Kansallisarkisto antaa seulontapäätöksiä yleishallinnon tehtävien tietoaineistoista
Kansallisarkisto on määritellyt yhteistyössä tiedonhallintalautakunnan kanssa ne julkisen hallinnon yhteiset toimintaprosessit ja tehtäväkokonaisuudet, joiden asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvästä säilyttämisestä (arkistoinnista) on mahdollista määrätä säilytysaikasuosituksen ja sen liitteiden perusteella. Kansallisarkisto antaa määräykset seulontapäätöksissä.
Kansallisarkisto on määritellyt yhteistyössä tiedonhallintalautakunnan kanssa ne julkisen hallinnon yhteiset toimintaprosessit ja tehtäväkokonaisuudet, joiden asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvästä säilyttämisestä (arkistoinnista) on mahdollista määrätä säilytysaikasuosituksen ja sen liitteiden perusteella. Kansallisarkisto antaa määräykset seulontapäätöksissä.
Kansallisarkiston tavoitteena on määrätä taulukkoon 1 merkittyjen toimintaprosessien ja tehtäväkokonaisuuksien pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista ja tietoaineistoista säilytysaikasuosituksen perusteella:
Taulukko 1: Toimintaprosessit, joiden asiakirjoista ja tietoaineistoista Kansallisarkisto määrää suosituksen perusteella.
Toimintaprosessi | Lisätietoja |
Henkilöstöhallinto | Kansallisarkisto valmistelee säilytysaikasuosituksen perusteella annettavaa päätöstä. |
Hankintatoimi | Kansallisarkisto valmistelee säilytysaikasuosituksen perusteella annettavaa päätöstä. |
Taloushallinto | Tiedonhallintalautakunnan säilytysaikajaosto valmistelee suosituksen liitteitä. |
Yleiset hallintoasiat | Tiedonhallintalautakunnan säilytysaikajaosto valmistelee suosituksen liitteitä. |
Tiedonhallinta | Tiedonhallintalautakunnan säilytysaikajaosto valmistelee suosituksen liitteitä. |
Kansallisarkisto arvioi jatkossa myös taulukossa 1 mainittujen toimintaprosessin säilytysaikasuosituksen liitteiden julkaisun jälkeen, onko ao. liitteisiin sisältyvien asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvästä säilyttämisestä mahdollista määrätä liitteisiin tuotettujen kuvausten perusteella.
Kansallisarkisto katsoo, että ainoastaan taulukossa 1 mainitut toimintaprosessit ja tehtävät ovat yleisiä ja yhteisiä koko julkiselle hallinnolle. Muut taulukosta 1 poisrajatut toimintaprosessit ja tehtävät ovat substanssitehtäviä, eivätkä ne koske kaikkia julkisen hallinnon toimijoita. Kansallisarkisto ja sen edeltäjät ovat edellyttäneet seulontaesityksen tekemistä substanssitehtävistä muodostuneiden asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvästä säilyttämisestä. Substanssitehtävien asiakirjojen ja tietoaineistojen arvonmäärityksen tulisi perustua tiedonhallintamalleissa sekä tiedonohjaussuunnitelmissa tai arkistonmuodostussuunnitelmissa kuvattuihin tehtäviin, tietoaineistoihin ja asiakirjoihin. Lisäksi arvonmäärityksen tulisi kohdistua kattavasti myös erilaisissa tietojärjestelmissä tuotettuihin alkujaan digitaalisiin tietoaineistoihin, kuten rekisteritietoihin.
Kansallisarkisto määrää substanssitehtävien ja -toimintaprosessien tietojen arkistoinnista jo vakiintuneen toimintatavan mukaisesti. Esityksen voi esimerkiksi tehdä yksittäinen toimija (virasto), monitoimijaprosessin omistava toimija, virastoryhmän tietohallinnosta vastaava toimija tai hallinnonalan tiedonhallinnan ohjauksesta vastaava ministeriö.
Kansallisarkisto tiedottaa säilytysaikasuosituksien perusteella annettavista seulontapäätöksistä verkkosivuillaan. Lisätietokyselyt voi lähettää sähköpostitse Kansallisarkiston neuvonta- ja ohjauspalvelulle osoitteeseen [email protected].
Tutustu myös
-
20.12.2024 11:07
Ohje arkistoitavien asiakirjojen digitoinnista päivitetty
Uusi ohje korvaa ja kumoaa Kansallisarkiston aiemmat vaatimukset hävittämiseen tähtäävään digitointiin ja erikoisaineistojen digitointiin
-
19.12.2024 10:33
Tuomiokirjahaun häiriö korjattu
Tuomiokirjahaku oli poissa toiminnasta 19.–20.12. Nyt palvelu toimii taas normaalisti.
-
13.12.2024 10:55
Jo 100 000 kuvaa toimitettu digitaalisesti – toimitusajat lyhenemään päin
Digitoimme asiakkaiden tilaamat aineistot Hämeenlinnassa.