Organisationers arkivöverlåtelser

För organisationers arkivöverlåtelsers del används en verksamhetsmodell där en viss aktör inom samfundet systematiskt och planmässigt överlåter material till Riksarkivet.

Detta tillvägagångssätt kallas för proaktiva verksamhetsmodell och används i huvudsak när det är fråga om organisationer som har verksamhet på riksnivå och vars struktur är centralorganisation – regional eller distriktsorganisation – lokal organisation eller motsvarande. 

Målet är att man ska komma överens om principerna för anskaffning och mottagning av hela organisationens analoga och/eller digitala material riksomfattande och på förhand. 

Vid Riksarkivet utreds den tidsmässiga, geografiska och organisationsstrukturella omfattningen med material som eventuellt redan är i förvaring. Riksarkivet tar endast emot arkiv som bidrar till att säkerställa innehållsmässigt, tidsmässigt, geografiskt och kvantitativt omfattande forskning. I praktiken innebär detta att samtliga arkiv på lägre organisationsnivå (till exempel lokala organisationer och avdelningar) inte nödvändigtvis tas emot.  

I verksamhetsmodellen förbinder sig organisationen till arkiveringssamarbete med Riksarkivet och främjar arbetssättet inom sin egen organisation. Riksarkivet stöder verksamheten bland annat i form av anvisningar. Mottagning av arkivmaterial förutsätter att den överlåtande instansen behandlar, beskriver och inventerar materialet på en tillräcklig nivå enligt Riksarkivets anvisningar.