Arkivbildningsplan och informationsstyrningsplan

Myndigheterna ska enligt lag upprätthålla en arkivbildningsplan. I den fastställer arkivbildaren förvaringstiderna och förvaringssätten för handlingar som uppstår till följd av skötseln av uppgifterna. 

Arkivbildningsplanen styr organisationens arkivbildning, som består av arkivering, registrering och gallring. Utifrån den har det för den elektroniska dokumenthanteringen och informationsstyrningen utvecklats en informationsstyrningsplan.

Hantering av dokumentinformation

Med arkivbildning avses en metodisk funktionshelhet som resulterar i ett arkiv. Till arkivbildningens kärnfunktioner hör registrering, arkivering, gallring och bevarandeanalys. 

Det har utvecklats olika system för hantering av dokumentinformation, bl.a. arkivbildningsplan/informationsstyrningsplan, diarium, specialregister, olika ärendehanteringssystem, arkivförteckningar och -beskrivningar. Vid sidan av registrering och katalogisering hanteras dokumentinformation med ändamålsenliga förvarings- eller arkiveringssystem samt genom gallring.

Arkivbildningsplan (ABP)

Arkivbildningsplanen (ABP, på finska AMS) är det viktigaste verktyget för informationshantering. Arkivbildningsplanen började tillämpas inom Finlands förvaltning enligt kraven i arkivlagen 1981. Arkivlagen (831/1994) förutsätter att myndigheterna har en arkivbildningsplan. I lagen föreskrivs att arkivbildaren ska bestämma förvaringstiderna och förvaringssätten för handlingar som inkommer och uppstår till följd av skötseln av uppgifterna och ha en arkivbildningsplan över dem. Arkivbildningsplanens minimidatainnehåll är således mycket begränsat och täcker endast handlingarna samt deras förvaringstider och förvaringssätt. Det är emellertid nyttigt att i planen anteckna även andra uppgifter om förvaring, behandling och användning av handlingar och uppgifter. 

Arkivbildningsplanen betjänar i första hand organisationen själv och förverkligandet av offentlighetsprincipen inom förvaltningen. Ur organisationens synvinkel är arkivbildningsplanens grundläggande uppgift att styra organisationens arkivbildning, som består av systematisk arkivering, registrering och gallring av informationsmaterial i dokumentform. Med hjälp av den är det också möjligt att effektivera organisationens informationstjänst.

Arkivbildningsplanen grundar sig på organisationens uppgifter och verksamhet. Som stomme fungerar uppgiftsklassificeringen. Planen visar vilka handlingsserier och annat dokumentmaterial som bildas i samband med verksamheten och hur materialet registreras, förvaras och arkiveras. 

Arkivbildningsplanen är också en gallringsplan, dvs. plan för förvaringstider. Den visar vilka handlingar som ska arkiveras och vilka som ska förstöras efter vissa tidsfrister. Uppgiften om förvaringstid har ofta angetts i planerna så att man antecknar hur länge handlingsgruppen i fråga förvaras på arbetsplatsen och hur länge materialet förvaras totalt. 

I kommunerna har man för arkivbildningsplan också använt begreppen arkiveringsplan, dokumenthanteringsplan och informationshanteringsplan.

Informationsstyrningsplan (TOS)

Informationsstyrningsplanen anknyter till elektronisk dokumenthantering och informationsstyrning. Med hjälp av informationsstyrning kan man i den elektroniska verksamhetsmiljön trygga tillgången till, användbarheten, integriteten, autenticiteten, förvaringen och förstöringen av dokumentinformation. 

Numera har informationsstyrningsplanen ersatt arkivbildningsplanen som ett verktyg som styr myndigheternas arkivbildning. Informationsstyrningsplanens datainnehåll har utvecklats från arkivbildningsplanens datainnehåll, men är mycket mer detaljerat. För informationsstyrningsplan användes tidigare namnet elektronisk arkivbildningsplan, som utvecklades i samband med utvecklandet och utarbetandet av arkivverkets Sähke-bestämmelser. 

En informationsstyrningsplan innehåller klassificering, beskrivningar av behandlingsprocesser, tillhörande åtgärder och dokumenttyper samt standardvärden för deras metadata. Informationsstyrningsplanen fungerar som grund för informationssystemet.