Tutkijoiden tarpeita ei ole unohdettu digitaalisessa toimittamisessa – Kansallisarkisto voi yhteistyössä digitoida laajojakin kokonaisuuksia

Tekstintunnistus ja laajat digitaaliset kokonaisuudet avaavat uusia mahdollisuuksia myös historiantutkimukselle.

Kansallisarkisto on siirtynyt toimittamaan aineistot ensisijaisesti digitaalisesti Hämeenlinnan toimipaikassa. Toimintamallin laajentamista Turun ja Vaasan toimipaikkoihin suunnitellaan parhaillaan. Uusi palvelu on synnyttänyt tärkeää keskustelua historiantutkimuksen tarpeista. 

Useat historiantutkijat ovat esittäneet huolensa siitä, että digitaalinen toimittaminen ei mahdollista useiden arkistoyksiköiden tilaamista ja että malli on liian hidas tutkimustyön tekemiseen. On totta, että tutkijoiden aineistojen käyttötarpeet usein eroavat muista asiakasryhmistämme aineistojen laajuuden vuoksi. Pyrimme vastaamaan näihin tarpeisiin muun muassa tutkimusta edistävän yhteistyön kautta.  

Kansallisarkisto voi digitoida laajoja aineistokokonaisuuksia tutkimuksen tarpeiden mukaan, toteuttaa aineistokartoituksia Kansallisarkiston kokoelmista, tuottaa aineistoja koneluettavaan muotoon ja yhdistää digitaalisia aineistoja pitkiksi aikasarjoiksi. Yhteistyön ehdoista sovitaan tapauskohtaisesti. Digitointi on lähtökohtaisesti maksullista. Jos aineiston sisällöntunnistus ei vaadi mallien jatkokoulutusta, voidaan tunnistus tehdä maksuttomasti. 

Yhteistyötä yliopistojen kanssa

Olemme tehneet yhteistyötä useiden suomalaisten yliopistojen kanssa. Esimerkiksi Turun yliopiston Decolonizing History-Writing: Transcultural Production, Mobilization and Transformations of Knowledge in Finnish-Namibian Relations 1870-1990 -hanketta varten olemme digitoineet ja sisältötunnistaneet lähetyssaarnaaja Matti Rautasen kirjeitä sekä päiväkirjoja.  

Tampereen yliopiston hanketta Metsäyhteiskunta: Metsävarojen käyttö, kontrolli ja ekologia Suomessa 1700–1850 varten olemme tehneet aineistojen sisältötunnistusta ja opetusaineistoja. Jyväskylän yliopiston hanke Naisten työ ja palkat Suomessa, 1600–1920 puolestaan hyödyntää Kansallisarkistossa säilytettäviä pitkiä palkkasarjoja, joiden avulla pystytään selvittämään naisten palkkatason vaihteluita, sukupuolten välistä palkkaeroa sekä elintason alueellisia eroja maan sisällä. Hanketta varten olemme digitoineet aineistoja ja tuottaneet niitä helpommin käytettävään muotoon.  

Testausvaiheesta kohti digitaalisen toimittamisen konseptia 

Hämeenlinnan tutkijasali oli kokonaan kiinni asiakkailta digitaalisen toimittamisen pilottijakson aikana 22.10.2024–30.6.2025. 

Vain täysin digitaalisessa ympäristössä oli mahdollista luotettavasti arvioida, mikä osa asioinnista onnistuu digitaalisesti. Samanlaista täyssulkua ei tulla soveltamaan digitaaliseen toimittamiseen siirtyvissä toimipaikoissa.   

Nyt kun digitaalisen toimittamisen konsepti on vakiinnutettu Hämeenlinnassa, siihen kuuluu itsepalveluasiointi yhtenä viikkona kuussa sekä kerran kuussa järjestettävä kaikille avoin tutkijasalipäivä.  

Historiantutkimuksen piiristä on kantautunut huoli siitä, että digitaalinen toimittaminen johtaa yksittäisten arkistoyksiköiden digitoimiseen satunnaisessa järjestyksessä.  

Digitointivalinnat tehdään Kansallisarkiston sisäisessä ohjausryhmässä, joka laatii digitoinnin pitkän aikavälin suunnitelman. Digitoinnin laatua seurataan jatkuvasti omana prosessinaan, jossa on määritetty laadun toteutuminen, seuranta ja mittarit digitoinnin kokonaisprosessin eri vaiheissa. Digitoimme erityisesti aineistoja, joiden kysyntä on suurta. Esimerkiksi Hämeenlinnassa asiakkaiden kiinnostus maatalouslaskenta-aineistoihin johti aineistokokonaisuuden järjestelmälliseen digitointiin. 

Muutoksen taustalla tutkijasalikäyntien väheneminen 

Kansallisarkiston toiminta perustuu asiakkaiden tarpeisiin, joita seuraamme ja joihin reagoimme aktiivisesti. Valtaosa asiakkaistamme asioi jo nyt digitaalisesti.  

Tutkijasalikäynnit ovat vähentyneet yli 80 prosenttia 2000-luvulla, ja yli 97 prosenttia Kansallisarkiston asiakkaista käyttää ainoastaan verkkopalveluita.  

Keskustelussa on ajoittain nostettu esiin säästötavoitteet. On kuitenkin tärkeää todeta, että digitaalinen toimittaminen ei tuota välittömiä säästöjä ja konseptia on alettu rakentaa ensisijaisesti asiakaskäyttäytymiseen perustuen. Asiakkaalta digitaalinen toimittaminen säästää sekä aikaa että varoja, koska hänen ei tarvitse matkustaa paikan päälle tutkimaan aineistoja.  

Syventyvää yhteistyötä tutkimuskentän kanssa  

Syyskuussa Kansallisarkisto ja Suomen Historiallinen Seura kävivät läpi huolenaiheita ja etsivät niihin ratkaisuja. Sitouduimme viestimään tulevista muutoksista varhaisessa vaiheessa ja SHS sitoutui viestimään tutkimuksen tarpeista.  

Toivomme tutkijoilta tiedonkulkua digitointitoiveista osoitteeseen [email protected]. Jos saamme varhaisessa vaiheessa tietoa tutkimusprojekteista ja aineistotarpeista, voimme viedä niitä suunnitelmallisen digitoinnin piiriin.  

Uskomme siihen, että teknologiset ratkaisut tarjoavat tutkimukselle uusia mahdollisuuksia. Tavoitteenamme on tunnistaa kaikki sisällöt tulevien vuosien aikana siten, että kaikki digitoitu aineisto on jatkossa sisältötunnistettua ja kaikki digitaalinen data on sisältöhaettavissa. 

Palvelukehitys ja digitaalisuus etenevät Kansallisarkistossa rinnakkain. Yhdessä digitaaliset ja perinteiset menetelmät täydentävät toisiaan ja tekevät arkistoaineistojen käytöstä saavutettavampaa.  

Päivi Happonen, pääjohtaja 

Vili Herdell, johtaja, käytön palvelut ja innovaatiot 

Tomi Ahoranta, ylitarkastaja, käytön palvelut ja innovaatiot 

​​

Lisätietoja

Vili Herdell 

Käytön palvelut ja innovaatiot -osaamisalueen johtaja
​​​​​​​[email protected]

​​​​​​​​​​​​​ 

Tomi Ahoranta

Ylitarkastaja, käytön palvelut ja innovaatiot ​​​​​​​
​​​​​​​[email protected]