Uudistunut ohjepankki

Suositus koskee julkisen hallinnon arkistoitavien tietoaineistojen arkistometatietoa. Se on tarkoitettu käytettäväksi, kun kehitetään arkistoitavien tietoaineistojen käsittelyyn liittyviä tiedonhallinnan prosesseja ja ratkaisuja.  

Suositus on yleistasoinen ja laajennettava arkistokuvailun viitekehys. Siinä määritellyt perusmetatiedot  

• ovat edellytys tietoaineiston käytettävyydelle arkistollisessa toiminta- ja käyttökontekstissa, ja 
• tukevat arkistoinnin vaatimusten ja tarpeiden huomiointia tiedon elinkaaren aikana. 

Arkistometatiedolla viitataan suosituksessa siihen metatietokokonaisuuteen, jota arkistointi ja tiedon käyttötarkoituksen muutos arkistointitarkoitukseksi edellyttävät. Arkistoitavien tietoaineistojen perusmetatiedot on määritelty osoittamaan tämän metatiedon vähimmäistasoa.  

Perusmetatietojen määritykset perustuvat kansainväliseen arkistokuvailun RiC-CM-käsitemalliin, jonka yhtenä lähtökohtana on ollut asiakirjahallinnon metatietoja määrittelevä ISO 23081-standardi. Aiempien kansainvälisten kuvailustandardien mukaiset kuvailut on huomioitu RiC-CM:n määrityksissä, ja myös arkistoinnin perusmetatiedot ovat sovitettavissa yhteen vuoden 1997 Arkistojen kuvailu- ja luettelointisääntöjen pohjalta tehtyihin kuvailuihin.

Lue lisää arkistokuvailusta.

Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palvelun ohjeet löytyvät Arkistoinnin osaaja-verkkoalustalla.

Yleiset ohjeet

Sivulle on koottu ohjeistus julkishallinnon digitaalisten ja digitoitujen tietoaineistoiden siirtoprosessista kansalliseen arkistotietovarantoon. Sivuilta löydät myös Sähköisen arkistoinnin palvelun käyttämät asiakirjapohjat.

Digitaalisten tietoaineistojen siirtäminen Kansallisarkistoon

Siirron hallinnolliset asiakirjat

Ohjeet käsittelevät keskeisiä asiakirjoja, joita Kansallisarkistoon tehtävä tietoaineistosiirto edellyttää.

Siirron hallinnolliset asiakirjat

Siirto-ohjeet

Ohjeen tarkoituksena on opastaa siirrettävien tietoaineistojen kuvailutyössä ja siirtokelpoisten siirtopakettien muodostamisesta. Kuvailutyö on tärkeää aineiston myöhemmän käytettävyyden kannalta

Tietoaineistosiirron kuvailutyö ja oheisdokumentaatio

Siirtopaketin muodostamisen ohjeet

Ohjeissa on listattu siirtopaketin muodostamiseen liittyvät tekniset edellytykset ja siirtorakenteet, joissa tietoaineistot tulee siirtää kansalliseen arkistotietovarantoon

Siirtopakettien muodostamisen ohjeet​​​​​​​

Siirtoväylät

Ohjeissa neuvotaan siirtokäyttöliittymän ja siirtorajapinnan käytöstä tietoaineistojen siirtämiseksi kansalliseen arkistotietovarantoon. 

Siirtoväylät

Tietoaineistojen käyttö

Kun digitaalinen tietoaineisto on onnistuneesti siirretty Kansallisarkistoon Sähköisen arkistoinnin palvelun kautta, se on haettavissa ASTIA-verkkopalvelusta. 

Tutustu Kansallisarkiston hankintalinjauksiin: mitä ja millaisia yksityisiä arkistoaineistoja Kansallisarkisto ottaa vastaan ja miten toimitaan, jos yksityisellä luovuttajalla on julkisen tehtävän hoitamisesta syntynyttä arkistoaineistoa.

Kansallisarkiston Yksityisarkistojen palvelun sivuilla on kuvattu toimenpidepolku aineiston luovuttamiseen liittyen. 

