Kansallisarkiston määräys taloushallinnon, hallintoasioiden ja tiedonhallinnan arkistoitavista tietoaineistoista tulossa syksyllä 2024
Pohjana tiedonhallintalautakunnan säilytysaikasuositus.
Kansallisarkisto antaa oma-aloitteisesti määräyksen taloushallinnon, hallintoasioiden ja tiedonhallinnan tietoaineistojen ja asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä eli arkistoinnista. Määräys julkaistaan syksyllä 2024.
Suosituksen liitteinä on suuntaa antavia säilytysaikoja henkilöstöhallinnon, hankintatoimen, taloushallinnon, hallintoasioiden ja tiedonhallinnan tietoaineistoille ja asiakirjoille.
Arvomäärityksen ja seulonnan vakiintuneessa toimintamallissa Kansallisarkisto määrää pysyvästi säilytettävät asiakirjat toimijoiden seulontaesitysten perusteella. Tiedonhallintalautakunnan suositustyössä on ollut mukana laaja joukko tiedonhallinnan ja arkistoinnin asiantuntijoita, joten sitä voidaan käyttää pohja-aineistona Kansallisarkiston määräykselle.
Kansallisarkisto on toiminut samoin myös vuonna 2022, jolloin Kansallisarkisto antoi tiedonhallintalautakunnan henkilöstöhallinnon ja hankintatoimen suositusten pohjalta päätöksen Julkishallinnon henkilöstöhallinnon ja hankintatoimen asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvä säilytys 21.12.2022 (KA/19119/07.01.01.03.01/2022).
Tiedonhallintalautakunta on päivittänyt myös suosituksen henkilöstöhallinnon ja hankintatoimen liitteitä 1–2. Niiden osalta Kansallisarkisto ei tässä vaiheessa tule tekemään erillistä päätöstä.
Tavoitteena on tehostaa ja yhdenmukaistaa tietoaineistojen arvonmääritystä
Määräys annetaan seulontapäätöksessä kaikille arkistolain (831/1994) § 1 momentin 1 kohtien 1–6 arkistonmuodostajille. Kansallisarkiston määräyksenantovaltuus perustuu arkistolain § 8 momenttiin 3. Arkistolaissa pysyvästi säilytettävillä asiakirjoilla tarkoitetaan lailla tai lain nojalla arkistoitavia asiakirjoja ja tietoaineistoja, jotka niiden säilytysajan päättymisen jälkeen arkistoidaan. Tavoitteena on julkaista päätös syksyllä 2024.
Lähtökohta seulontapäätöksen valmistelulle on, että annettavassa päätöksessä määrätään mahdollisimman kattavasti kaikkien toimijoiden taloushallinnon, hallintoasioiden ja tiedonhallinnan tehtävien ja toimintaprosessien ja niiden hoitamisen tuloksena muodostuvien tietoaineistojen arkistoinnista.
Tärkeimpänä tavoitteena on vähentää turhaa hallinnollista byrokratiaa.
Toimijat voivat sellaisenaan soveltaa Kansallisarkiston antamaa seulontapäätöstä, eikä niiden tarvitse tehdä erikseen seulontaesityksiä Kansallisarkistolle.
Toisena tavoitteena on päivittää taloushallinnon, hallintoasioiden ja tiedonhallinnan tietoaineistojen ja asiakirjojen arvonmääritys ja arkistointi vastaamaan voimassa olevan arvonmääritys- ja seulontapolitiikan menetelmiä ja kriteereitä, jotka soveltuvat digitaaliseen toimintaympäristöön ja sähköiseen arkistointiin.
Aiemmin annetuissa määräyksissä ja päätöksissä on sovellettu kulloinkin voimassa olleita analogisen aineiston arvonmäärityksen ja seulonnan periaatteita, ja arvonmääritysprosessin yhteydessä ei ole aina julkilausuttu selkeästi perusteita tehdyille arvonmääritysratkaisuille.
Kansallisarkisto asettaa tiedonhallintalautakunnan säilytysaikasuosituksen liitteiden 3–5 perusteella annettavan seulontapäätöksen luonnoksen lausuttavaksi Lausuntopalvelussa keväällä 2024.
Lausuntomenettelyllä edistetään läpinäkyvyyttä ja julkishallinnon toimijoiden vaikutusmahdollisuuksia. Lausuntomenettelyssä julkishallinnon toimijat voivat esittää täydennyksiä ja korjauksia seulontapäätösluonnokseen. Kansallisarkisto ei tule lausuntomenettelyn jälkeen tiedustelemaan toimijoilta tehtäviä, tietoaineistoja ja asiakirjoja koskevia täydentäviä tietoja.
Seulontapäätös kohdistuu säilytysaikasuosituksessa määriteltyihin liitteiden 3–5 toimintaprosesseihin ja tehtäviin sekä niiden hoitamisen tuloksena muodostuviin tietoaineistoihin ja asiakirjoihin.
Kansallisarkisto määrää erikseen niiden taloushallinnon, hallintoasioiden ja tiedonhallinnan tehtävien tietoaineistojen ja asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä, joita ei ole mainittu tiedonhallintalautakunnan säilytysaikasuosituksessa. Seulontapäätökseen määritellään sen takautuvan soveltamisen periaatteet suhteessa aiemmin annettuihin yleisiin ja organisaatiokohtaisiin seulontapäätöksiin.
Kansallisarkisto ja Tiedonhallintalautakunta määrittelevät yhteistyössä julkisen hallinnon yhteiset toimintaprosessit ja tehtäväkokonaisuudet, joiden arkistoitavista tietoaineistoista ja asiakirjoista Kansallisarkisto määrää säilytysaikasuosituksien perusteella. Kansallisarkisto päättää viime kädessä määräyksenantovaltuuden käytöstä.
Lisätietokyselyt voi lähettää sähköpostitse Kansallisarkiston neuvonta- ja ohjauspalvelulle osoitteeseen [email protected].