Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, joiden perusteella henkilö voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa. Esimerkiksi nimi, henkilötunnus, ammatti, sijaintitieto, sähköpostiosoite, kasvokuva, ip-osoite, tieto sairaudesta tai vammasta sekä tieto ammattiliiton jäsenyydestä ovat henkilötietoja, joita käsiteltäessä Kansallisarkistossa on noudatettava tietosuojalainsäädäntöä.

Kaikki henkilötietoihin kohdistuvat toimenpiteet henkilötietojen käyttämisestä ja katselusta henkilötietojen luovuttamiseen, poistamiseen ja internetissä julkaisemiseen ovat henkilötietojen käsittelyä.
 

Miksi saamme käsitellä henkilötietojasi?

Me Kansallisarkistossa käsittelemme henkilötietoja useaa eri tarkoitusta varten. Henkilötietojen käsittely on tarpeen Kansallisarkiston lakisääteisten tehtävien hoitamiseksi ja yleistä etua koskevien tehtävien suorittamiseksi. Henkilötietojen käsittely on myös tarpeen, kun käytät Kansallisarkiston arkisto- tai kirjastopalveluja tai silloin, kun olet antanut suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn Kansallisarkiston vapaaehtoisissa palveluissa. Henkilötietoja käsitellään myös esimerkiksi rekrytointi-, henkilöstö- ja talousasioiden hoitamiseen. 

Kansallisarkisto vastaa aina siitä, että henkilötietojen käsittelylle on laillinen peruste.

Kansallisarkisto voi toimia rekisterinpitäjänä, yhteisrekisterinpitäjänä tai henkilötietojen käsittelijänä tiettyjen aineistojen osalta. Esimerkiksi Kansallisarkistoon arkistoitujen asiakirjojen sisältämien henkilötietojen osalta Kansallisarkisto on rekisterinpitäjä. Tällöin Kansallisarkisto määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot ja vastaa henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta.

Henkilötietojen käsittelijöitä voimme olla, kun käsittelemme henkilötietoja toisen rekisterinpitäjän lukuun ja sen ohjeiden mukaisesti. 
Yhteisrekisterinpitäjinä toimimme esimerkiksi toisen viranomaisen tai sopimuskumppanin kanssa. Tällöin määrittelemme yhdessä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot sekä jaamme rekisterinpitäjän vastuun. Muiden rekisterinpitäjien suorittamasta henkilötietojen käsittelystä saat tietoa kultakin rekisterinpitäjältä.
 

Mitkä ovat Kansallisarkiston velvollisuudet henkilötietojen käsittelyssä?

Kansallisarkisto vastaa aina siitä, että tietosuojalainsäädäntöä noudatetaan kokonaisuudessaan. 

Kansallisarkiston on esimerkiksi

• arvioitava henkilötietojen käsittelyn riskit ja vaikutukset rekisteröidyille
• osoitettava noudattavansa tietosuojalainsäädäntöä
• kerrottava henkilötietojen käsittelystä rekisteröidyille
• nimitettävä tietosuojavastaava
• ilmoitettava tietoturvaloukkauksista

Käytämmekö päätöksenteossa automaattista profilointia?

Emme.
 

Kansallisarkisto
PL 258, 00171 Helsinki
[email protected]
puh. 029 533 7000

Kansallisarkiston lakisääteisiin tehtäviin kuuluu muun muassa varmistaa viranomaisten asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistointi, edistää arkistoitavien ja arkistoitujen tietoaineistojen tutkimusta ja muuta käyttöä sekä edistää merkittävien yksityisten asiakirja-aineistojen arkistointia ja käyttöä. Asiakirjat sisältävät henkilötietoja.
Kansallisarkisto on Kansallisarkistoon arkistoitujen asiakirjojen sisältämien henkilötietojen rekisterinpitäjä.
Kansallisarkistoon arkistoitujen asiakirjojen sisältämien henkilötietojen käsittelyperuste on lähtökohtaisesti tietosuojalain 4 §:n 4 kohta, jolloin kyse on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan perustuvasta käsittelystä yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi. 

