Siirrä arkistoitavaa aineistoa meille
Kansallisarkisto vastaanottaa viranomaistoiminnasta muodostuvat arkistoitavat aineistot sekä varmistaa niiden säilyvyyden ja edistää aineistojen monipuolista käyttöä.
Tutustu palveluihimme, jotka on suunnattu Kansallisarkistoon arkistoitavia aineistoja siirtäville toimijoille.
Arkistoi digitaalisessa muodossa
Alkujaan digitaalisessa muodossa olevat asiakirjatiedot arkistoidaan yksinomaan digitaalisessa muodossa. Niitä ei tulosteta analogiseen muotoon arkistointia varten. Sähköinen arkistointi ei edellytä erillisen luvan tai päätöksen hakemista Kansallisarkistosta kuten aiemmin oli käytäntönä.
Myös vielä muodostuvat analogiset asiakirjat pyritään digitoimaan ja arkistoimaan digitaalisessa muodossa. Poikkeuksena ovat vain harvat aineistot, joiden analogisella muodolla voidaan katsoa olevan kulttuurihistoriallista arvoa. Tutustu Analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arviointia koskeviin ohjeisiin Arkistoinnin osaaja -tietopankissa ja verkkosivuillamme.
Sähköistä arkistointia tukee Kansallisarkiston määräys arkistoitavien asiakirjojen muodosta (22.12.2021, KA/16906/07.01.01.00/2021). Tavoitteena on edistää julkisen hallinnon digitaalisuutta sekä arkistoitujen tietoaineistojen käytettävyyttä. Tutustu myös tietoaineistojen digitointia koskeviin Kansallisarkiston ohjeisiin ja määrityksiin Digitointi-sivulla.
Aineistoa vastaanotetaan sen arkistoitavasta muodosta riippuen sähköisen arkistoinnin, massadigitoinnin tai analogisen vastaanoton palvelun kautta.
- Alkujaan digitaalinen tai digitaaliseen muotoon muutettu aineisto siirretään Kansallisarkistoon Sähköisen arkistoinnin palvelussa.
- Analoginen, massadigitointiin soveltuva aineisto voidaan siirtää Kansallisarkistoon osana Massadigitoinnin palvelua, jossa aineistot keskitetysti digitoidaan, säilytetään ja arkistoidaan yksinomaan digitaalisessa muodossa.
- Analogisen vastaanoton palvelun kautta vastaanotetaan ne aineistot, jotka digitoinnista huolimatta arkistoidaan myös analogisessa muodossa.
Siirtäjän muistilista ennen siirrosta sopimista
- Siirtäjän on varmistettava hyvissä ajoin ennen siirrosta sopimista, että siirrettävä aineisto on arvonmäärityksen perusteella pysyvästi säilytettävää eli arkistoitavaa.
- Pääsääntöisesti aineistot arkistoidaan Kansallisarkistoon yksinomaan digitaalisessa muodossa. Siirtäjän on lisäksi varmistettava analogisen aineiston osalta arkistoitava muoto. Analogiselta säilytysmuodoltaan kulttuurihistoriallisesti arvokkaat aineistot siirretään Kansallisarkistoon myös analogisessa muodossa.
- Kansallisarkisto määrää arkistoinnista ja arkistoitavasta muodosta antamissaan seulontapäätöksissä. Katso tarkemmat ohjeet arvonmäärityksestä ja arkistoitavan muodon arvioinnista.
Siirtoja koskevat määräykset ja ohjeet
Arkistoitavien aineistojen siirtämistä ohjaavat Kansallisarkiston antamat määräykset ja ohjeet. Näistä keskeisin on määräys valtion viranomaisten arkistoitavien asiakirjojen siirtämisestä Kansallisarkistoon.
Tarkemmat siirto-ohjeet löytyvät sähköisen arkistoinnin, massadigitoinnin ja analogisen vastaanoton palveluita koskevista osioista.
Tarve maksullisille palveluille
Kansallisarkisto tarjoaa siirtäjille aineistojen viranomaisvalmistelun, säilyttämisen, tietojen antamisen ja digitoinnin maksullisia palveluita.
Arkistoinnin ohjaus
Löydät Arkistoinnin ohjaus -sivustolta tietoa arkistoinnin suunnittelusta ja toteuttamisesta, muun muassa arkistointia koskevia määräyksiä ja ohjeita sekä tietoa tulevista koulutuksista.
Sivustolla on myös ohjeet
- arkistoitavan viranomaisaineiston siirtämisestä Kansallisarkistoon ja
- yksityisarkiston luovuttamisesta Kansallisarkistoon
Kansallisarkisto on arkistotoimen asiantuntijaviranomainen
Ohjaamme, neuvomme ja koulutamme digitaalisen ja analogisen aineiston hallinnan, arkistoinnin ja arvonmäärityksen kysymyksissä.
Mikäli et löydä sivuilta vastausta kysymykseesi tai sinulla on johonkin aihealueeseen liittyviä lisäkysymyksiä, ole meihin suoraan yhteydessä.
Uusimmat tiedotteet
-
17.5.2024 14:40
Uusi tietopankki arkistointia tukeville oppaille ja ohjeille julkaistu
Arkistoinnin osaaja -tietopankki täydentyy vaiheittain.
-
29.4.2024 16:02
Sähköisen arkistoinnin palvelu -kyselyn tulokset
Helmikuussa järjestetyn sähköisen arkistoinnin palvelun viestintää koskevan kyselyn tulokset ja jatkotoimenpiteet
-
18.3.2024 15:22
Kansallisarkiston määräys taloushallinnon, hallintoasioiden ja tiedonhallinnan arkistoitavista tietoaineistoista tulossa syksyllä 2024
Pohjana tiedonhallintalautakunnan säilytysaikasuositus.
-
21.2.2024 14:02
Kansallisarkiston tuore metatietosuositus uudistaa arkistokuvailua
Suositus nostaa esiin arkistoitavien tietoaineistojen koko pitkän elinkaaren ja keskittyy niiden arkistokäyttöön liittyviin kuvailutarpeisiin.