Ohjeissa on kuvaus toimenpiteistä aineiston valmistelemiseksi Kansallisarkiston kriteerien mukaisesti luovutuskuntoon. Luovuttaja sitoutuu valmistelemaan aineistot luovutuskuntoon ohjeiden mukaisesti.

Yksityisten arkistoaineistojen seulontaohje (KA/30222/07.01.01.04.05/2022)

• Ohje Pdf-tiedostona 

Digitaalisten yksityisten arkistoaineistojen järjestäminen, luettelointi ja kuvailu

• Ohjeiden tarkoituksena on opastaa digitaalisen yhdistysarkiston luovuttajaa aineistorakenteen laatimisessa sekä luetteloinnissa ja kuvailussa. Lisäksi ohjetta voi soveltuvin osin hyödyntää esimerkiksi projektiarkiston järjestämisessä, luetteloinnissa ja kuvailussa. 
• Digitaalisten aineistojen kuvailutaulukko excel-tiedostona
  • Arkistoa tai sarjaa kokonaisuudessaan koskevat kuvailutiedot kerrotaan vapaamuotoisesti ja toimitetaan erikseen.
• Ohje Pdf-tiedostona yhdistyksen digitaalisen arkiston järjestämiseen, luettelointiin ja kuvailuun (KA/16814/00.01.02/2019)
• Ohje Pdf-tiedostona yksityishenkilön digitaalisen arkiston järjestämiseen, luettelointiin ja kuvailuun

Analogisten yksityisten arkistoaineistojen järjestäminen, luettelointi ja kuvailu

• Ohjeet koskevat yhteisöarkistojen analogisessa muodossa luovutettavien aineistojen käsittelyä.
• Ohjeita voidaan soveltaa myös silloin, kun analogisessa muodossa olevaa alineistoa valmistellaan digitointia varten
• Analogisten aineistojen kuvailutaulukko excel-tiedostona
• Yhteisöarkistojen käsittelyohje paperimuodossa luovutettavalle aineistolle​​​​
• Henkilö- ja sukuarkistojen käsittelyohje paperimuodossa luovutettavalle aineistolle 
• Karttojen ja piirustusten käsittelyohje
• Valokuvien käsittelyohje​​​​​​​

Ohjeet koskevat luovutettavan aineiston luovuttamiseen liittyviä fyysisiä ja teknisiä edellytyksiä. Aineiston vastaanottokelpoisuus arvioidaan osana luovutuksen valmistelua.

Tiedostojen pakkaus ja lähettäminen

• Yksityisarkistojen vastaanottopalvelun kanssa luovutettavaksi sovittu digitaalinen aineisto lähetetään Kansallisarkistoon sähköisen arkistoinnin käyttöliittymässä. Ohjeessa kuvataan, miten tiedostot tulee pakata ja lähettää.  
• Ohje pdf-tiedostona

Analogiset siirrot - ohje

Kansallisarkiston ylläpitämää AHAA-arkistohakemistojärjestelmää koskevat ohjeet

• AHAA-luettelointisäännöt 2023 (KA/8764/30.00.00/2023) (pdf-tiedostona)
• Henkilötietojen käsittelyohje kuvailijoille AHAA:ssa 2022 (KA/3455/07.01.02.01.00/2022) (pdf-tiedostona)
• Toimijan kuvailu AHAA-järjestelmässä 2018 (pdf-tiedostona)
• Toimijoiden hyväksyminen AHAA:ssa: Koulutustilaisuus Metatietopalvelun asiakkaille 2023 (pdf-tiedostona)
• Ohje salasanan muuttamiseen AHAA-metatietojärjestelmässä 2023 (pdf-tiedostona)

Ohje sisältää pysyvästi säilytettäväksi määrättyjen asiakirjojen digitointia koskevat Kansallisarkiston vaatimukset. Vaatimusten mukainen digitointiprosessi ja digitointitulos mahdollistavat analogisten asiakirjojen hävittämisen digitoinnin jälkeen, mikäli asiakirjojen analogista säilytysmuotoa ei ole arvioitu kulttuurihistoriallisesti arvokkaaksi. 

