Sähköisen arkistoinnin palvelu -kyselyn tulokset
Helmikuussa järjestetyn sähköisen arkistoinnin palvelun viestintää koskevan kyselyn tulokset ja jatkotoimenpiteet
Helmikuussa Sähköisen arkistoinnin palvelu toteutti palvelun viestintää koskevan kyselyn, jonka avulla haluttiin selvittää, millaista tietoa, tukea ja ohjausta viranomaiset kaipaavat alkuaan digitaalisen ja digitoidun tietoaineiston siirtämiseen. Kysely suunnattiin viranomaisten lisäksi tietojärjestelmätoimittajille.
Tietojärjestelmätoimittajilta haluttiin saada ajatuksia siitä, millaista yhteistyötä he toivoisivat Kansallisarkiston kanssa. Vaikka tietojärjestelmätoimittajat eivät suoraan ole Kansallisarkiston asiakkaita, on järjestelmätoimittajilla digitaalisten tietoaineistojen siirrossa oma asiantuntijaroolinsa asiakkaidensa, eli viranomaisen kautta.
Tietojärjestelmätoimittajien edustajien vastausmäärä jäi ikävä kyllä vähäiseksi. Viranomaisten vastauksissa nousi kuitenkin esiin se, miten tärkeänä pidetään sitä, että muun muassa asianhallinta- ja säilytysjärjestelmiä tarjoavat tietojärjestelmätoimittajat kehittäisivät järjestelmiään huomioimaan aineiston siirron arkistoon. Kansallisarkiston pitkän aikavälin tavoite on lisätä yhteistyötä tietojärjestelmätoimittajien kanssa.
Vastauksia kyselyyn tuli yhteensä 32. Näistä 10 oli valtionhallinnosta, 12 kunnilta, kolme kuntayhtymiltä, kaksi korkeakouluilta, kaksi hyvinvointialueilta sekä kolme tietojärjestelmätoimittajilta.
Artikkelin loppuun on koottu vastauksia joihinkin kyselyn kautta jätettyihin suoriin kysymyksiin, sekä koottu linkit Sähköisen arkistoinnin palvelun materiaaleihin tarkempaa tutustumista varten.
Enemmän konkreettisia esimerkkejä ja kokonaisymmärrys siirron vaatimuksista
Vastaajien ehdottomasti yleisin toive oli saada lisää konkreettisia esimerkkejä siirroista. Myös aiempien siirtäjien kokemuksista haluttiin kuulla. Kentällä kaivataan tarkempaa ymmärrystä siitä, mitä siirtäminen viranomaiselta vaatii, miten paljon siirto vie aikaa, keiden kaikkien työpanosta siirtämiseen tarvitaan ja millaisia haasteita siirroissa on kohdattu.
Siirtoprosessin vaiheet sekä siirtäjän vastuulle kuuluvat työtehtävät on kuvattu Sähköisen arkistoinnin palvelun verkkosivuilla. Jokainen siirto on omanlaisensa projekti, joka vaatii sekä siirtoprosessin sisäistämistä että siirrettävään aineistoon tutustumista. Siirtoprosessin eri vaiheissa tarvitaan erityyppistä osaamista ja ymmärrystä. Siirto onnistuukin parhaiten, kun sen koordinointivastuu on määritetty selkeästi ja projektissa on tarvittavissa vaiheissa mukana:
- tiedonhallinnan ja arkistoinnin tuntemusta
- tietoaineiston sisältöön liittyvää substanssiosaamista sekä
- teknistä asiantuntijuutta.
Syksyllä Kansallisarkisto järjestää SAPA-teemaisen viranomaisinfon, jossa siirron kokonaisuus sekä palvelun ajankohtaisia asioita käydään tarkemmin läpi. SAPA-infon jälkeen järjestämme erillisen kyselytilaisuuden siirrosta kiinnostuneille organisaatioille.
Tukea siirtämiseen
SAPA-osaaja-ohjauskokonaisuuden jatkolle esitettiin toiveita. SAPA-osaaja on verkkoympäristössä toteutettu ohjauskokonaisuus, joka on tarkoitettu ensisijaisesti ensimmäistä kertaa digitaalisia tietoaineistojaan Kansallisarkistoon siirtäville valtion viranomaisille.
On hyvä kuulla, että tämän kaltaiselle ohjauskokonaisuudelle koetaan tarvetta laajemminkin. SAPA-osaaja järjestetään tänä vuonna ensimmäisen kerran. Kokemuksen ja palautteen pohjalta mietimme vuoden loppupuolella SAPA-osaajan kehitystarpeita ja jatkotoimenpiteitä.
