Arkistointi
Mitä on arkistointi?
Arkistoitavan eli osaksi kulttuuriperintöä määritellyn tiedon säilyttämistä ja säilyvyyden turvaamista määräämättömän pitkän ajan osana kulttuuriperintöä sekä arkistoidun tiedon saatavuudesta, käytettävyydestä ja suojaamisesta huolehtimista.
Mikä on arkisto?
Arkisto on arkistoitavien asiakirjojen ja tietojen kokonaisuus. Arkistoksi voidaan kutsua myös arkisto-organisaatiota tai fyysistä tai digitaalista arkistotilaa.
Arkistoitua tietoa säilytetään osana kulttuuriperintöä eikä tiedon säilyttämiselle voida asettaa mitään aikarajoja. Arkistointi edellyttää:
- kulttuuriperintö- ja tutkimusarvoltaan merkityksellisen aineiston tunnistamista
- kykyä tietoaineiston tekniseen säilyttämiseen
- tietoaineiston käytön mahdollistamista
Kaikkia julkishallinnon tuottamia tietoaineistoja ei ole mahdollista, tarpeellista ja perusteltua arkistoida. Arkistoiminen edellyttää asiakirjoilta ja tietoaineistoilta arkistollista arvoa, joka muodostuu muun muassa tutkimuksen tarpeiden ja yhteiskunnallisen merkityksen kautta. Kansallisarkisto on pysyvän säilyttämisen ja arkistotoimen asiantuntijaviranomainen. Asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistollisen arvon määrittely on Kansallisarkiston tehtävä ja perustuu Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikkaan (pdf).
Arkistointi on osa tiedonhallintaa
Tiedonhallinnalla tarkoitetaan tietoprosessien järjestämistä siten, että tietojen saatavuus, löydettävyys ja hyödynnettävyys varmistetaan tiedon koko elinkaaren ajan. Suunnitelmallinen tiedonhallinta on avain myös arkistoinnin onnistumiseen.
Viranomaisten ja muiden julkista tehtävää hoitavien on huolehdittava siitä, että arkistollista arvoa omaavat asiakirjat ja tietoaineistot ovat arkistoitavissa. Velvoitteet koskevat niin alkuaan digitaalista, digitoitua kuin analogista aineistoa.
Arkistoinnissa asiakirja liitetään osaksi organisaation arkistoitua tietovarantoa (arkistoa). Asiakirjat tai tietoaineistot arkistoidaan vasta sitten, kun niiden alkuperäiset tai niihin rinnastettavat käyttötarpeet ovat päättyneet. Näillä käyttötarpeilla tarkoitetaan esimerkiksi tiedon käyttöä viranomaisen tehtävien hoitoon sekä kansalaisen oikeusturvan, etujen ja velvollisuuksien sekä sopimusten oikeusvaikutusten todentamiseen. Myös vahingonkorvaus- ja rikosoikeudelliset vanhentumisajat vaikuttavat säilytysaikojen pituuteen.
Viranomaisen tiedonhallinnassa korostuvat alkuperäisen käyttötarpeen vaatimukset, omien tehtävien hoidon tukeminen sekä esimerkiksi tietosuojan ja tietoturvan asianmukainen toteuttaminen. Näiden vaatimusten täyttäminen edellyttää suunnitelmallisuutta, joka luo pohjan myös arkistoinnille.
Arkistoitavat asiakirjat ja tietoaineistot pitää pystyä erottamaan muista asiakirjoista ja tietoaineistoista sekä säilyttämään muuttumattomina ja käyttörajoitustensa mukaisesti käytettävinä.
Tiedonhallintaa ohjaa Julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta ja arkistointia Kansallisarkisto. Tiedonhallinnassa tulee huomioida arkistoinnin vaatimukset.
Kuva: Arkistoinnin suhde säilyttämiseen. Säilytysajan päätyttyä asiakirjat tuhotaan tai arkistoidaan.
Arkistoinnin ja säilyttämisen käsitteet lainsäädännössä
- Tiedonhallintalaki
- Laissa säädetään tiedonhallinnan järjestämisestä ja arkistolaissa arkistotoimen järjestämisestä. Laeissa on osittaista päällekkäisyyttä tiedon aktiiviajan hallinnan osalta.
- Käsitteiden päällekkäisyys jatkunee siihen saakka, kunnes nykyinen arkistolaki on uudistettu.
- Arkistolaki
- Laissa säädetään arkistointiin ja arkistoitujen aineistojen säilyvyyden turvaamiseen liittyvistä velvoitteista.
- Arkistolaissa käsitteellä pysyvä säilyttäminen tarkoitetaan tiedonhallintalain mukaista arkistointia. Arkistolain arkistointi-käsite viittaa asiakirjan liittämiseen osaksi viranomaisen tietoaineistoa tai -varantoa riippumatta sen säilytysajasta, joka voi olla määräaikainen tai pysyvä.
- Käsitteiden ero on tarpeen muistaa etenkin vanhempaa arkistoalan kirjallisuutta tai ohjeistusta luettaessa.
- EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa pysyvällä säilyttämisellä tarkoitetaan henkilötietojen säilyttämistä pysyvästi alkuperäiseen tai siihen rinnastettavaan käyttötarkoitukseen. Tällaisesta tarpeesta tulisi säätää lailla, eikä sellaista tietoa periaatteessa koskaan arkistoida. Käytännössä pitkäaikaisen säilyttämisen keinot lähestyvät arkistoinnin keinovalikoimaa.
- Myös säilyttäminen tapahtuu tietosuojalain näkökulmasta alkuperäiseen tai siihen rinnastettavaan käyttötarkoitukseen.
- Arkikielessä säilyttäminen kuvaa myös niitä toimenpiteitä, joilla säilytettävien ja arkistoitavien tietojen saatavuus varmistetaan.
Arkistoi digitaalisessa muodossa
Alkujaan digitaalisessa muodossa olevat asiakirjatiedot arkistoidaan yksinomaan digitaalisessa muodossa. Niitä ei tulosteta analogiseen muotoon arkistointia varten. Sähköinen arkistointi ei edellytä erillisen luvan tai päätöksen hakemista Kansallisarkistosta kuten aiemmin oli käytäntönä.
Myös vielä muodostuvat analogiset asiakirjat pyritään digitoimaan ja arkistoimaan digitaalisessa muodossa. Poikkeuksena ovat vain harvat aineistot, joiden analogisella muodolla voidaan katsoa olevan kulttuurihistoriallista arvoa.
Sähköistä arkistointia tukee Kansallisarkiston määräys arkistoitavien asiakirjojen muodosta (22.12.2021, KA/16906/07.01.01.00/2021). Tavoitteena on edistää julkisen hallinnon digitaalisuutta sekä arkistoitujen tietoaineistojen käytettävyyttä. Tutustu myös tietoaineistojen digitointia koskeviin Kansallisarkiston ohjeisiin ja määrityksiin Digitointi-sivulla.
Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palvelu
Kansallisarkisto tarjoaa valtionhallinnon ja muun julkishallinnon organisaatioille digitaalisen, arkistoitavaksi määrätyn aineiston säilyttämisen ja arkistoinnin palvelua. Palveluun ja sen sisältöön voi tutustua tarkemmin Sähköisen arkistoinnin palvelun verkkosivulla.
Voit hyödyntää Sähköisen arkistoinnin palvelun julkaisemia ohjeita oman organisaatiosi arkistoinnin suunnittelussa. Huomaathan kuitenkin, että palvelun ohjeet on suunnattu erityisesti arkistosiirtoa Kansallisarkistoon lähiaikoina suunnitteleville tai jo tekeville toimijoille.
