Tule mukaan ja ryhdy SAPA-osaajaksi!

Sähköisen arkistoinnin palvelu järjestää SAPA-osaaja-ohjauskokonaisuuden, jossa käydään yhdessä läpi digitaalisten tietoaineistojen siirtoprosessi.

Ohjauskokonaisuus on tarkoitettu ensisijaisesti ensimmäistä kertaa digitaalisia tietoaineistojaan Kansallisarkistoon siirtäville julkishallinnon edustajille.

Ohjauskokonaisuuden aikana käydään läpi digitaalisten tietoaineistojen siirtoprosessi Kansallisarkistoon ja toteutetaan aineistosiirto.

Olemme halunneet rakentaa SAPA-osaajasta kokonaisuuden, jonka avulla on helppo edetä siirtoprosessin vaiheesta seuraavaan suunnitellusti. Tavoitteena on, että aikataulu ja toteutustapa ovat kuitenkin tarpeeksi joustavia osallistujille.

Oman osaamisen kehittämisen rinnalla SAPA-osaaja tarjoaa myös mahdollisuuden verkostoitumiseen sekä erilaisten teemojen pohtimiseen yhdessä muiden osallistujien ja Sähköisen arkistoinnin palvelun kanssa. Keskustelua käydään SAPA-osaajan omassa Teams-tiimissä.

Siirroissa liikkeelle voit lähteä pienelläkin aineistolla tai aineiston osakokonaisuudella. Huomioi kuitenkin aineiston elinkaaren vaihe sekä se, että siirrettävällä tietoaineistolla tulee olla seulontapäätös, jossa se on määrätty arkistoitavaksi. Lisäksi on tarkistettava, että tietoaineisto soveltuu vastaanotettavaksi.

Kuvassa korostettuna SAPA-osaajan polku: siirrosta sopiminen, siirtopaketin muodostaminen, aineiston kuvailu ja dokumentointi sekä aineiston siirto. ​​​​​​​

Näin valmistaudut tietoaineistosiirtoon ja lisätietoja siirtoprosessista

SAPA-osaaja liittyy suoraan tietoaineistojen vastaanottoon Sähköisen arkistoinnin palvelun kautta. Palvelun verkkosivuilta löydät lisätietoa siirtoprosessista ja vastaanotettavista siirtorakenteista. 

Sähköisen arkistoinnin palvelu

Mistä SAPA-osaaja koostuu?

SAPA-osaaja koostuu verkossa järjestettävistä ohjaustilaisuuksista sekä siirron vaiheisiin liittyvistä tehtävistä. Ohjaustilaisuudet järjestetään Teamsissa. Tarkemman aikataulun löydät hakutietojen alta.

Ohjaustilaisuuksissa käydään ensin läpi siirtoprosessin hallinnollinen puoli, eli siirtosopimus ja -suunnitelma sekä riskiarvio. Lisäksi otetaan haltuun Sähköisen arkistoinnin palvelun käsitteistöä. Tämän jälkeen pohditaan oman siirtotarpeen näkökulmasta siirtoeriä ja -paketteja sekä perehdytään siirron yhteydessä tehtävään kuvailutyöhön ja oheisdokumentaatioon.

Osallistujat perehtyvät siirtorakenteisiin omatoimisesti ennakkomateriaalien avulla, ja yhteiset Q&A-tilaisuudet antavat mahdollisuuden kysyä ja keskustella sekä siirtorakenteisiin liittyvistä kysymyksistä että muista siirtoprosessia koskevista ajatuksista.

Haku SAPA-osaajaan

Vuonna 2026 SAPA-osaaja alkaa sekä keväällä että syksyllä.

Kevään SAPA-osaaja alkaa maaliskuussa 2026 ja päättyy marraskuussa 2026. Kesä-elokuussa ei järjestetä ohjaustilaisuuksia, ja kesäkausi onkin tarkoitettu itsenäiseen työskentelyyn. Myös syyslomaviikot on huomioitu, eikä niiden aikana järjestetä ohjaustilaisuuksia. 

Syksyn SAPA-osaaja alkaa syyskuussa 2026 ja päättyy huhtikuussa 2027. Ohjauskokonaisuuden toteutuksessa on huomioitu syyslomaviikot, joulunaika ja talvilomat. Taukojen aikana ei järjestetä ohjaustilaisuuksia, vaan ne on tarkoitettu itsenäiseen työskentelyyn.

Syksyn SAPA-osaajan tärkeät päivämäärät

Haku SAPA-osaajaan 4.5.-29.5.2026
Ilmoitus valinnoista 5.6.2026
Paikan vastaanotto viimeistään 18.6.2026
Ohjauskokonaisuus alkaa 9.9.2026

Haku syksyn SAPA-osaajan ryhmään on toukokuussa ja valinnoista ilmoitetaan kesäkuussa.

Linkki hakulomakkeelle tulee tähän 4.5.2026.

Ohjauskokonaisuuteen voi samasta organisaatiosta osallistua useampi henkilö, jotka toteuttavat ensisijaisesti yhden siirron SAPA-osaajan aikana. Mikäli samasta organisaatiosta on useampi hakija, merkitkää tästä tieto hakulomakkeen vapaaseen tekstikenttään.

Ohjauskokonaisuuden aikataulu 2026–2027

Pienet muutokset ja tarkennukset ajankohtiin ovat mahdollisia. Ohjaustilaisuudet alkavat mainittuina päivämäärinä klo 13 ja päättyvät viimeistään klo 15.

  • SAPA-osaajaan valittujen tulee osallistua ohjaustilaisuuksiin 1–4 ja 6. Mikäli et pääse ohjaustilaisuuteen, voit katsoa myöhemmin tallenteen.
  • Lisäksi tulee omatoimisesti tutustua siirtorakenteiden esittelymateriaaleihin, jotka tulevat ajallaan SAPA-osaajan Teamsiin.
  • Q&A-ohjauskerralla kerrataan tarvittaessa yksityiskohtia siirtoprosessista, keskustellaan eri teemoista ja vastataan mieltä askarruttaviin kysymyksiin. Ohjauskertoja järjestetään tarpeen mukaan 1–2 ohjauskokonaisuuden aikana.
  • Osallistujakohtaisessa siirtopalaverissa käydään läpi organisaatiokohtaista tietoaineistosiirtoa: siirron tilanne, onnistumiset ja haasteet, seuraavat työvaiheet sekä aikataulu. Palaverin aikataulu ohjauskokonaisuuden loppupuolella määrittyy tarkemmin siirron vaiheen mukaan.

Ohjaustilaisuudet verkossa ja siirtopalaverit 2026–2027

Ohjaustilaisuus tai siirtopalaveri SAPA-osaaja kevätryhmä 2026 SAPA-osaaja syysryhmä 2026
1. SAPA-osaajan käytänteet, siirron prosessi, vastuunjako ja siirtosopimus 18.3.2026 9.9.2026
2. Siirtosuunnitelma ja riskiarvio 25.3.2026 16.9.2026
3. Siirrettävän tietoaineiston looginen jakaminen ja kuvailurakenne 15.4.2026 7.10.2026
4. Kuvailun periaatteet ja metatietolomake 6.5.2026 28.10.2026
Q&A-tilaisuus alustavasti 20.5.2026 18.11.2026
Osallistujakohtaiset siirtopalaverit touko–kesä 2026 marras–joulu 2026
5. Siirtokäyttöliittymä 10.9.2026 10.2.2027
Q&A siirtorakenteet alustavasti 30.9.2026 17.3.2027
Osallistujakohtaiset siirtopalaverit syys–marras 2026 helmi–maalis 2027
6. Päätöstilaisuus: ohjauskokonaisuuden yhteenveto ja aineiston käyttö Astiassa 4.11.2026 14.4.2027