Riksarkivets föreskrift om varaktig förvaring (arkivering) av informationsmaterial som bildas inom ekonomiförvaltning, förvaltningsärenden och informationshantering kommer att offentliggöras hösten 2024
öreskriften grundar sig på informationshanteringsnämndens rekommendation.
Riksarkivet utfärdar på eget initiativ en föreskrift om varaktig förvaring, dvs. arkivering, av de informationsmaterial och handlingar som bildas inom ekonomiförvaltning, förvaltningsärenden och informationshantering.
I rekommendationens bilagor anges riktgivande förvaringstider för informationsmaterial och handlingar som gäller personalförvaltning, upphandlingar, ekonomiförvaltning, förvaltningsärenden och informationshantering.
I den etablerade verksamhetsmodellen för bevarandeanalys och gallring fastställer Riksarkivet vilka handlingar som ska förvaras varaktigt på basis av aktörernas gallringsförslag. En stor grupp experter inom informationshantering och arkivering har deltagit i informationshanteringsnämndens rekommendationsarbete, så rekommendationen kan användas som underlag för Riksarkivets beslut.
Så gjorde Riksarkivet också 2022, då Riksarkivet 21.12.2022 (KA/19119/07.01.01.03.01/2022) på basis av rekommendationen om personalförvaltning och upphandlingar fattade beslut om Varaktig förvaring av handlingar och informationsmaterial som bildas inom den offentliga förvaltningens
personalförvaltning och upphandlingsverksamhet.
Informationshanteringsnämnden har också uppdaterat bilagorna 1–2 till rekommendationen om personalförvaltning och upphandlingar. Riksarkivet fattar inte ett separat beslut om dessa i det här skedet.
Syftet är att effektivera och förenhetliga bevarandeanalysen av informationsmaterial
Gallringsbeslutet utfärdas som en föreskrift som gäller alla arkivbildare som nämns i 1 § 1 mom. 1-6 punkten i arkivlagen (831/1994). Riksarkivets befogenhet att utfärda föreskrifter grundar sig på 8 § 3 mom. i arkivlagen. I arkivlagen avses med handlingar som ska förvaras varaktigt handlingar och informationsmaterial, som enligt lag eller med stöd av lag ska arkiveras efter att förvaringstiden löpt ut. Målet är att beslutet ska meddelas på hösten 2024.
Utgångspunkten för beredningen av gallringsbeslutet är att beslutet som meddelas på ett så heltäckande sätt som möjligt ska föreskriva om arkivering av informationsmaterial som bildas inom skötseln av verksamhetsprocesserna och uppdragen inom ekonomiförvaltning, förvaltningsärenden och informationshantering för alla aktörer.
Huvudsyftet är att minska onödig administrativ byråkrati. Aktörerna kan tillämpa Riksarkivets gallringsbeslut direkt och de behöver inte lämna in separata gallringsförslag till Riksarkivet. Målet är också att uppdatera bevarandeanalysen och arkiveringen av informationsmaterial och handlingar inom ekonomiförvaltning, förvaltningsärenden och informationshantering så att de uppfyller metoderna och kriterierna i den gällande bevarande- och gallringspolicyn, som anpassats till en digital omvärld och för digital arkivering.
I tidigare föreskrifter och beslut som meddelats har Riksarkivet tillämpat de principer för bevarande och gallring av analogt material som gällt vid olika tidpunkter. I samband med processen för bevarandeanalys och gallring har inte alltid tydligt angetts motiveringarna till resultaten av bevarandeanalysen.
Riksarkivet lämnar in ett utkast till gallringsbeslut som baserar sig på bilagorna 3-5 till rekommendationen om förvaringstider för yttrande i Utlåtande-tjänsten under våren 2024. Yttrandeförfarandet främjar öppenhet och möjligheten för aktörer inom den offentliga förvaltningen att påverka beslutsfattandet.
Vid yttrandeförfarandet kan aktörer inom den offentliga förvaltningen lämna in tillägg och korrigeringar till utkastet till gallringsbeslut. Efter yttrandeförfarandet kommer Riksarkivet inte att be om kompletterande information om uppgifter, informationsmaterial och handlingar av aktörerna.
Gallringsbeslutet gäller de verksamhetsprocesser och uppgifter som anges i bilagorna 3-5 till rekommendationen om förvaringstider samt de informationsmaterial och handlingar som bildas som ett resultat av hanteringen.
Riksarkivet bestämmer separat om varaktig förvaring av de informationsmaterial och handlingar inom ekonomiförvaltning, förvaltningsärenden och informationshantering som inte nämns i informationshanteringsnämndens rekommendation om förvaringstider. I gallringsbeslutet fastställs principerna för beslutets retroaktiva tillämpning i förhållande till tidigare utfärdade allmänna och organisationsspecifika gallringsbeslut.
Riksarkivet och informationshanteringsnämnden fastställer tillsammans den offentliga förvaltningens gemensamma verksamhetsprocesser och uppgiftshelheter, inom vilka det skapas informationsmaterial och handlingar som Riksarkivet utifrån rekommendationerna om förvaringstider ska meddela beslut om arkivering för. Riksarkivet beslutar i sista hand om användningen av befogenheten att meddela föreskrifter.
Förfrågningar om tilläggsinformation kan skickas per e-post till Riksarkivets rådgivnings- och styrningstjänst under adressen [email protected]