Ohjetta sovelletaan, kun toimijalle jo muodostuneita arkistollisia kokonaisuuksia digitoidaan takautuvasti. Vaatimukset eivät koske digitointia, joka toteutetaan asiakirjan laatimisen tai asiankäsittelyn yhteydessä tai kun organisaatiolle saapuvia analogisia asiakirjoja muutetaan digitaaliseen muotoon. Tällä hetkellä muodostuvien analogisten arkistoitavien asiakirjojen sähköiseen muotoon muuttamisessa sovelletaan ohjetta Arkistoitavien asiakirjojen muuttaminen sähköiseen muotoon 2025 (KA/8675/28.00/2025). 

Ohje pdf-tiedostona

Esimerkkipaketit (zip-tiedostoina)

Ohjetta sovelletaan, kun tällä hetkellä muodostuvia analogisia arkistoitavia asiakirjoja muutetaan sähköiseen muotoon esimerkiksi asiankäsittelyn tai palvelujen tiedonhallinnan yhteydessä.
 
Aiemmin muodostuneiden analogisten arkistollisten kokonaisuuksien takautuvaan digitointiin sovelletaan edelleen Kansallisarkiston ohjetta ”Arkistoitavien asiakirjojen digitointia koskevat vaatimukset ja ohjeet” (KA/20919/30.01.00/2024).
 
Takautuvan digitoinnin ja muodostuvien asiakirjojen sähköiseen muotoon muuttamisen väliset erot liittyvät toimintatapaan, todistusvoimaisuuden ja tietosisällön eheyden varmistamiseen sekä tietoaineistojen muodostamiseen.

Arkistolaitoksen vuonna 1997 julkaisema Arkistojen kuvailu- ja luettelointisäännöt -standardin tarkoituksena on arkistoaineistojen käytettävyyden parantaminen hakemistojen tietosisältöjä kehittämällä sekä hakemistojen tietosisällön ja tietojen esittämistavan yhdenmukaistaminen. Kuvailustandardi on yhdenmukainen arkistojen kansainvälisen yhteistyöelimen ICA:n (International Council on Archives) vuonna 1994 julkaiseman ISAD(G)-standardin kanssa.  

Arkistojen kuvailu- ja luettelointisäännöt on ensisijaisesti tietosisältöstandardi, se määrittelee mitä tietoja arkistonmuodostajasta ja sen aineistoista tulee hakemistossa esittää. Toisekseen Arkistojen kuvailu- ja luettelointisäännöt on tietojen esittämistavan standardi, siinä on annettu luettelointisäännöt, joiden mukaisesti arkistonmuodostajasta ja sen aineistosta kerrottavat tiedot esitetään. 

Kansallisarkisto julkaisi vuonna 2015 luonnoksen kansallisesta arkistokuvailun käsitemallista. Siinä otettiin huomioon ICA:n eli kansainvälisen arkistoneuvoston vuonna 2012 asettaman EGAD-työryhmän työ, jonka tuloksena syksyllä 2016 julkaistiin luonnos arkistokuvailun kansainvälisestä Records in Contexts -käsitemallista (nykyisten sivujen linkki vanhentunut). Käsitemallin (RIC-CM 1.0) ja sen määrämuotoisen ontologiaversion (nykyisten sivujen linkki vanhentunut)(RIC-O) ensimmäiset viralliset versiot julkaistiin marraskuussa 2023. 

Kansallisarkiston tuottamat oppaat ovat tarkoitettu avuksi ja työkaluksi arkistonmuodostussuunnitelman (lyh. AMS) laatimisessa ja ylläpidossa. 

Vuonna 2006 arkistolaitoksen julkaisema Arkistot yhteiskunnan toimiva muisti: Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen oppikirja pyrkii antamaan kokonaiskuvan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen luonteesta ja tehtävistä. Teoreettisena lähtökohtana oppikirjassa on asiakirjallisen tiedon erityisluonne "toiminnallisena tietona", ja tähän perustuva asiakirjallisen tiedon todistusvoimaisuus. Lisäksi teoksessa pyritään osoittamaan, mitä käytännön vaatimuksia tästä seuraa tiedon käsittelylle, säilyttämiselle (arkistoinnille) ja käyttöön asettamiselle. Käytäntöä koskevilta osiltaan teos keskittyy erityisesti viranomaisten asiakirjahallintoon ja arkistotoimeen. Teos on tarkoitettu käytettäväksi sekä keskiasteen koulutuksessa että yliopistojen perus- ja aineopinnoissa. 

