Digitalisering

Med digitalisering avses omvandling till digital form av informationsinnehållet i handlingar som ska förvaras eller arkiveras i analog form. Digitalisering är en process, det vill säga en uppsättning åtgärder som utförs manuellt, med utrustning och i en informationssystemmiljö. Skanning är till exempel ett av stegen i digitaliseringsprocessen.

Syftet med digitalisering är att producera autentiska och beviskraftiga digitala uttryck av information i analog form. Den analoga handlingens informationsinnehåll ska alltid överföras till den nya formen intakt, det vill säga i sin helhet och felfritt. Det ska också vara möjligt att övervaka att informationen bevaras i fullständig form i alla skeden av dess livscykel.

När det gäller handlingar och arkiv ska kraven och anvisningarna för digitalisering av dem beaktas. Riksarkivets anvisningar gäller digitalisering av handlingar som ska arkiveras (som enligt arkivlagen ska förvaras varaktigt). Vi rekommenderar att handlingar som ska arkiveras alltid digitaliseras i enlighet med Riksarkivets anvisningar för digitalisering. På så sätt säkerställs den höga kvaliteten på digitaliseringen samt att materialet inte behöver digitaliseras på nytt före överföringen till Riksarkivet.

Innan digitaliseringen påbörjas bör det alltid säkerställas att handlingarna har ett gallringsbeslut från Riksarkivet som föreskriver att de ska arkiveras. På så sätt kan digitaliseringskraven för de handlingar som ska arkiveras beaktas vid planeringen och genomförandet av digitaliseringen. I avsaknad av ett gallringsbeslut om vilka handlingar som ska arkiveras, ta del av webbplatsen för Bevarande- och gallringstjänsten och bered dig på att lämna en gallringsframställan till Riksarkivet.

Kom ihåg bedömningen av den analoga förvaringsformens kulturhistoriska värde

En digital handling som producerats av en analog handling genom digitalisering enligt Riksarkivets kravspecifikationer och som har samma innehåll som den analoga handlingen är inte en kopia av den ursprungliga handlingen, utan ett av handlingens uttryck. Efter digitaliseringen kan den analoga handlingen vanligtvis ersättas av ett digitalt uttryck och den analoga formen av handlingen kan förstöras. En analog handling som har bedömts vara av kulturhistoriskt värde är dock i sig oersättlig och väsentlig. Den måste därför förvaras och arkiveras också i sin ursprungliga form efter digitaliseringen.

Tidigare gav Riksarkivet gallringsbeslut även gällande analoga handlingar kulturhistoriska värde och förvaringsformen. Denna praxis frångicks i och med det allmänna beslutet om förvaringsformen (KA/15927/28.02.01/2023). De aktörer som omfattas av arkivlagen (831/1994) bedömer därmed själva det kulturhistoriska värdet hos analoga handlingar i deras besittning. Bedömningen baserar sig på kriterier som fastställts av Riksarkivet. Riksarkivet ger stöd och vägledning för bedömningen.

Mer information: Webbguiden Bedömning av det kulturhistoriska värdet av analog förvaring i databanken Arkiveringsexperten (utkommer på svenska i augusti 2025).
Mer information: Avsnittet Bestäm formen för de informationsmaterial som ska arkiveras i handledningen Åtgärdsväg för arkivering (publiceras på svenska i augusti 2025).

Digitaliseringsprocessen

Innan man börjar digitalisera och skanna ska man se till att handlingarna har katalogiserats och beskrivits. De digitala uttryck som skapas vid digitaliseringen ska kunna kopplas till katalogiserings- och beskrivningsuppgifter. Även behandlingskedjan för det analoga uttrycket och uppgifterna om beredningen av digitaliseringen bör alltid dokumenteras.

Innan en handling skannas eller avbildas ska det material som ska digitaliseras identifieras, förberedas och överföras för digitalisering. Efter skanningen sköts både hanteringen av digitaliserat analogt material och kvaliteten, lagringen, bevarandet och ibruktagandet av de filer och uppgifter som producerats vid digitaliseringen.

Styransvar för digitalisering

Ansvaret för styrning av digitaliseringen och omvandlingen till digital form är delat mellan Riksarkivet och Informationsförvaltningsnämnden

Med stöd av lagen om informationshantering (lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen 906/2019, 5 kap. 19.1 §) styr informationshanteringsnämnden övergången till elektroniskt format på handlingar. Denna bestämmelse tillämpas från och med 1.1.2022.

Riksarkivet styr digitaliseringen av handlingar som arkiveras, kraven på arkivering av handlingar som digitaliseras samt förstöringen av analoga handlingar med stöd av arkivlagen (831/1994, 4 kap. 11 och 14 a §) och 13/2003, 5 a § samt kommunikationslagen (lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet 13/2003, 5 kap. 21 §).

Om Riksarkivets digitaliseringspecifikationer kan du läsa mer här.