Tjänsten för digital arkivering har utvidgats till att omfatta hela den offentliga förvaltningen

Riksarkivets tjänst för digital arkivering har 2025 utvidgats från statsförvaltningen till att omfatta hela den offentliga förvaltningen. Från och med nu kan även kommunerna, välfärdsområdena, högskolorna och övriga aktörer inom den offentliga förvaltningen överföra sina digitala informationsmaterial som arkiveras till Riksarkivet.

Utvidgningen av tjänsten för digital arkivering stödjer digitaliseringen av den offentliga förvaltningen genom att erbjuda en centraliserad lösning för digital arkivering. Målet är att organisationer inom den offentliga förvaltningen inte behöver göra omfattande investeringar i tekniska lösningar och kompetens inom digital arkivering.

Till exempel vid upphandling av ett informationssystem behöver man inte beakta andelen material som ska arkiveras och förvaras för alltid vid underhåll av materialet och i förvaringssystemets egenskaper. Dessutom erbjuder Riksarkivet tjänster för användning av materialet i enlighet med användningsbegränsningarna för det överförda materialet.

Utvidgningen av tjänsten har en stark koppling till målen för arkivlagen som förnyas. Den ökar också samarbetet mellan kommunerna och staten och betjänar en mer omfattande digital användning av dataunderlag i det centraliserade datalagret.

Tjänsten står till hela den offentliga förvaltningens förfogande år 2025

Tjänsten för digital arkivering kan användas från och med ingången av 2025 för överföringar av digitala informationsmaterial som ska arkiveras av den övriga offentliga förvaltningen, det vill säga kommunerna, välfärdsområdena, högskolorna och självständiga offentligrättsliga inrättningar. Förvaringen av uppgifterna är avgiftsfri för dessa aktörer.

För övriga aktörer som handhar uppgifter inom den offentliga förvaltningen uppdaterar vi verksamhetsmodellen under 2025.

På webbplatsen för tjänsten för digital arkivering finns närmare information om bland annat hur man börjar överföra informationsmaterial till Riksarkivet.

Varför överföra material till Riksarkivet?

Statsförvaltningen är skyldig att använda Riksarkivets tjänst för digital arkivering, men för den övriga offentliga förvaltningen är användningen frivillig. Det finns emellertid många bra anledningar att använda tjänsten.

Arkiveringsskyldigheten är evig

Förvaringssystemen har en livscykel och de ska regelbundet förnyas. Det gäller inte att tänka på arkiveringen endast med några decenniers perspektiv, utan förvaringen och processerna i anslutning ska upprätthållas och administreras fortlöpande. Även om material som ska förvaras tidsbestämt kräver förvaringslösningar som omspänner några årtionden, förvaras materialen vid arkiveringen i intakt, tillgänglig och begriplig form utan tidsgräns.

Filformaten förändras och administrationen av materialet kräver resurser

Förvaring av information i intakt och tillgänglig form kräver kontinuerlig administration och kompetens. Det ställer nya krav på de informationssystem som används. Ju längre perioden är från vilken organisationen samlar in material av olika slag, desto mer varierande är materialet och desto mer åtgärder kräver förvaringen. Riksarkivet åtar sig att sköta om administrationen av materialet, när materialet överförts till Riksarkivet.

Det arkiverade materialet kan överföras till Riksarkivet redan i förvaringsskedet

Genom Riksarkivets tjänster får myndigheten enkelt tillgång till material som är i förvaringsskedet. När materialet överförs redan i förvaringsskedet blir det lättare för myndigheten till exempel att avveckla system som tas ur aktivt bruk. Det blir också lättare att undvika arbetskrävande migreringsprojekt i fortsättningen.

Riksarkivet ansvarar för informationstjänsten som gäller material i arkiveringsskedet

I arkiveringsskedet överförs materialets äganderätt till Riksarkivet, som då även ansvarar för informationstjänsten som gäller materialet i enlighet med användningsbegränsningarna för materialet.

Materialets genomslag och användningsgrad förbättras när alla material samlas i en och samma tjänst

Det arkiverade materialet förvaras som en del av dokumentkulturarvet. Då används det i huvudsak för forskning. I anslutning till utvidgningen utvecklar Riksarkivet sina tjänster som anknyter till användningen av olika material. Målet är att de överförda materialen är tillgängliga så enkelt och på en så bred basis som möjligt.

Utvidgningsprojekt

Riksarkivet inrättade ett projekt för att utvidga tjänsten för digital arkivering till att omfatta hela den offentliga förvaltningen. Målet med projektet är att utveckla tjänsten och dess processer så att de svarar på den utvidgade kundgruppens behov när produktionsanvändningen börjar. Projektet svarar också för kommunikation om tjänsten för nya kunder.

Inom utvidgningsprojektet har den övriga offentliga förvaltningen getts möjlighet att överföra informationsmaterial med hjälp av Suomi.fi-fullmakter. För att öppna tjänsten har en gemensam verksamhetsmodell för materialöverföring skapats för hela den offentliga förvaltningen. År 2025 är det möjligt inom projektet att överföra informationsmaterial via gränssnitt med hjälp av servicekanalen Suomi.fi.