Arkistoinnin keskeisiä tarkoituksia on tarjota tutkimukselle lähteitä. Laadukas tutkimus edellyttää usein yksilöitä koskevia, usein arkaluonteisiakin tietoja, kuten erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja. Esimerkiksi historiallisen ja yhteiskunnallisen tutkimuksen keskeisenä tavoitteena on selvittää menneisyyden ja nykyajan erilaisten yhteiskunnallisten ilmiöiden syyt ja syntymekanismit sekä niihin liittyvät pitkän aikavälin tapahtumat ja kehityskulut. 
Pitkän ajan kuluessa kertyneet ja säilyneet henkilötiedot ovat ominaisia Suomen asiakirjalliselle kulttuuriperinnölle. Henkilötiedot ovat tärkeitä kansakunnan ja kansalaisten itseymmärrykselle, sillä niillä on suuri merk­­­itys siinä, millainen kuva yhteiskunnasta muodostuu ja miten tutkimuksen avulla pystytään arvioimaan aiempia ilmiöitä ja tapahtumia. Henkilötietojen arkistointi mahdollistaa esimerkiksi tutkimuskysymysten tarkastelun henkilötasolla ja yhteiskunnallisten ilmiöiden sekä yhteiskunnan ja kansalaisen vuorovaikutuksen monipuolisen tarkastelun erityisesti humanistisille tieteille tyypillisellä tavalla.

Kansallisarkistoon arkistoidut asiakirjat sisältävät kaikenlaisia henkilötietoja, kuten suoria ja epäsuoria henkilötietoja sekä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja. Tietoaineistot sisältävät tietoja lähtökohtaisesti kaikenlaisista henkilötietoryhmistä, kuten nimi- ja yhteystietoja (myös turvakieltojen alaisia), eläketietoja, verotietoja, sosiaalialan tietoja ja tuomiotietoja. 
Kansallisarkistoon arkistoidut asiakirjat sisältävät tietoa sadoistatuhansista henkilöistä, jotka ovat asioineet suomalaisten viranomaisten kanssa. Tietoaineistot sisältävät myös henkilötietoja erilaisten julkisen hallinnon palveluiden asiakkaista, virkamiehistä ja toimijoista, esimerkiksi oppijoista, työntekijöistä, veronmaksajista, kiinteistönomistajista, sosiaali- ja terveydenhuollon asiakkaista, rikoksista epäillyistä ja tuomituista sekä vangeista.
Ajallisesti tietosuojalainsäädännön piirissä olevia tietoja on 1900-luvun alusta aina nykypäivään asti. Käsiteltävien henkilötietojen määrä lisääntyy jatkuvasti, kun tietoja vastaanotetaan tai digitoidaan Kansallisarkiston toimesta. 
Henkilötiedot saadaan viranomaisilta, joiden tehtävien osana asiakirjat ovat muodostuneet, tai yksityisiltä arkistonmuodostajilta. 

Kansallisarkistoon arkistoitujen asiakirjojen sisältämät henkilötiedot säilytetään ikuisesti.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa muun muassa tieteelliseen tutkimukseen viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999) säädetyllä tavalla. 
Henkilötietoja voidaan julkaista Kansallisarkiston Astia-palvelussa tietosuojalain 4 §:n 4 kohdan mukaan tehdyn tarpeellisuus- ja oikeasuhtaisuusharkinnan seurauksena.
Henkilötietojen käsittely tapahtuu Suomessa, EU/ETA-alueella tai kolmansissa maissa, joiden tietosuojan riittävyyden taso on todettu riittäväksi esimerkiksi EU:n riittävyyspäätöksen perusteella tai muun EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen V luvun mukaisen siirtoperusteen nojalla. Lisäksi tiedonsiirroissa varmistetaan EU:n vaatimuksia vastaava tietosuojan taso. 

Kansallisarkiston lakisääteisiin tehtäviin kuuluu vastaanottaa tieteellisistä ja yleisistä kirjastoista siirrettävää kirjastoaineistoa, säilyttää sitä sekä asettaa se tarvitsijoiden käyttöön (varastokirjastopalvelut). 

Henkilötietoja käsitellään lainauksenvalvontaan, aineiston takaisinperintään, tilastointiin sekä asiakkaan ja kirjaston väliseen yhteydenpitoon.
Kun Kansallisarkistossa käsitellään henkilötietoja varastokirjastopalveluiden tuottamiseksi, henkilötietojen käsittelyperuste on lähtökohtaisesti tietosuojalain 4 §:n 2 kohta, jolloin kyse on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan perustuvasta käsittelystä yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi. 

Henkilötietojen käsittely voi myös perustua Kansallisarkiston henkilöasiakkaan väliseen sopimukseen, jolloin kyse on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohtaan perustuvasta käsittelystä.