Asiakirjassa on määritelty arvonmäärityksen ja seulonnan keskeiset käsitteet. 

Päätöksessä määrätään arkistolain (831/1994) 1 §:n 1 momentin kohtien 1-6 arkistonmuodostajien ennen 1.1.2022 muodostuneiden pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilytysmuodosta ja analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnista.

Lomake on tarkoitettu työvälineeksi analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallisen arvon ja säilytysmuodon arviointia ja dokumentointia varten. Kulttuurihistoriallisen arvon kriteerit ja ohje niiden soveltamiseen on Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikan (KA/12247/07.01.01.03.00/2019) erillisliitteessä Kansallisarkiston arvottamisen kategoriat ja kriteerit analogisten asiakirjojen säilytysmuodon arviointiin sekä arviointia dokumentoivat tiedot ja arvioinnin soveltamisohje (KA/1042/28.02.00/2024).

 

Seulontaesityslomake, jolla toimija esittää kirjallisessa muodossa arkistollisen arvon määrittelytehtävänsä tulokset perusteluineen. Käytännössä toimija esittää seulontaesityksessä, mitkä sen tietoaineistot tulisi arkistoida ja mitkä säilyttää määräajan. 

Koronapandemian alussa vuonna 2020 Kansallisarkistossa todettiin, että maailmanlaajuisessa pandemiassa oli kyse Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikan arvonmäärityksen ja seulonnan kriteerin (toimintaympäristö 5.2) täyttävästä poikkeuksellisesta tapahtumasta. Pandemian vaikutukset yhteiskuntaan olivat niin suuret, että sen aikana kertyneet tietoaineistot ja asiakirjatiedot tulisi ottaa kattavasti talteen, jotta tulevaisuudessa olisi kokonaiskuva kriisin kohtaamisesta ja sen seurauksista. 

Pandemia-ajan tietojen arkistoinnin laajentamisen arviointitehtävä aloitettiin vuoden 2021 loppupuolella toteutulla verkkokyselyllä, jossa tiedusteltiin julkishallinnon toimijoilta, oliko näillä tarvetta laajentaa pandemia-ajalta ja pandemiaa koskevien tietojen arkistointia. Kyselyn perusteella Kansallisarkisto arvioi, ettei ollut syytä antaa kaikkia valtionhallinnon viranomaisia ja laitoksia sekä kuntia ja kuntayhtymiä koskevaa yleispäätöstä. Kansallisarkisto ohjeisti, että arkistoinnin laajentamiseen päätyneet toimijat tekisivät seulontaesityksen Kansallisarkistolle. Kansallisarkisto antoi yhteensä 31 koronapandemia-ajan tietojen arkistointia laajentavaa seulontapäätöstä aikavälillä 13.5.2022-13.8.2024. 

Vuonna 2021 laaditussa muistiossa arvioidaan potilasasiakirjojen pysyvään säilytykseen liittyvää arvonmääritystä annettujen seulontapäätösten avulla. Muistiossa esitellään periaatteet ja näkemykset, jotka ovat ohjanneet arvonmääritystä. 

Politiikka-asiakirjan tarkoitus on kuvata ne arvonmäärityksen ja seulonnan tavoitteet, menetelmät sekä kriteerit, joiden mukaisesti viranomaisten ja julkista tehtävää hoitavien yksityisten toimijoiden arkistoitavat tietoaineistot määräytyvät. Sen tavoite on myös varmistaa arvonmäärityksen ja seulonnan jatkuvuus ja johdonmukaisuus. Asiakirja ei koske määräajan säilytettävien asiakirjatietojen säilytysaikojen määrittelyä.