Bevarandeformen för handlingar som har digitaliserats eller som ska digitaliseras och som ska förvaras varaktigt inom den offentliga förvaltningen samt varaktig förvaring av uppgifter som gäller bedömningen av den analoga bevarandeformens kulturhistoriska värde

Beslutet gäller handlingar som skapats före 1.1.2022 och syftet är att möjliggöra arkivering av handlingar som ska förvaras varaktigt i så stor utsträckning som möjligt i digital form.

Riksarkivet har 8.12.2023 meddelat ett allmänt beslut (KA/15927/28.02.01/2023) som innehåller bestämmelser om bevarandeformen för handlingar som har digitaliserats eller som ska digitaliseras och som ska förvaras varaktigt inom den offentliga förvaltningen samt om bedömningen av den analoga bevarandeformens kulturhistoriska värde och varaktig förvaring av bedömningsuppgifterna som gäller det kulturhistoriska värdet. Beslutet gäller alla arkivbildare som avses i 1 § 1 mom. 1–6 punkterna i arkivlagen (831/1994) och deras analoga handlingar och handlingar som digitaliserats retroaktivt.

Beslutet gäller handlingar som skapats före 1.1.2022 och syftet är att möjliggöra arkivering av handlingar som ska förvaras varaktigt i så stor utsträckning som möjligt i digital form. Digitaliserade handlingar arkiveras i fortsättningen uteslutande i digital form, med undantag för handlingar som har kulturhistoriskt värde i analog form. I verksamhetsmodellen för bevarandeanalys och gallring överförs i och med beslutet ansvaret för bedömningen av de analoga handlingarnas kulturhistoriska värde från Riksarkivet till andra aktörer 1.1.2024.

Efter 1.1.2024 behöver aktörerna inom den offentliga förvaltningen inte längre lämna in gallringsförslag om bevarandeformen till Riksarkivet. Aktörerna inom den offentliga förvaltningen avgör själva bevarandeformen, vilket gör digitaliseringsprojekten smidigare. Riksarkivet fattar beslut om bevarandeformen endast i undantagsfall, vilket beskrivs i promemorian till beslutet och i övriga anvisningar som publiceras på Riksarkivets webbplats.  

Beslutet, promemorian och bilagorna har publicerats på Riksarkivets webbplats.

Frågor om verkställigheten av beslutet kan skickas per e-post till [email protected].