Tuloksellinen virastouudistus ei onnistu poteroivalla lainsäädännöllä
Kansallisarkisto antoi 31.1.2024 lausunnon opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonalan virastojen uudistamista koskevaan lakiesitykseen
Kansallisarkisto antoi 31.1.2024 lausunnon opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonalan virastojen uudistamista koskevaan lakiesitykseen, jonka mukaan Saavutettavuuskirjasto Celia ja Varastokirjasto yhdistyisivät Kansallisarkistoon 1.1.2026 alkaen.
Kansallisarkisto hyväksyy ehdotettujen muutosten peruslinjat, mutta korostaa toiminnallisen yhdistymisen merkitystä viraston rakentamisessa.
Tehokas ja kehittyvä virasto tarvitsee liikkumavaraa yhdistymistyöhön
Sivistyshallinnon uudistamisen tarkoituksena on tehdä virastojen työstä tuloksellisempaa ja tehokkaampaa. Tämä tavoite ei toteudu, mikäli nykyiset organisaatiot ja jopa niiden henkilöstö pysyvät tosiasiallisesti erillisinä.
Tästä syystä Kansallisarkiston, Varastokirjaston ja Saavutettavuuskirjasto Celian yhteisessä organisaatiorakennetyössä on yhteistyössä suunniteltu toimintolähtöistä organisaatiota, jossa kaikki viraston palvelut tuotetaan paras yhteinen osaaminen hyödyntäen. Näin varmistetaan myös näkö- ja lukemisesteisten palvelut parhaalla mahdollisella tavalla. Verkkosivut ja tehokas asiakasviestintä auttavat asiakkaista löytämään tarvitsemansa palvelut myös jatkossa.
Virastouudistuksen rinnalla kulkee valtionhallinnon tuottavuusohjelma, joka tarkoittaa valtionhallinnan toimintamenoihin yhteensä 393 miljoonan euron vuotuista säästötarvetta vuodesta 2027 alkaen. Toimintamenojen leikkaukset edellyttävät toimintatapojen uudistamista ja digitalisaation täysimittaista hyödyntämistä.
Kansallisarkisto uskoo, että myös laadukkaiden saavutettavuus- ja varastokirjastopalveluiden saatavuus supistuvien määrärahojen olosuhteissa varmistetaan parhaiten hyödyntämällä kaikki lisäedut. Synergioita löytyy esimerkiksi digitaalisen palveluiden tuottamisesta ja saavutettavuuden edistämisestä, sidosryhmäyhteistyöstä ja tieteellisen tutkimuksen edistämisestä sekä hallinnosta, viestinnästä sekä logistiikka- ja tilaratkaisuista.
Toiminnan pitkäjänteinen kehittäminen edellyttää, että lainsäädäntö antaa mahdollisuuksia ja liikkumavaraa. Se ei saa lukita organisaation sisäisiä rakenteita, sisäistä päätösvaltaa eikä rahoituksen kohdentamista. Celian ja Varastokirjaston palveluiden kehittäminen voidaan turvata laajemmalla osaamispohjalla.
Nimen säilyttäminen tuo luottamusta kansakunnan muistin säilymiseen
Lakiehdotuksessa viraston nimeksi esitetty Kansallisarkisto on paras ja välttämätön nimivalinta.
Kansallisarkisto on vakiintunut kansallinen instituutio, jonka merkitys ulottuu syvälle yhteiskunnan perusrakenteisiin. Se toimii kansakunnan yhteisenä muistina, merkittävänä tutkimusinfrastruktuurina ja keskeisenä osana julkisen hallinnon tiedonhallintaa.
Kansallisarkisto-niminen virasto on osa länsimaisen sivistysvaltion rakennetta. Nimen jatkuvuus vahvistaa yhteiskunnan ja kansalaisten luottamusta siihen, että arkistoidut aineistot, oikeudellinen jatkuvuus ja tutkimuksen edellytykset turvataan myös tulevaisuudessa.
Organisaatiomuutos on vain ensimmäinen askel yhteisessä kehittämistyössä
Kansallisarkisto muistuttaa, ettei integraatiotyö valmistu nykyisen ehdotuksen myötä.
“Kansallisarkiston asiakkaita ovat Suomen julkinen hallinto, koko kansainvälinen tutkijayhteisö ja kaikki suomalaiset.”, kertoo Kansallisarkiston pääjohtaja Päivi Happonen.
”Kansallisarkiston uudet digitaaliset palvelut tuovat aineistot jokaisen saataville. Yhteistyössä Celian kanssa tämä voi koskea myös lukemisesteisiä. Arkistotehtävässä on kyse myös kansallisen identiteetin säilymisestä epävakaina aikoina ja valtavan tietoaineiston hyödyntämisestä koko yhteiskunnan hyväksi.”
Toimivan viraston pitkäjänteinen kehittämistyö vaatii jatkossakin liikkumavaraa ja päätösvaltaa sen toimintoihin ja rakenteisiin.
Celian ja Varastokirjastojen brändit säilyvät tunnistettavina jatkossakin. Kansallisarkisto-nimi ei vaikuta asiakkaiden palveluihin. Siten Kansallisarkisto on täysin perusteltu nimiratkaisu koko organisaatiolle myös vuodesta 2026 eteenpäin.