Krav och anvisningar för digitalisering av handlingar som ska arkiveras 

Riksarkivets krav och anvisningar för digitalisering

Handlingar som är avsedda att arkiveras ska digitaliseras i enlighet med Riksarkivets digitaliseringskrav för att säkerställa deras beviskraft och bevarande. Riksarkivets anvisning Krav och anvisningar för digitalisering av handlingar som ska arkiveras (RA/20919/30.01.00/2024) som publicerades år 2024 tillämpas när arkivaliska helheter som redan finns hos en aktör digitaliseras retroaktivt.

Kraven i den gäller inte digitalisering som genomförs i samband med ärendehantering eller att en handling upprättas, eller när det gäller omvandling till digital form av analoga handlingar som anlänt till en organisation. Riktlinjen följer avgränsningen i Riksarkivets tidigare digitaliseringsspecifikationer.

Omvandlingen till digitalt format av handlingar som för närvarande skapas i analog form och som ska arkiveras, till exempel i samband med ärendehantering eller informationshantering vid tjänsteproduktion, sker i enlighet med anvisningarna Omvandling av handlingar som ska arkiveras till digitalt format (RA/8675/28.00/2025). Skillnaderna mellan retroaktiv digitalisering och omvandling till digital form av handlingar som inkommer eller upprättas hänger samman med förfarandesättet, säkerställandet av beviskraften och informationsinnehållets integritet samt skapandet av informationsmaterial.

Riksarkivets digitaliseringskrav möjliggör förvaring av digitaliserat informationsmaterial i enbart digital form och förstöring av analogt informationsmaterial i enlighet med Riksarkivets allmänna beslut (KA/15927/28.02.01/2023).

Anvisningen tar inte ställning till hur det uttrycket ska förstöras, utan beskriver de kriterier som måste uppfyllas för att det ska vara möjligt att förstöra den analoga handlingen. Den förpliktande karaktären hos kraven i anvisningen grundar sig på:

I dessa handlingar fastställs kraven för omvandling till digitalt format av handlingar som ska arkiveras.

I Riksarkivets digitaliseringskrav och anvisningar har beaktats

  • de standarder som allmänt används inom arkivsektorn
  • andra riksarkivs kvalitetskrav på digitalisering
  • nationella krav på långtidsförvaringstjänster (PAS-tjänster) för digitalt material.

I fallexemplen om digitalisering hittar du olika exempel på hur du kan gå till väga vid digitalisering av handlingar som tillkommit under olika tider. Läs om exempel på olika digitaliseringssituationer här.

Tillämpning av kraven på olika typer av material

Vilka krav i anvisningen (RA/20919/30.01.00/2024) som tillämpas vid digitaliseringen beror på formatet och materialtypen för det analoga material som ska digitaliseras. Kraven i anvisningen är indelade i tre olika typer av material:

1. Handlingar och band som huvudsakligen är i A4- och foliostorlek 

  • Handlingar i A4- eller foliostorlek är huvudsakligen material i standardformat. I foliostorlek kan arkets storlek variera och är vanligtvis något större än standardstorleken A4.

2.    Specialmaterial 

  • Specialmaterial utgörs av kartor, ritningar, fotografier, negativ, röntgenfilmer, mikrofilmer och mikrokort samt band, vars informationsinnehåll presenteras per uppslag. Specialmaterial har ofta arkiverats som separata helheter/samlingar. I denna anvisning klassificeras enskilda handlingar som huvudsakligen arkiverats bland handlingar i A4- eller foliostorlek inte som specialmaterial.

3.    Audiovisuellt material (AV-material) 

  • I anvisningen delas audiovisuellt material in i ljud- och videoband.

 

Precisering angående Riksarkivets specifikationer för digitaliseringen

MIX-metadatans schema (version 2) enligt internationella specifikationer har ett element som heter iccProfileURI. I beskrivningen av schemat och i Riksarkivets specifikationer för digitaliseringen är namnet i formen enligt version 1: iccProfileURL. Även Riksarkivets valideringsverktyg för digitaliserat material godkänner för närvarande formen iccProfileURL.

I digitaliserat material som överförs till Riksarkivet ska man använda formen enligt schemat iccProfileURI. När det gäller valideringsverktyget och specifikationerna strävar vi efter att åtgärda formen så snart som möjligt.