Henkilöasiakkaat: 

Varastokirjastoon siirtyy mitä tietoja asiakaskirjastossa on tallennettu: Nimi, osoite, henkilötunnus, sähköposti, puhelinnumero, lainaajakortin numero
Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.  

Käsiteltävät henkilötiedot eivät sisällä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja. 

Kirjasto- ja muut yhteisöasiakkaat:

Nimi, lainaajakortin numero, asiakasryhmä, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, milloin asiakkuus lisätty rekisteriin, milloin tietoja modifioitu, tilastointiryhmä sekä Y-tunnus (laskutusta varten)

Tietoja säilytetään rekisterissä asiakassuhteen ajan, kunnes asiakas ilmoittaa asiakkuuden päättymisestä. Asiakas voi poistattaa tietonsa asiakasrekisteristä, kun kaikki lainat on palautettu ja mahdolliset maksut suoritettu.

Kansallisarkisto siirtää valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskukselle (Palkeet) laskutusta varten tarvittavat henkilötiedot.  

Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999) säädetyllä tavalla. 

Henkilötietojen käsittely tapahtuu Suomessa, EU/ETA-alueella tai kolmansissa maissa, joiden tietosuojan riittävyyden taso on todettu riittäväksi esimerkiksi EU:n riittävyyspäätöksen perusteella tai muun EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen V luvun mukaisen siirtoperusteen nojalla. Lisäksi tiedonsiirroissa varmistetaan EU:n vaatimuksia vastaava tietosuojan taso. 

Kansallisarkisto valmistaa, välittää ja lainaa saavutettavaa kirjastoaineistoa ja oppimateriaalia näkövammaisten ja muiden tekijänoikeuslain (404/1961) 17 a §:n 1 momentissa tarkoitettujen lukemisesteisten käyttöön, neuvoo aineistojen ja palvelujen käytössä, ylläpitää ja kehittää lukemisesteisille tarkoitettua kirjastokokoelmaa ja muuta sisältötarjontaa sekä toimii näkövammaisten ja muiden lukemisesteisten henkilöiden kirjastopalvelujen ja saavutettavan julkaisemisen asiantuntijana (Saavutettavuuskirjasto Celian palvelut).

Kun Kansallisarkistossa käsitellään henkilötietoja Saavutettavuuskirjasto Celian palveluiden tuottamiseksi, henkilötietojen käsittelyperuste on lähtökohtaisesti tietosuojalain 4 §:n 2 kohta, jolloin kyse on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan perustuvasta käsittelystä yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi. 

Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen käsittelyperuste on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta ja tietosuojalain 9 §:n 1 momentin 2 kohta.

Henkilötietojen käsittely voi myös perustua Kansallisarkiston asiakkaan väliseen sopimukseen, jolloin kyse on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohtaan perustuvasta käsittelystä.

Asiakkaan tiedot: etunimi, sukunimi, tieto lukemisesteen syystä, postiosoite, postinumero, postitoimipaikka, sähköpostiosoite, puhelinnumero, henkilötunnus, asiakastunnus, asiakasryhmä, asiakkuuden alkamisaika, kieli, käyttäjätunnus, salasana, lainatiedot, päätelaitetiedot, verkkotapahtumatiedot, järjestelmälokit, puhelutiedot.
Asiakkaan yhteyshenkilön tiedot: nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja rooli.
Käsiteltävät henkilötiedot sisältävät erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja. Saavutettavuuskirjasto Celian henkilöasiakkuus on erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluva henkilötieto. 
Yhteisöasiakkaat ja palvelukumppanit: Yhteyshenkilön nimi ja sähköposti, puhelinnumero. Rekisteröiviltä kouluilta pyydetään myös lista rekisteröivistä opettajista jossa nimi ja sähköposti.
Henkilötiedot saadaan asiakkaan rekisteröityessä Saavutettavuuskirjasto Celian tai palvelukumppanin palveluun. 

Saavutettavuuskirjasto Celian asiakastietoihin kuuluvia henkilötietoja säilytetään kunnes asiakas ilmoittaa asiakkuuden päättymisestä. Jos asiakas ei ole lainannut Saavutettavuuskirjasto Celian aineistoja kahteen vuoteen, asiakkuus katsotaan päättyneeksi ja henkilötiedot poistetaan. Jos kyse on latauslainasta, henkilötietoja säilytetään asiakkuuden päättymisen jälkeen siihen saakka, kunnes viimeisimmästä kirjan latauslainasta on kulunut 5 vuotta.

Kansallisarkisto siirtää valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskukselle (Palkeet) laskutusta varten tarvittavat henkilötiedot.  
Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999) säädetyllä tavalla. 
Henkilötietojen käsittely tapahtuu Suomessa, EU/ETA-alueella tai kolmansissa maissa, joiden tietosuojan riittävyyden taso on todettu riittäväksi esimerkiksi EU:n riittävyyspäätöksen perusteella tai muun EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen V luvun mukaisen siirtoperusteen nojalla. Lisäksi tiedonsiirroissa varmistetaan EU:n vaatimuksia vastaava tietosuojan taso. 
 

Käsittelemämme henkilötiedot ja niiden määrä riippuvat käyttämistäsi Kansallisarkiston palveluista ja asiointikanavista. 
Käsiteltävät henkilötiedot sisältävät lähtökohtaisesti sisällä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja, ellei rekisteröity itse ilmoita niitä. 

Kansallisarkiston Astia-palvelu

Asiakkaan perustiedot: Asiakkaan etu- ja sukunimi, osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kielitunnus sekä kotiarkisto eli tieto asiakkaan valitsemasta Kansallisarkiston toimipaikasta, jossa hän asioi. Asiakkaat huolehtivat itse yhteystietojensa oikeellisuudesta palvelussa.
Asiakkuuden perusteella syntyvät tiedot: Käyttäjätunnus, tiedot asiakkaan tekemistä käyttöoikeushakemuksista, voimassa olevista käyttöluvista ja tehdyistä tutkijasali-, kaukolaina- ja tietopyyntötilauksista, käyttöehtojen hyväksymispäivä.

Tweb-asiankäsittelyjärjestelmä

Kansallisarkistossa vireille tulleisiin asioihin liittyvät henkilötiedot, kuten henkilön nimi, henkilötunnus tai syntymäaika, henkilön edustama virasto/yritys/yhteisö, kielitunnus, puhelinnumero, laskutusosoite, sähköposti, sekä käsiteltävän asian vaatimat muut yksilöivät tiedot, kuten asian diaarinumero, sekä asian käsittely- ja päätöstiedot. 

Sähköisen arkistoinnin palvelualusta (SAPA)

Asiakkaan perustiedot valtionhallinnon toimijoille (VIRTU-autentikointi): etu- ja sukunimi, organisaatio sekä sähköpostiosoite.
 Asiakkaan perustiedot muille asiakkaille (suomi.fi -autentikointi): etu- ja sukunimi, henkilötunnus, organisaatio sekä sähköpostiosoite.
 Asiakkuuden perusteella syntyvät tiedot: tiedot asiakkaan tekemistä siirroista sekä käyttöehtojen hyväksymispäivä. Palveluun tunnistaudutaan aina käyttäen joko VIRTU- tai suomi.fi-autentikointia.

Tallentava kameravalvonta Kansallisarkiston tiloissa

Valvontakameroiden välittämä digitaalinen kuvamateriaali valvotuissa tiloissa liikkuvista henkilöistä.

 

Muut palvelut

Karjala-tietokanta 
Asiakaspalvelukanavat
Uutiskirjejärjestelmä

Useat Kansallisarkiston viranomaistoiminnassa syntyneet asiakirjat ja niiden sisältämät henkilötiedot säilytetään pysyvästi. Joidenkin asiakirjojen säilytysajasta on säädetty lailla. Asiakirjat, joita ei ole määrätty arkistoitavaksi, hävitetään säilytysajan jälkeen tietoturvallisella tavalla.

Käyttöoikeushakemukset ja niiden sisältämät henkilötiedot säilytetään 10 vuotta.

Käyttöoikeuspäätökset ja niiden sisältämät henkilötiedot säilytetään 20 vuotta. 

Tietopyynnöt ja niiden sisältämät henkilötiedot säilytetään 10 vuotta. 

Tallentavan kameravalvonnan tietoja säilytetään enintään kaksi kuukautta, ellei ole kameravalvonnan tarkoituksen toteuttamisesta johtuvaa erityistä syytä säilyttää tietoja pitempään. Tiedot tuhotaan tallentamalla niiden päälle uutta tietoa.

