Rekommendation on förvaringstider har publicerats

Informationshanteringsnämnden för den offentliga förvaltningen publicerade 5.7.2022 en allmän rekommendation om förvaringstider för informationsmaterial och om åtgärder efter förvaringstidens slut. Rekommendationens bilaga innehåller riktgivande förvaringstider för handlingar och informationsmaterial som gäller personalförvaltning och upphandling.

Informationshanteringsnämnden för den offentliga förvaltningen publicerade 5.7.2022 en allmän rekommendation om förvaringstider för informationsmaterial och om åtgärder efter förvaringstidens slut. Rekommendationens bilaga innehåller riktgivande förvaringstider för handlingar och informationsmaterial som gäller personalförvaltning och upphandling.

Riksarkivet har beslutat att på eget initiativ utfärda en föreskrift om varaktig förvaring, dvs. arkivering, av de informationsmaterial och handlingar som ingår i rekommendationerna för personalförvaltning och upphandling.  Denna lösning har valts eftersom informationshanteringsnämnden inte kan lämna in gallringsförslag till Riksarkivet för aktörernas (i arkivlagen arkivbildarnas) räkning. Enligt lagstiftningen (informationshanteringslagen, arkivlagen) ansvarar informationshanteringsnämnden inte för uppdrag inom arkivfunktionen, såsom fastställande av bevarandevärde. I den etablerade verksamhetsmodellen för fastställande av bevarandevärde och gallring bestämmer Riksarkivet vilka handlingar som ska förvaras varaktigt på basis av aktörernas gallringsframställan.  

Sakkunniga som deltar i utarbetandet av rekommendationer i informationshanteringsnämndens sektion för fastställande av förvaringstider för handlingar kan dock framföra sin bedömning av arkivvärdet för informationsmaterial och handlingar. Informationshanteringsnämnden publicerar inte bedömningarna i rekommendationen om förvaringstider och dess bilagor, utan Riksarkivet beaktar bedömningarna vid bevarandeanalysen av informationsmaterial och handlingar.  

Syftet är att effektivera och förenhetliga bevarandeanalysen av informationsmaterial

Gallringsbeslutet utfärdas som en föreskrift som gäller alla arkivbildare som nämns i 1 § 1 mom. 1-6 punkten i arkivlagen (831/1994). Riksarkivets befogenhet att utfärda föreskrifter grundar sig på 8 § 3 mom. i arkivlagen. I arkivlagen avses med handlingar som ska förvaras varaktigt handlingar och informationsmaterial, som enligt lag eller med stöd av lag ska arkiveras efter att förvaringstiden löpt ut. Målet är att beslutet ska meddelas i december 2022.

Utgångspunkten för beredningen av gallringsbeslutet är att beslutet som meddelas på ett så heltäckande sätt som möjligt ska föreskriva om arkivering av informationsmaterial som bildas inom skötseln av verksamhetsprocesserna och uppdragen inom personalförvaltning och upphandling för alla aktörer. Huvudsyftet är att minska onödig administrativ byråkrati. Aktörerna kan tillämpa Riksarkivets gallringsbeslut direkt och de behöver inte lämna in separata gallringsförslag till Riksarkivet. Det andra målet är att uppdatera bevarandeanalysen och arkiveringen av informationsmaterial och handlingar inom personalförvaltning och upphandling så att de uppfyller metoderna och kriterierna i den gällande bevarande- och gallringspolicyn, som anpassats till en digital omvärld och för digital arkivering. I tidigare föreskrifter och beslut som meddelats har Riksarkivet tillämpat de principer för bevarande och gallring av analogt material som gällt vid olika tidpunkter. I samband med processen för bevarandeanalys och gallring har inte alltid tydligt angetts motiveringarna till resultaten av bevarandeanalysen. 

Riksarkivet lämnar in ett utkast till gallringsbeslut som baserar sig på rekommendationen om förvaringstider för yttrande i Utlåtande-tjänsten under senare halvåret 2022. Yttrandeförfarandet främjar öppenhet och möjligheten för aktörer inom den offentliga förvaltningen att påverka beslutsfattandet. Vid yttrandeförfarandet kan aktörer inom den offentliga förvaltningen lämna in tillägg och korrigeringar till utkastet till gallringsbeslut. Efter yttrandeförfarandet kommer Riksarkivet inte att fråga om kompletterande information om uppgifter, informationsmaterial och handlingar av aktörerna.  

Gallringsbeslutet gäller de verksamhetsprocesser och uppgifter som anges i rekommendationen om förvaringstider samt de informationsmaterial och handlingar som bildas som ett resultat av hanteringen. Riksarkivet bestämmer separat om varaktig förvaring av de informationsmaterial och handlingar inom personalförvaltning och upphandling som inte nämns i informationshanteringsnämndens rekommendation om förvaringstider. I gallringsbeslutet fastställs principerna för beslutets retroaktiva tillämpning i förhållande till tidigare utfärdade allmänna och organisationsspecifika gallringsbeslut. 

Tills vidare bedömer Riksarkivet separat efter publiceringen av en rekommendation om förvaringstider för varje operativ process, om ett beslut om varaktig förvaring kan meddelas för informationsmaterial och handlingar som ingår i respektive publikation.  

Riksarkivet och informationshanteringsnämnden fastställer tillsammans den offentliga förvaltningens gemensamma verksamhetsprocesser och uppgiftshelheter, inom vilka det skapas informationsmaterial och handlingar som Riksarkivet utifrån rekommendationerna om förvaringstider ska meddela beslut om arkivering för. Riksarkivet beslutar i sista hand om användningen av befogenheten att meddela föreskrifter.  

Riksarkivet informerar i fortsättningen om gallringsbeslut som fattats på basis av rekommendationer om förvaringstider på sin webbplats. Förfrågningar om tilläggsinformation kan skickas per e-post till Riksarkivets rådgivnings- och styrningstjänst under adressen [email protected]. 

Allmän rekommendation om förvaringstider för informationsmaterial och om åtgärder efter förvaringstidens slut