Vastauksia digitaalisen toimittamisen huoliin 

Vastauksia yleisiin huolenaiheisiin digitaalisesta toimittamisesta

Digitaalinen toimittaminen on herättänyt kysymyksiä asiakkaissamme. Olemme kuulleet asiaa ympäröiviä huolia ja haluamme vastata niihin avoimesti ja konkreettisesti. Alla käymme läpi yleisimmät esille nousseet aiheet. 

Tutkijasaliin pääsy on vaikeutunut 

Muutos on todellinen, mutta sen mittakaava on hyvä suhteuttaa. 

Esimerkiksi Turussa digitaalinen toimittaminen alkoi 16.3. Ennen sitä maksimiasiointipäivien määrä oli kahdeksan kuukaudessa. Nyt itsepalveluluvan haltijalle se on kuusi päivää eli kahden päivän vähennys kuukaudessa. Ilman itsepalvelulupaa pelkkiä vapaita tutkijasalipäiviä käyttäville päiviä on yksi kuukaudessa.

Olemme myös päivittämässä ohjeistustamme siten, että jatkossa  asiakaskoneille (ja muihin omatoimisesti käytettäviin paikkasidonnaisiin resursseihin) pääsee myös itsepalveluviikon aikana, vaikka ei olisi itsepalveluasiakkaita. Ohjeistus tähän päivittyy pian sivuillemme.

Muutos heijastaa resurssien uudelleenkohdistumista: ennen digitaalista toimittamista Turussa kävi keskimäärin kymmenen tutkijaa päivässä. Digitaalinen toimittaminen mahdollistaa saman henkilöstön työn suuntaamisen laajemmalle käyttäjäkunnalle. 

Olemme aikaisemmin tiedottaneet suunnitelmista tietyistä toimipaikoista luopumiseksi. Suunnitelma koskee Oulun ja Joensuun toimipaikkoja sekä Mikkelin Pirttiniemenkadun ja Helsingin Siltavuorenrannan toimipisteitä. 

Kansallisarkiston toimipaikoista toimintaan jäävät tämän suunnitelman mukaan Helsinki, Turku, Vaasa, Mikkelin keskusarkisto, Saamelaisarkisto Inarissa sekä Kuopion toimipaikka. Alla havainnekuva toimipaikoista kartalla. 

Etsimme aktiivisesti ratkaisuja, joiden avulla analogisia aineistoja voidaan jatkossakin käyttää myös paikkakunnilla, joissa toimipaikkaa ei enää ole. Mahdollisista yhteistöistä esimerkiksi yliopistokirjastojen kanssa on jo aloitettu keskustelut. 

Digitaalista aineistoa ei voi lehteillä läpi samaa tahtia kuin paperia, varsinkin jos sen saa vain yksi arkistoyksikkö kerrallaan 

Digitaalinen aineisto on toki käytettävyydeltään erilainen kuin paperinen. Paljon riippuu siitä, onko käytettävissä indeksointia ja sisällöntunnistusta. 

 Tutkijasalissa pystyy kuitenkin selaamaan vain sen, minkä ehtii toimipisteessä käydessään ja itse paperia kuvaamalla. Digitaalisessa ympäristössä sama yksikkö odottaa työhuoneella ja kotona, ja sisältöhaut tekevät massojen läpikäynnistä mahdollista tavalla, johon paperi ei pysty. 

On myös syytä muistaa, että 80 prosenttia asiakkaistamme asioi meillä ainoastaan verkossa. Tämä kasvava enemmistö käyttää yksinomaan digitaalista aineistoa. Heille tutkijasaliasiointi ei enää palvele tutkimustarpeita. 

Digitointi heikentää aineiston säilymistä 

Pitkäaikaissäilytyksen näkökulmasta digitaalinen kopio on varmin tapa turvata alkuperäisasiakirjan ja sen todistusvoimaisuuden säilyminen.  

Pysyvästi säilytettävät paperiasiakirjat säilytetään edelleen fyysisesti. Uniikki aineisto, jota ei ole digitoitu, on haavoittuvainen tulipalolle, vesivahingolle ja ajan kulumiselle. 

Asianmukainen digitaalinen säilyttäminen mahdollistaa useat varmuuskopiot asiakirjasta hajautettuna maantieteellisesti.  

Itsepalveluasiointi vaatii lupaprosessin 

Lupamenettely on tietoinen valinta, ei hallinnollinen este. 

Koska laki sallii meille aineiston toimittamisen sähköisesti, tarvitsemme mekanismin, jolla voimme tunnistaa tilanteet, joissa tätä oikeutta ei ole perusteltua käyttää. Tarve rajoittaa analogisen aineiston tilaamista johtuu etupäässä siitä, että haluamme kohdentaa resurssit tehokkaasti digitaaliseen toimittamiseen.  Itsepalvelulupahakemus on tämä mekanismi.  

Lupia on tähän mennessä haettu noin 50, joista noin 45 on hyväksytty. Hylkääminen on siis poikkeus, ei sääntö. 

Liian moni aineisto päätyy näyttörajoituksen taakse 

Tämä on tunnistettu ongelma, ja korjaustoimet ovat jo käynnissä.  

Olemme tulkinneet tietosuojalakia niin, että voimme varmistaa virheettömän henkilötietojen käsittelyn ja jokaisen oikeusturvan toteutumisen. Tämä on toisinaan johtanut tilanteisiin, joissa näyttörajoituksen peruste on jäänyt aineiston käyttäjälle epäselväksi. 

Näitä käytänteitä tarkastellaan nyt uudelleen, jotta käytön esteitä voidaan karsia. Samalla haluamme kuitenkin varmistaa myös, etteivät henkilötiedot tai muut kansalaisten tai yleisen turvallisuuden kannalta oleelliset tiedot ole esimerkiksi tekoälyjättien hyödynnettävissä verkon yli.   

Merkittävin yksittäinen parannus on kuitenkin pian horisontissa: etäkäyttöyhteys tulee mahdollistamaan rajoituksenalaisten aineistojen tutkimisen myös kotoa käsin tietoturvallisesti. Milloin? Tietoturvallinen etäkäyttöyhteys riippuu uuden arkistolain voimaantulon ajoituksesta ja sen määrittämistä ehdoista käyttöympäristölle. 

Voisitte pitää toimipaikat auki ja säästää rahat digitoinneista 

Kansallisarkistolla on tällä hetkellä palvelua yhdeksällä paikkakunnalla. Kansallisarkiston käytössä olevat määrärahat ovat kuitenkin vähentyneet viimeisten vuosien aikana osana valtionhallinnon sopeutustoimia. Nykyisen palveluverkon ylläpitäminen on muuttumassa koko ajan haastavammaksi yhtälöksi. Kyse ei ole vain kiinteistöistä, vaan myös asiantuntijoista, jotka tarvitaan järjestämään palvelut ja turvaamaan ainutkertaisten aineistojen säilyminen.  

Mikäli pitäisimme kiinni nykyisestä toimipaikkaverkosta, joutuisimme mukautumaan julkisen talouden säästöihin mittavilla henkilöstövähennyksillä. Silloinkaan ei välttämättä olisi palvelua maakunnissa, vaikka seiniä olisikin. Samalla joutuisimme luopumaan osaamisesta ja resursseista aineistojen digitaaliseen käyttöön liittyen, eli palvelut huononisivat jokaisella sektorilla.  

Toimipaikkaverkoston supistaminen, digitaalinen toimittaminen sekä henkilöstövähennysten välttäminen on ratkaisumme tilanteeseen. Tällöin huomioimme myös yhteiskunnan yleisen digitalisaatiokehityksen. 

Paperista aineistoa ei ole kertynyt meille julkishallinnolta enää vuoden 2021 jälkeen, vaan kaikki jatkuvasti kertyvä aineisto ajastamme on syntyjään sähköistä.  Siksi digitaalisiin käyttömuotoihin panostaminen ei ole valinta vaan välttämättömyys. Se, miten rakennamme digitaalisen käytettävyyden nyt, määrittää tutkimusmahdollisuuksia vuosikymmeniä eteenpäin. 

Tutkijasaliasioinnit ovat myös laskeneet tasaisesti viimeisen kahdenkymmenen vuoden aikana. Toivommekin, että muutoksilla voimme kohdistaa resurssit käyttäjiemme eniten käytettyihin palveluihin.  

Kaavioon on merkitty pystyviivalla ne kohdat, jolloin aukioloaikohin on kohdistunut supistamista. Haaleat väripalkit näyttävät koronaepidemian ajan (keltainen palkki) sekä digitaalisen toimittamisen ajan (sininen palkki).

Tutkimukseni vaikeutuu ja kallistuu digitaalisessa toimintamallissa 

Se ei ole tarkoituksemme. Tavoitteenamme on parantaa kaikkien asiakasryhmien palveluita. 

Kahtena viime vuonna kerätyn asiakasdatan mukaan yli puolet toimipaikka-asiakkaista tilaa aineistoja niin maltillisesti, että digitaalinen toimittaminen riittää, poistaa tarpeen paikan päällä asiointiin, ja siten lisää asiakastyytyväisyyttä. Heilläkin on toki halutessaan mahdollisuus asioida kuukausittain paikan päällä. 

Intensiivisemmin aineistoja käyttävien tutkijoiden kannattaa hyödyntää avoimia tutkijasalipäiviä, joissa kaikki tutut paikan päällä tarjottavat palvelut ovat saatavilla. Yksi jo suosiotaan kasvattanut toimintametodi on tunnistaa paikan päällä itselle keskeisimmät aineistot ja alkaa ohjata niitä digitaaliseen toimittamiseen. Osittain kiinnostaviksi osoittautuvat aineistot voi puolestaan tutkia tai kuvata paikan päällä.  

Huoli siitä, että digitaalinen toimittaminen muuttuu laajasti maksulliseksi, on ymmärrettävä. Linjamme kuitenkin on, että tutkimuskäyttöön tarkoitettujen aineistojen perustason saavutettavuus säilyy maksuttomana. Mahdolliset maksut koskevat poikkeuksellisen laajoja tai resursseja vaativia tietopyyntöjä, eivät tavanomaista arkistotutkimusta. 

-- 

Digitaalinen toimittaminen on iso muutos, ja muutos herättää aina kysymyksiä.  

Tavoitteemme on kuitenkin tuoda arkistot yhä useamman ulottuville, niillekin, jotka eivät aikaisemmin ole voineet tutkia aineistojamme.  

Lisää vastauksia usein kysyttyihin kysymyksiin löydät digitaalisen toimittamisen sivuilta.