Tiedot saadaan sinulta itseltäsi jättäessäsi hakemuksen, toimeksiannon tai palvelupyynnön  Kansallisarkistolle, käyttäessäsi Kansallisarkiston tietojärjestelmiä tai liikkuessasi Kansallisarkiston kameravalvotuissa tiloissa. Tarvittaessa henkilötiedot varmistetaan väestötietojärjestelmästä ja muista viranomaisrekistereistä. 
Käsiteltävät henkilötiedot eivät lähtökohtaisesti sisällä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja, ellet itse ilmoita niitä.
 

Tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyllä on oikeus

 

• saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
• saada tutustua tietoihin
• oikaista tietoja
• poistaa tiedot
• rajoittaa tietojen käsittelyä
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• vastustaa tietojen käsittelyä
• olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Lisätietoja rekisteröidyn oikeuksiin liittyen saat Kansallisarkistosta.

Rekisteröitynä et voi kuitenkaan käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Siihen vaikuttaa muun muassa se, millä perusteella henkilötietojasi käsitellään. Esimerkiksi silloin, kun henkilötietojasi sisältyy Kansallisarkistoon arkistoituihin asiakirjoihin, et voi käyttää kaikkia näitä oikeuksia. 

Käyttääksesi oikeuksiasi voit toimittaa kirjallisen pyynnön Kansallisarkiston kirjaamoon [email protected] tai postitse (PL 258, 00171 Helsinki).
Pyynnön tekeminen ja pyynnön käsittely on pääsääntöisesti maksutonta.

Ratkaisu asiassa annetaan yhden kuukauden määräajassa pyynnön vastaanottamisesta lukien.

Sinulla on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä. Yhteystiedot: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki, [email protected]

Kansallisarkiston säilyttämä tietoaineisto on kertynyt vuosisatojen aikana. Suurin osa aineistoista on syntynyt eri viranomaisten toiminnan tuloksena. Tiedot rekisteröidyiltä keränneellä taholla on omassa toiminnassaan tietojen keräämiselle lainmukainen käsittelyperuste ja tarkoitus. Tietosuojamääräyksiä sovelletaan vain elävien henkilötietoihin.

Kansallisarkiston hallussa oleva tietoaineisto sisältää tietoa lähtökohtaisesti kaikenlaisista rekisteröityjen ryhmistä, kuten työntekijöistä, terveydenhuollon potilaista, vangeista, tuomituista, koulujen oppilaista, yhdistysten jäsenyydestä jne. Tietojen sisältö on vaihteleva ja säilytyksessä on myös arkaluonteisia/erityisiä henkilötietoryhmiä koskevia tietoja ja turvallisuusluokiteltuja tietoja.Tiedon oikeellisuudesta ja tietosisällöstä ylipäänsä vastaa asiakirjan laatinut taho.

Säilytämme tietoja pääsääntöisesti pysyvästi osana kansallista kulttuuriperintöä.

Kansallisarkisto säilyttää tehtäviensä perusteella muiden viranomaisten ja yksityisten toimijoiden asiakirjoja, jotka voivat sisältää henkilötietoja. Valtaosa aineistoista on syntynyt eri viranomaisten toiminnan tuloksena.  Viranomaiset ovat saaneet henkilötiedot esimerkiksi ilmoitusvelvollisuuden perusteella muilta viranomaisilta tai keränneet tiedot rekisteröidyiltä itseltään. Tiedot aikanaan keränneellä taholla tulee olla tietojen keräämiselle lainmukainen käsittelyperuste ja tarkoitus.

Kansallisarkisto toimii aineistoja sen säilytykseen luovuttaneiden viranomaisten ja yksityisten tahojen, kuten yhdistysten, kanssa yhteistyössä ja edistää tietosuojaa näiden kanssa yhdessä. Tietoja luovuttavien tahojen kanssa sovitaan aineistoon liittyvistä käytännöistä ja tietosuojalainsäädännön asettamista vaatimuksista, kuten rekisterinpidosta.

Kansallisarkisto ei luovuta säännönmukaisesti säilyttämiään tietoja muille osapuolille.  Tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle markkinointitarkoituksiin.

Säilyttämäämme aineistoon voi kohdistua tietopyyntöjä, joiden toteuttamisessa noudatamme julkisuuslainsäädäntöä ja henkilötietojen suojan periaatteita. Kansallisarkiston tietopalveluista vastaavat henkilöt toimivat tarkentavan ohjeistuksen perusteella ja ottavat aina huomioon tietoa siirtäneen tahon toiveet ja oikeudet.

