Tiedonhallintalautakunnan säilytysaikasuositus julkaistu – Kansallisarkisto määrää arkistoitavat tietoaineistot

Julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta julkaisi 5.7.2022 suosituksen tietoaineistojen säilytysajasta ja toimista säilytysajan päätyttyä. Suosituksen liitteinä on suuntaa antavia säilytysaikoja henkilöstöhallinnon ja hankintatoimen tietoaineistoille ja asiakirjoille.

Julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta julkaisi 5.7.2022 suosituksen tietoaineistojen säilytysajasta ja toimista säilytysajan päätyttyä. Suosituksen liitteinä on suuntaa antavia säilytysaikoja henkilöstöhallinnon ja hankintatoimen tietoaineistoille ja asiakirjoille.

Kansallisarkisto on päättänyt antaa oma-aloitteisesti määräyksen henkilöstöhallinnon ja hankintatoimen suosituksiin sisältyvien tietoaineistojen ja asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä eli arkistoinnista. Ratkaisuun on päädytty, koska tiedonhallintalautakunta ei voi tehdä toimijoiden (arkistolain arkistonmuodostajat) puolesta seulontaesitystä Kansallisarkistolle. Tiedonhallintalautakunnan vastuulle ei ole lainsäädännössä (tiedonhallintalaki, arkistolaki) säädetty arkistotoimen tehtäviä, kuten arvonmääritystä. Arvomäärityksen ja seulonnan vakiintuneessa toimintamallissa Kansallisarkisto määrää pysyvästi säilytettävät asiakirjat toimijoiden seulontaesitysten perusteella. 

Tiedonhallintalautakunnan asettaman säilytysaikajaoston suositustyössä mukana olevat asiantuntijat voivat kuitenkin esittää arvionsa tietoaineistojen ja asiakirjojen arkistollisesta arvosta. Tiedonhallintalautakunta ei julkaise arvioita säilytysaikasuosituksessa ja sen liitteissä, vaan Kansallisarkisto huomioi arviot tietoaineistojen ja asiakirjojen arvonmäärityksessä. 

Tavoitteena on tehostaa ja yhdenmukaistaa tietoaineistojen arvonmääritystä 

Määräys annetaan seulontapäätöksessä kaikille arkistolain (831/1994) § 1 momentin 1 kohtien 1–6 arkistonmuodostajille. Kansallisarkiston määräyksenantovaltuus perustuu arkistolain § 8 momenttiin 3. Arkistolaissa pysyvästi säilytettävillä asiakirjoilla tarkoitetaan lailla tai lain nojalla arkistoitavia asiakirjoja ja tietoaineistoja, jotka niiden säilytysajan päättymisen jälkeen arkistoidaan. Tavoitteena on julkaista päätös joulukuussa 2022. 

Lähtökohta seulontapäätöksen valmistelulle on, että annettavassa päätöksessä määrättäisiin mahdollisimman kattavasti kaikkien toimijoiden henkilöstöhallinnon ja hankintatoimen tehtävien ja toimintaprosessien ja niiden hoitamisen tuloksena muodostuvien tietoaineistojen arkistoinnista. Tärkeimpänä tavoitteena on vähentää turhaa hallinnollista byrokratiaa. Toimijat voivat sellaisenaan soveltaa Kansallisarkiston antamaa seulontapäätöstä, eikä niiden tarvitse tehdä erikseen seulontaesityksiä Kansallisarkistolle. Toisena tavoitteena on päivittää henkilöstöhallinnon ja hankintatoimen tietoaineistojen ja asiakirjojen arvonmääritys ja arkistointi vastaamaan voimassa olevan arvonmääritys- ja seulontapolitiikan menetelmiä ja kriteereitä, jotka soveltuvat digitaaliseen toimintaympäristöön ja sähköiseen arkistointiin. Aiemmin annetuissa määräyksissä ja päätöksissä on sovellettu kulloinkin voimassa olleita analogisen aineiston arvonmäärityksen ja seulonnan periaatteita, ja arvonmääritysprosessin yhteydessä ei ole aina julkilausuttu selkeästi perusteita tehdyille arvonmääritysratkaisuille. 

Kansallisarkisto asettaa säilytysaikasuosituksen perusteella annettavan seulontapäätöksen luonnoksen lausuttavaksi Lausuntopalvelussa vuoden 2022 loppupuoliskolla. Lausuntomenettelyllä edistetään läpinäkyvyyttä ja julkishallinnon toimijoiden vaikutusmahdollisuuksia. Lausuntomenettelyssä julkishallinnon toimijat voivat esittää täydennyksiä ja korjauksia seulontapäätösluonnokseen. Kansallisarkisto ei tule lausuntomenettelyn jälkeen tiedustelemaan toimijoilta tehtäviä, tietoaineistoja ja asiakirjoja koskevia täydentäviä tietoja. 

Seulontapäätös kohdistuu säilytysaikasuosituksessa määriteltyihin toimintaprosesseihin ja tehtäviin sekä niiden hoitamisen tuloksena muodostuviin tietoaineistoihin ja asiakirjoihin. Kansallisarkisto määrää erikseen niiden henkilöstöhallinnon ja hankintatoimen tehtävien tietoaineistojen ja asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä, joita ei ole mainittu tiedonhallintalautakunnan säilytysaikasuosituksessa. Seulontapäätökseen määritellään sen takautuvan soveltamisen periaatteet suhteessa aiemmin annettuihin yleisiin ja organisaatiokohtaisiin seulontapäätöksiin.  

Toistaiseksi Kansallisarkisto arvioi kunkin toimintaprosessin säilytysaikasuosituksen julkaisun jälkeen, voiko se määrätä ao. julkaisuihin sisältyvien tietoaineistojen ja asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä.  

Kansallisarkisto ja tiedonhallintalautakunta määrittelevät yhteistyössä julkisen hallinnon yhteiset toimintaprosessit ja tehtäväkokonaisuudet, joiden arkistoitavista tietoaineistoista ja asiakirjoista Kansallisarkisto määrää säilytysaikasuosituksien perusteella. Kansallisarkisto päättää viime kädessä määräyksenantovaltuuden käytöstä. 

Kansallisarkisto tiedottaa jatkossa säilytysaikasuosituksien perusteella annettavista seulontapäätöksistä verkkosivuillaan. Lisätietokyselyt voi lähettää sähköpostitse Kansallisarkiston neuvonta- ja ohjauspalvelulle osoitteeseen [email protected]. 

Julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunnan suositus tietoaineistojen säilytysajasta ja toimista säilytysajan päätyttyä