Mitä arvonmääritys ja seulonta ovat?
Arvonmäärityksessä arvioidaan julkishallinnon toimijoiden tehtäviä, toimintakontekstia, muodostuvia tietoaineistoja ja asiakirjoja sekä niiden käyttötarpeita.
Arvioinnin tavoitteena on määritellä arkistoitavat sekä määräajan säilytettävien tietoaineistojen säilytysajat.
Nykyisin arvonmääritys kohdistuu pääosin tietojärjestelmissä muodostuviin ja käsiteltäviin, eli alkujaan digitaalisiin (syntysähköisiin) tietoaineistoihin ja asiakirjoihin. Käytännössä tieto voi sijaita esimerkiksi asianhallintajärjestelmissä tai muussa tietojärjestelmissä.
Seulonta on arvonmäärityksen toimenpanoa ja soveltamista. Se voi olla ennakoivaa tai taannehtivaa. Ennakkoseulonnalla tarkoitetaan tietoaineistojen säilytysajan tai arkistoinnin ja arkistointimuodon määrittelyä. Taannehtivalla seulonnalla tarkoitetaan tietoaineistojen säilytysajan tai arkistoinnin ja arkistointimuodon määrittelyä jälkikäteen, kun tietoaineistoja on jo kertynyt toimijalle.
Seulonta kattaa seuraavat toimenpiteet:
- arkistoitavien ja määräajan säilytettävien tietoaineistojen ja asiakirjojen säilytysmuodosta päättäminen
- asiakirjan analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arvioiminen
- arkistoitavien ja määräajan säilytettävien tietoaineistojen ja asiakirjojen erottaminen toisistaan
- tietoaineistojen ja asiakirjojen tuhoaminen tai arkistoiminen säilytysajan päättymisen jälkeen
Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikassa on yksityiskohtaisesti kuvattu arvonmäärityksen ja seulonnan tavoitteet, menetelmät ja kriteerit sekä esitetty perusteluja henkilötietojen arkistoinnille.
Analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon määrittelyä käsitellään tarkemmin arvonmääritys- ja seulontapolitiikan erillisliitteessä (pdf) ja Analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arviointi -verkko-oppaassa.