Tietopyyntöihin vastaamisessa huomioidaan aina yleinen asiakirjojen julkisuusperiaate, mutta erityisesti tutkimukselliset ja muut erityiset käyttötarpeet.Jos tietojen luovutuksen tarkoitus ei edellytä tarkkoja henkilötietoja, henkilötiedot voidaan anonymisoida tai pseudonymisoidaLinkki aukeaa uuteen ikkunaan. luovutettaessa mahdollisuuksiemme mukaan.

Tietoja ei siirretä kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle

Kansallisarkistoon arkistoitavien aineistojen viitetietoja, sekä analogisia ja digitaalisia aineistoja hallitaan ja käytetään seuraavissa järjestelmissä

• Astia-palvelu (tiedonhaku AHAA:sta, linkitys digitaaliseen aineistoon)
• AHAA (metatiedot)
• Sähköisen arkistoinnin palvelu
• massadigitoinnin ja takautuvan digitoinnin järjestelmät

Kansallisarkiston kansallisarkisto.fi-sivustolla käytetään evästeitä sivuston käytön seuraamiseksi sekä palveluiden kehittämiseksi.

Henkilötietojen käsittelyyn selainpohjaisissa tietojärjestelmissä käytetään evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeitä käytetään palvelujen toteuttamiseen, helpottamaan palveluihin kirjautumista sekä mahdollistamaan palvelujen käytön tilastointi. Käyttäjä voi selainohjelmassaan estää evästeiden käytön, mutta tämä voi estää järjestelmän asianmukaisen toiminnan.

Kansallisarkisto suojaa säilyttämiensä tietojen yksityisyyttä ja noudattaa toiminnassaan tietosuojalainsäädäntöä sekä hyviä tietosuojakäytäntöjä.

Tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan ja käytön rajoittamiseen.

Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. Tietoja käsittelevät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu.

Tilat ja tiedot sijaitsevat fyysisesti Suomessa.

Toiminnan asianmukaisuuden valvomiseksi käytetään hallinnollisia kontrolleja.

Sinulla on oikeus tehdä pyyntö pääsystä henkilötietoihisi, tietojen oikaisemisesta, poistamisesta, käsittelyn rajoittamisesta, vastustamisesta tai siirtämisestä järjestelmästä toiseen. Yksilöidyn pyynnön näiden oikeuksien käyttämisestä voi tehdä Kansallisarkistolle ja kullekin rekisterinpitäjälle/muille viranomaisille. Käyttääksesi oikeuksiasi voit toimittaa kirjallisen pyynnön Kansallisarkiston kirjaamon kautta [email protected] tai postitse (PL 258, 00171 Helsinki). Ratkaisu asiassa annetaan yhden kuukauden määräajassa pyynnön vastaanottamisesta lukien, ellei ole erityisiä syitä pidentää vastaamisaikaa.

Kansallisarkisto vastaa tietojen säilyttämisestä arkistointitarkoituksessa, mikä voi mahdollistaa rekisteröidyn oikeuksista poikkeamisen tietosuojalain ja tietosuoja-asetuksen perusteella.

Kansallisarkistoon siirrettyjen tietojen tarkoitus on palvella arkistointitarkoituksessa kulttuuriperinnöllisen arvon säilymistä ja tutkimuksen tarpeita. Näissä tarkoituksissa on tärkeää, että tieto on eheää ja luotettavaa, eikä Kansallisarkisto voikaan lähtökohtaisesti tehdä muutoksia tai poistaa tietoja, jotka sille on luovutettu. Tämä on vastoin arkistointitarkoitusta, sillä ajatuksena on säilyttää tietoa jälkipolville kuvaamaan sitä tilaa, johon esimerkiksi viranomaisten päätökset ovat perustuneet.

Rekisteritietojen tarkastuspyynnön tekeminen ja pyynnön käsittely on pääsääntöisesti maksutonta. Kansallisarkistossa säilytettävien tietoaineistojen hallinta, kuvailutiedot ja niihin liittyvät työkalut eivät kuitenkaan mahdollista täydellisesti sitä, että voisimme toteuttaa rekisteröidyn oikeuksia ilman kohtuutonta vaivaa tai riittävällä tarkkuudella.  Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, esimerkiksi jos yksilöimättömiä pyyntöjä esitetään toistuvasti, niin Kansallisarkisto voi periä kohtuullisen maksun, joka vastaa pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvia hallinnollisia kustannuksia.

Sinulla on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Yhteystiedot: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki, [email protected]