Arkivering i kommunerna
De kommunala aktörerna har skyldigheter i fråga om både förvaringen och arkiveringen av informationen. Dessa är delvis sammanlänkade. Med hjälp av informationshanteringen skapas grunden för både arkiveringen, arkivvården och informationstjänsten för arkivmaterial.
Informationens livscykel kan granskas i två delar med stöd av lagen om informationshantering, EU:s dataskyddsförordning och arkivlagen.
- Informationen behövs för dess ursprungliga eller därmed jämförbara användningsändamål.
- När det ursprungliga eller därmed jämförbara användningsändamålet har upphört antingen förstörs informationen eller arkiveras.
En del av den information som tillkommer vid skötseln av kommunens eller samkommunens uppgifter och produktionen av tjänster är information som ska arkiveras. Arkivering innebär att denna information aldrig förstörs, utan bevaras på obestämd tid som en del av kulturarvet.
Förutsättningarna för arkivering skapas redan när informationen skapas eller tas emot. Å andra sidan behövs det olika åtgärder för informationshantering och arkivfunktion under informationens livscykel för att säkerställa arkiveringen.
Aktören ska veta:
- vilken information den innehar
- hur länge den ska förvaras
- vilken information som ska arkiveras
- hur tryggas bevarandet av den information som ska arkiveras
Informationssäkerhetsåtgärder och olika beskrivningar av information bidrar till att bevara och använda informationen på ett säkert och tillförlitligt sätt i alla skeden av dess livscykel.
Bild: Livscykeln gällande förvaring och arkivering.
Begrepp i arkivlagen och lagen om informationshantering
I lagen om informationshantering föreskrivs om informationshanteringen och i arkivlagen om arkivfunktionen. Lagarna överlappar delvis varandra, särskilt när det gäller skyldigheten att hantera informationen under den aktiva tiden. Inom informationshanteringen ska även kraven på arkivering beaktas. Informationshanteringen styrs av Informationshanteringsnämnden.
I fråga om de skyldigheter som hänför sig till arkiveringen och säkerställandet av bevarandet av arkiverade material ska kommunen iaktta arkivlagen.
Kommunstyrelsen/samkommunens styrelse svarar för anordnandet av den kommunala aktörens arkivfunktion. Den förordnar en tjänsteman som leder kommunens arkivfunktion och arkivbildning samt sköter de handlingar som varaktigt förvaras i kommunen. Den ansvariga personen behöver tillräckliga resurser för att planera arkiveringen och för praktiska uppgifter.
Riksarkivets gallringsbeslut fastställer vilka material som kommunaktören ska arkivera.
Frågor om arkivering? Ta kontakt: [email protected]
Riksarkivets tjänst för digital arkivering utvidgas år 2025 så att den blir tillgänglig för hela den offentliga förvaltningen. Det betyder bland annat att även kommuner i fortsättningen kan arkivera sina material hos Riksarkivet. Läs mer om utvidgningsprojektet.