista. Kunnallisen toimijan arkistoon sisältyy tyypillisesti vanha paperiarkisto sekä jatkuvasti kertyvää digitaalista aineistoa.
Sähköinen arkistointi on ensisijainen tapa arkistoida. Digitaalisen aineiston käytettävyys ja saatavuus varmistetaan elinkaaren suunnittelulla, tietoaineistoja koskevilla kuvauksilla, käyttöoikeuksien ylläpidolla sekä asianmukaisilla tietosuoja- ja tietoturvallisuusmenettelyillä.
Vuonna 2025 Kansallisarkiston sähköisen arkistoinnin palvelu on laajentunut pelkästä valtionhallinnosta koko julkishallintoon. Tästä eteenpäin myös kunnat, hyvinvointialueet, korkeakoulut ja muut julkisen hallinnon toimijat voivat siirtää arkistoitavat digitaaliset tietoaineistonsa Kansallisarkistolle.
Analogisen paperiarkiston osalta kunnan on huolehdittava aineiston käytettävyydestä ja säilyvyydestä. Käytettävyyttä tukee määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittäminen, arkistoitavien asiakirjojen hyvä järjestys ja luettelointi sekä ennalta suunnitellut tietopalvelukäytännöt. Säilyvyyteen puolestaan vaikuttavat säilytysvälineet ja arkistotilojen kunto ja olosuhteet.
Jos suunnittelet arkistoon kuuluvien paperiaineistojen digitointia, aloita tutustamalla digitoinnin ohjeisiin.