Jatkossa on suunniteltu perustettavaksi myös aktiivisille siirtäjille yhteinen keskustelu- ja verkostoitumisympäristö. Tavoitteena on tarjota siirtäjille ympäristö, jonka kautta on mahdollista tavoittaa sekä Sähköisen arkistoinnin palvelu että muita siirtoja toteuttavia organisaatioita, joilla on mahdollisesti kokemusta ja samastumispintaa siirtäjää pohdituttaviin kysymyksiin.
Arkistoinnin suunnitteluun ja hallintaan liittyvä ohjeistus
Vastaajat kaipasivat myös yleisesti apua arkistoinnin suunnitteluun ja hallintaan sekä muun muassa digitointiin. Näistä aiheista löytyy perustietoa Kansallisarkiston Arkistoinnin ohjaus -verkkosivuilla. Sivuilta löytyy yleistiedon lisäksi myös ohjepankki ja vastauksia usein kysyttyihin kysymyksiin.
Arkistoinnin ohjaus -verkkosivujen lisäksi arkistointia tukevaa tietoa löytyy jatkossa myös vuoden 2024 aikana julkaistavista Arkistoinnin osaaja -verkko-oppaista. Oppaat tarjoavat syventäviä, jäsenneltyjä kokonaisuuksia tukemaan arkistoinnin suunnittelua ja hallintaa.
Tämän vuoden aikana järjestämme verkkoympäristössä lisäksi sarjan Arkistoinnin osaaja -webinaareja ja -ohjaustilaisuuksia. Maksuttomissa tilaisuuksissa käsitellään muun muassa arvonmääritykseen, seulontaan ja arkistoinnin suunnitteluun liittyviä teemoja. Myös SAPA-osaaja-ohjauskokonaisuus on osa Arkistoinnin osaaja -sarjaa.
Kansallisarkiston digitointia koskevia laatuvaatimuksia päivitetään vuoden 2024 aikana. Päivityksellä halutaan selkeyttää vaatimuksia, parantaa niiden käytettävyyttä ja korjata havaittuja ongelmakohtia. Lisäksi tämän vuoden aikana julkaistaan laatuvaatimukset, jotka koskevat arkistoitavien asiakirjojen sähköiseen muotoon muuttamista asianhallintajärjestelmään tai muuhun tietojärjestelmään tallennettaessa.
Mikäli et löydä verkkopalveluistamme vastausta kysymykseesi tai sinulla herää tiettyyn aihealueeseen liittyviä lisäkysymyksiä, ota yhteyttä osoitteeseen [email protected]
Astia-palvelu ja aineiston käyttö
Astia ja aineiston käyttö nousivat myös esiin aihepiireinä, joista kaivataan lisätietoa. Kansallisarkistoon siirretyn aineiston käyttö tapahtuu Astia-palvelun kautta. Tähän liittyen kannattaa tulla 16.5. klo 13–15 kuulolle seuraavaan viranomaisinfoon, jonka teemana on kuvailu ja aineiston viranomaiskäyttö. Infon tallenne on myös jälkeenpäin katsottavissa Kansallisarkiston verkkosivujen kautta. Lisää tietoa infon sisällöstä löytyy viimeisimmästä viranomaisuutiskirjeestä.
Kyselyn kautta tuli myös jo siirtäneeltä viranomaiselta toive siitä, että Astia-palveluun saataisiin nimenomaa viranomaiskäyttäjille suunnatut ohjeet, siinä missä tämänhetkiset ohjeet ovat yleisohjeita. Astia-palvelu tuottaa viranomaiskäyttäjille suunnatut ohjeet tämän vuoden aikana.
Vastauksia suoriin kysymyksiin
Onko aineistoa, jota ei haluta kunnilta ottaa vastaan? Onko aineistoa, jota erityisesti halutaan?
Kansallisarkistoon voi siirtää arkistoitavaksi määrättyä, digitaalista aineistoa. Ei ole erikseen tehty linjauksia siitä, mitä aineistoa erityisesti kunnilta halutaan tai ei haluta ottaa vastaan.