Dessutom har myndigheten möjlighet att använda sitt eget material via gränssnitt förutom användargränssnittet för webbtjänsten Astia . Astia utvecklas även genom att förbättra användningsupplevelsen för ursprungligen digitalt material och genom att underlätta behörighetsadministrationen för myndigheternas material i förvaringsskedet.

Specifikation av målen för utvidgningen

Nedan har närmare specificerats målen som ställts upp för projektet.

Färdiga

Överföringen tekniskt möjlig via gränssnitt för den övriga offentliga förvaltningen med hjälp av Suomi.fi -fullmakter.
Pilottestning av tjänsten med den övriga offentliga förvaltningen 2023–2024.
Den gemensamma verksamhetsmodellen för materialöverföringar inom hela den offentliga förvaltningen: tjänsten öppnas enligt tidsplanen år 2025.
Utveckling av ursprungligen digitalt material: Astia stöder öppnande pdf- och xml-filer direkt i webbläsaren.
För tjänsten fastställs en modell av extra avgiftsbelagda stödtjänster som tillhandahålls vid överföringar.

Mål för 2025

Projektet svarar tillsammans med Tjänsten för digital arkivering för överföringarna i produktionsfasen när tjänsten öppnas.
Pilottestning av överföring av material från det nationella centraliserade informationslagret.
Pilottestning av överföring via gränssnittet och ibruktagande av gränssnittet.
Ibruktagande av gränssnittet för distribution av material.
Att möjliggöra behörighetsadministrationen för myndighetens material i förvaringsskedet direkt via Astia.
Projektet blir en del av den normala verksamheten för Tjänsten för digital arkivering.

Tjänsten testas innan den tas i produktionsdrift

Innan tjänsten för digital arkivering öppnades för hela den offentliga förvaltningen år 2025, testades tjänsten på förhand i samarbete med separat utvalda pilotöverförare.

Syftet med pilotöverföringen är att skapa en uppfattning av kommunernas och den övriga offentliga förvaltningens beredskap och kapacitet att överföra material till tjänsten för digital arkivering. Samtidigt insamlas respons om hur Riksarkivets instruktioner och processer lämpar sig för den utvidgade kundkretsens behov.

Till pilotöverförare utsågs tio organisationer: åtta kommuner, en högskola och Riksdagen. Pilotorganisationerna valdes ut på så sätt att de till storlek och utgångspunkter representerar så olika typer av organisationer, källsystem och material som möjligt.

Pilotorganisationer

Riksdagen
Kangasniemi kommun
Mellersta Finlands välfärdsområde
Lahtis stad
Laihela kommun
Lapplands yrkeshögskola
Sastmola kommun
Nurmes stad
Sibbo kommun
Toivakka kommun
Vasa stad
Ylöjärvi stad

I pilotprojekten överfördes material via överföringsgränssnittet. Under 2025 pilottestar vi överföringsgränssnittet och möjliggör överföring av material även via det.

Inom kommunernas pilotprojekt har för det mesta överförts organens protokoll samt inom ett pilotprojekt även material för byggnadstillsyn. Högskolan överförde läroplaner, och Riksdagen material om riksdagsarbetet. Alla överföringsstrukturer som Riksarkivet tagit emot (Sähke2, Övrigt digitalt informationsmaterial, Digitaliserat informationsmaterial, Strukturerat informationsmaterial) utnyttjas inom pilotprojekt.

Inom pilotprojekten har vi fått mycket nyttig information bland annat om den övriga offentliga förvaltningens överföringskapacitet och hur tjänsteprocessen fungerar. Inom nästan alla pilotprojekt identifierades som utmaningar
bl.a. differentiering av förvaringsskedet och arkiveringsskedet samt fastställande av förvaringstider och användningsbegränsningar för det material som ska överföras.

Vid vissa överföringar upptäcktes även utmaningar med informationssystem att skapa användbara överföringspaket. Även iakttagande av digitaliseringsanvisningar vid digitalisering av material har ibland varit bristfälligt. Utgående från observationerna har vi börjat utveckla våra anvisningar samt målet är att öka samarbete med leverantörer av informationssystem.

Förutom de ovannämnda pilotorganisationerna har även Utbildningsstyrelsen deltagit i projektet. Med Utbildningsstyrelsen pilottestas överföring av informationsmaterial som överförs direkt från de centraliserade informationslagren, Koski och Varda, till Riksarkivet.

Arbetsgruppen för nationella datalager och arkivering som är underställd Undervisnings- och kulturministeriet undersökte användningen av nationella dataresurser för överföring av digitalt material från kommuner

till Riksarkivets centraliserade tjänst för digital arkivering för arkivering. Arbetsgruppens åtgärdsplan inkluderar pilotöverföringar från det centraliserade informationslagret. Pilotprojektet genomförs inom ramen för utvidgningsprojektet för Tjänsten för digital arkivering. Inom pilotprojektet utreds bästa praxis och tekniska kapaciteter för direkt överföring av material från informationslagren.

Läs mer

Mer information om utvidgningen: