Pandemia-ajan tietojen arkistointi
Koronapandemia (COVID-19) vaikuttaa suuresti koko yhteiskuntaan ja sen kehitykseen. Pandemia-aikana kertyneet tietoaineistot ja asiakirjat ovat yhteiskunnallisesti niin merkittäviä, että ne tulee ottaa kattavasti talteen, jotta meillä on tulevaisuudessa kokonaiskuva kriisin kohtaamisesta ja sen vaikutuksista yhteiskuntaan. Myös Unescon alainen Kansainvälinen arkistojen neuvosto (International Council of Archives) on korostanut arkistojen, asiakirjallisen kulttuuriperinnön ja hyvän asiakirjahallinnan merkitystä pandemia-aikana.
Kansallisarkisto on määrännyt antamillaan seulontapäätöksillä arkistolliselta arvoltaan merkittävät julkisen hallinnon tietoaineistot ja asiakirjat arkistoitavaksi. Näihin sisältyy melko kattavasti myös koronapandemian kannalta keskeisten tehtävien tietoja.
Kansallisarkisto katsoo kuitenkin tarpeelliseksi arvioida, sisältyykö normaalioloissa määräajan säilytettäviin tietoaineistoihin ja asiakirjoihin koronapandemian tutkimuksen ja muun käytön kannalta arvokkaita tietosisältöjä. Samalla kartoitetaan tehtävät, joista kertyy tietoja pandemiasta ja pandemia-ajasta, mutta joille ei ole aiemmin tehty arvonmääritystä.
Kansallisarkisto on selvittänyt laajalla julkishallinnon toimijoille suunnatulla kyselyllä koronapandemia-ajan tietojen arkistoinnin laajentamisen tarvetta julkishallinnossa. Kerättyjen tietojen perusteella on valmistunut raportti (pdf, päivitetty 15.2.2022).
Arkistoinnin laajentamiseen päätyneiden toimijoiden tulee tehdä seulontaesitykset Kansallisarkistolle. Näiden toimijoiden arkistoitavaksi esittämät tietoaineistot ja asiakirjat täydentävät ja monipuolistavat tietoja pandemiasta ja pandemia-ajasta.
Arviointitehtävän ohjaus ja neuvonta
Kansallisarkiston viranomaispalvelujen neuvonta- ja ohjauspalvelu antaa tarvittaessa lisäohjeita ja neuvoja arviointityöhön. Lisätietokyselyt voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen [email protected]i.
Pandemiakyselyn usein kysyttyjä kysymyksiä
Kansallisarkisto on digitoinut vuosien 1952–2006 paperimuotoiset seulontapäätösasiakirjat ja avannut ne käyttöön Astia-verkkopalvelussa. Asiakirjat ovat haettavissa em. palvelusta aineistokokonaisuuksista Kansallisarkisto I ja Kansallisarkisto II. Lisätietoja asiakirjojen kuvailun rakenteesta ja käytöstä.
Keskeiset vuoden 2006 jälkeen annetut valtionhallintoa ja kuntia koskevat seulontapäätökset ja määräykset on julkaistu Kansallisarkiston kotisivuilla. Yksittäisiä toimija- ja tietojärjestelmäkohtaisia seulontapäätöksiä voi tiedustella Kansallisarkiston kirjaamosta ([email protected]).
Mikäli kuntayhtymä hoitaa lakisääteisiä tehtäviä, joissa se käyttää julkista valtaa ja näistä tehtävistä kertyy julkisuuslain mukaisia viranomaisen asiakirjoja, kuntatoimija kuuluu tältä osin arkistolain (831/1994) soveltamisalan (1 §) piiriin.
Tämänhetkinen tilanne on se, että kuntatoimijat ovat ulkoistaneet tehtäviään tavalla, jossa Kansallisarkistolla ei ole tarkkaa tietoja kaikista niistä toimijoista, jotka ovat arkistolain soveltamisalan piirissä. Tästä syytä ohjetta ei pystytty lähettämään kaikille kunnallisille toimijoille, jotka ovat arkistolain soveltamisalan piirissä. Ohje lähetettiin kaikille peruskunnille sillä olettamuksella, että se ohjattaisiin kunnan toimesta edelleen niille toimijoille (kuntayhtymät, kuntien omistamat yhtiöt ja muu kuntien yhteistoiminta), joiden toimintaan ko. kunta osallistuu ja jotka ovat arkistolain soveltamisalan piirissä.
Kohderyhmän ulkopuolelle jääneet toimijat voivat ottaa yhteyttä Kansallisarkistoon ([email protected]).
Kansallisarkiston ohje Korona-ajan tietojen arkistointi julkisessa hallinnossa ei kerro yksiselitteisesti mikä tietosisältö arvioinnin dokumentissa on vähintäänkin oltava. Siinä viitataan seulontaesityksen laatimisohjeisiin, joissa puhutaan mm. myös säilytysmuodosta.
Pitääkö seulontapäätöksen omaavista aineistoista merkitä määräaikainen säilytysaika ja ei-vielä-seulontapäätöstä olevista aineistoista omaan tarpeeseen perustuva arvio määräajan säilyttämisestä, jos aineistoa ei katsota arkistoitavaksi? Sen jälkeen omaan sarakkeeseen arvio olisiko arkistoitava, ja kolmanteen sarakkeeseen perustelu, miksi ei arkistoitaisi tai arkistoitaisiin?
Voivatko seulontapäätöksen jo omaavat ja ei-vielä-seulontapäätöstä tehtävät/asiakirjat olla samassa dokumentissa sekaisin, toisistaan eroteltuna tai kahtena eri dokumenttina, vai miten on tarkoitus tehdä? Samoin jatkossa: tehdäänkö näistä kaksi eri seulontaesitystä vai yksi?
Koska Kansallisarkistolla ei ole tarkkaa tietoa siitä, mitä erilaisia tiedonhallinnan ja arkistoinnin hallintavälineitä eri toimijoilla on nykyisin käytössä, joita voisi hyödyntää pandemia-ajan tietojen arkistointitarvetta (pysyvää säilyttämistä) arvioitaessa, niin ohjeessa mainitaan esimerkkejä eri tiedonhallintavälineistä, mm. tiedonhallintamallit ja tiedonohjaussuunnitelma (TOS). Dokumentoinnin voi tehdä toimijan parhaaksi katsomalla tavalla.
Arvioinnin kohteena on kolme asiaa: (1) tehtävät ja niiden tiedot, jotka on Kansallisarkiston seulontapäätöksellä määrätty määräaikaiseen säilytykseen ja mitkä pitäisi toimijan/arkistonmuodostajan mielestä kuitenkin arkistoida/säilyttää pysyvästi pandemiasta ja pandemia-ajalta, (2) mahdolliset pandemiasta ja pandemia-ajasta johtuvat uudet tehtävät ja niiden tiedot ja/tai käyttöönotetut tietojärjestelmät sekä (3) ne pandemiaa ja pandemia-aikaa dokumentoivat tehtävät ja niiden tiedot, joita ei ole arvonmääritetty eli niiltä puuttuu seulontapäätös.
Jos toimijalla on käytössä esimerkiksi tehtäväpohjainen TOS, tällöin pandemia-ajan tietojen arkistointitarpeen dokumentoinnin voi tehdä melko hyvin TOS-pohjalla/sovelluksella (esimerkiksi JHS 191-suosituksen Tiedonohjaussuunnitelman rakenne, liite 7 Tiedonohjaussuunnitelman mallipohjaLinkki aukeaa uuteen ikkunaan.Avaa tämä dokumentti ReadSpeaker docReaderillä;), johon lisätään vain mahdollisia uusia tehtäviä, tietojärjestelmiä ja niitä määritteleviä tietoja (metatietoja, sarakkeita).
Näitä tietoja ovat toimijan arvio siitä, ovatko tehtävän tiedot/asiakirjat arkistoitava pandemia-ajalta ja miksi ne on arkistoitava tai säilytettävä määräajan. Eli yksi dokumentti riittää ja TOS:n perustietojen (mm. tehtävä, asiakirja, säilytysaika, tietojärjestelmä) lisäksi tarvitaan vain tieto siitä, onko tehtävä ja sen asiakirjat uusia vai jo arvonmääritettyjä annetuilla seulontapäätöksillä määräaikaiseen säilytykseen sekä arkistoidaanko ne pandemia-ajalta vai ei ja miksi.
Tietojen dokumentoinnissa voi myös hyödyntää jo olemassa olevia TOS:n sarakkeita/metatietoja (esimerkiksi JHS 191 suosituksen metatieto Säilytysajan peruste). TOS:ssa on yleensä myös mainittu tietojärjestelmä/tietojärjestelmät, joissa tehtävää hoidetaan ja tiedot otetaan talteen. Mikäli pandemiasta johtuen tai muuten on otettu käyttöön uusia tietojärjestelmiä, tiedot niistä tulee myös tällä tavalla TOS:n avulla dokumentoitua.
Jos ja kun ollaan sitten aikanaan laatimassa seulontaesitystä, tähänkin riittää todennäköisesti yksi oheisdokumentti (esimerkiksi TOS pandemiatehtävien osalta) seulontaesityslomakkeen lisäksi. Seulontaesitysten laatimisen Kansallisarkisto ohjeistaa vielä erikseen kyselyn ja analyysivaiheen jälkeen.
Tiedonhallintalain (906/2019) edellyttämät asiakirjojen ja tietoaineistojen säilytysaikojen (§ 21) määrittely tehdään tiedonhallintalain velvoitteiden ja tiedonhallintalautakunnan suositusten mukaisesti. Kansallisarkistolla ei ole tähän asiaan toimivaltaa.