Se, milloin aineisto kannattaa siirtää ja millaisessa kokonaisuudessa, on tapauskohtaista. Yhdessä siirrossa on tarkoitus siirtää aina yksi tai useampi looginen, ehyt aineistokokonaisuus. Vaikka aineiston voi siirtää jo säilytysvaiheessa, ei sitä kannata kuitenkaan siirtää vielä silloin, kun aineistoa tarvitaan todella paljon alkuperäisiin käyttötarkoituksiin, aineistossa on avoimia asioita tai siihen voi vielä kohdistua muutoksia.
Kunnat tallentavat monien tehtävien yhteydessä syntyviä tietoja sekä omiin tietojärjestelmiinsä että valtionhallinnon ylläpitämiin keskitettyihin tietovarantoihin. Kansallisarkiston tavoitteena on arkistoinnin painottuminen keskitettyihin tietovarantoihin. Tällöin aineiston hallinta, säilyvyyden turvaaminen ja lopulta myös käyttö on keskitettyä.
Päällekkäistä arkistointia on pyritty karsimaan Kansallisarkiston uusimpien seulontapäätösten yhteydessä. Purkaminen edellyttää kuitenkin aina tapauskohtaista harkintaa ja yhteistyötä keskitetyn tietovarannon ylläpitäjän kanssa, joissain tapauksissa jopa muutoksia lainsäädäntöön.
Kunnan tulee noudattaa omalta osaltaan voimassa olevia seulontapäätöksiä.
Turvallisuusluokiteltujen aineistojen sähköinen arkistointi nyt ja tulevaisuudessa?
Ainakaan toistaiseksi turvallisuusluokiteltuja digitaalisia tietoaineistoja ei oteta vastaan Sähköisen arkistoinnin palvelun kautta.
Miksi kunnan kannattaa käyttää SAPAa eikä hankkia omaa sähköistä arkistoa?
Kunnassa arkistoitavan tiedon säilyttäminen ja ylipäätään sähköinen säilyttäminen on kokonaisuus, jonka suunnittelussa ja hallinnassa pitää hyödyntää useita erilaisia keinoja. Säilytysjärjestelmän tai niin kutsutun sähköisen arkiston tarve voi liittyä sekä määräajan säilytettävien, pitkään säilytettävien että arkistoitavien aineistojen hallinnan tarpeeseen jossain vaiheessa niiden elinkaarta.
Arkistoitavien tietoaineistojen kohdalla on kuitenkin tärkeää muistaa, että on huolehdittava myös aineiston varsinaisesta digitaalisesta pitkäaikaissäilytyksestä sekä aineistojen tarjoamisesta tutkimuskäyttöön. Digitaalinen arkistointi on jatkuva prosessi, jossa on varmistettava aineiston eheys ja käytettävyys myös teknologian kehittyessä ja muuttuessa. Sähköisen arkistoinnin palveluun arkistoitavan tietoaineiston siirtämällä ottaa Kansallisarkisto vastuun edellä mainituista.
Yhteiskunnallisella tasolla aineiston siirtäminen Kansallisarkistolle mahdollistaa kulttuuriperinnöllisesti arvokkaan aineiston hakemisen ja käyttämisen yhdestä ja samasta paikasta.
Perusteellinen opas kuntien sosiaalipalveluiden arkistoinnista, jossa kerrotaan, miten arkistoit + säilytysaika?
Suosittelemme tutustumista Kansallisarkiston verkkosivuilta löytyvään Sosiaalihuollon ohjauskokonaisuus -verkko-oppaaseen. Sen sisältö on tuotettu Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen ja Kansallisarkiston yhteistyönä osana Hyvinvointialueille siirtyvien tietoaineistojen hallinnan suunnittelu ja ohjaus -projektia. Ohjaiskokonaisuudesta löytyy tietoa myös säilytysaikojen määrittelystä.
Tutustu Sähköisen arkistoinnin palvelun prosessiin ja vaiheisiin
Sähköisen arkistoinnin palvelun laajentamisesta koko julkishallintoon voit lukea laajentamisen sivuilta.
Sähköisen arkistoinnin palvelun toimintaan ja siirron prosessiin voi tutustua palvelun sivujen kautta. Sivu on jaettu alaosioihin, joissa kuvataan kukin digitaalisen tietoaineiston siirron vaihe. Sivuilta löytyvät myös kaikki siirrossa täytettävät dokumentit.
Sähköisen arkistoinnin palvelu
Siirron prosessi
Usein kysytyt kysymykset -osiosta löydät vastauksia yleisimpiin palvelua koskeviin kysymyksiin, sekä ohjepankissa on siirtoa ja siirtopaketteja koskevat ohjeet.